Особова справа державного службовця

Стаття 37 чинного Закону є новітньою у порівнянні із Законом-1993, який не передбачав законодавчого регулювання особової справи державного службовця. В особовій справі відображається інформація прийняття на державну службу, її проходження, звільнення з державної служби, містяться біографічні та інші дані про державного службовця.

Формування особової справи розпочинається з дати призначення особи на посаду державної служби в державному органі, а початок особової справи складають документи, які були подані особою до служби персоналу під час розгляду питання про її призначення на посаду державної служби.

Ведення особових справ регламентується Порядком ведення та зберігання особових справ державних службовців. Особова справа формується з таких документів і в такій послідовності: особова картка державного службовця встановленого зразка; текст Присяги державного службовця, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу); копія паспорта державного службовця; копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті); копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання; копія трудової книжки (у разі наявності); копія військового квитка (у разі наявності); копії документів про надані пільги (у разі наявності); довідка про результати проведення спеціальної пєрєвірки (у разі її проведення) відповідно до Закону «Про запобігання корупції» або копія відповідної довідки; довідка про результати проведення перевірки відповідно до Закону «Про очищення влади» або її завірена в установленому порядку копія; заява про призначення на посаду; копія акта про призначення на посаду; витяг із протоколу засідання конкурсної комісії в разі, якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу; копія акта органу вищого рівня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством); погодження відповідних органів, передбачені законодавством для призначення на посади державних службовців.

Надалі в хронологічному порядку до особової справи за часом надходження додаються: копії актів про зміни анкетних даних, копії документів про підвищення рівня професійної компетентності, біографічна довідка (у разі потреби), матеріали оцінювання результатів службової діяльності, дисциплінарна справа тощо.

Особові справи є документами з обмеженим доступом і мають зберігатися в опечатаних металевих шафах або сейфах. При цьому слід зазначити, особові справи державних службовців, які проходять державну службу, зберігаються окремо від особових справ державних службовців, які припинили державну службу. Служба управління персоналом не має права розголошувати будь -яку інформацію щодо персональних даних державних службовців відповідно до Закону «Про захист персональних даних». Після звільнення державного службовця з державної служби його особова справа залишається у службі управління персоналом і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства.