Особенности нотариального делопроизводства

Язык и правила ведения нотариального делопроиз­водства

Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, яв­ляющемся, в соответствии со ст. 68 Конституции Российской Феде­рации, государственным языком Российской Федерации на всей ее территории.

Оформление всех видов документов (документирование) в но­тариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носи­телях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмо­тренных законодательством Российской Федерации и Правилами нотариального делопроизводства. Нотариус, занимающийся част­ной практикой, вправе приказом возложить ведение делопроизвод­ства или поручить выполнение отдельных видов работ одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудо­вых функций.

Документооборот нотариуса включает в себя:

- организационно-распорядительные документы, не касающи­еся документального оформления нотариального действия, - при­казы и распоряжения;

- входящие документы, поступающие к нотариусу;

- документы, исходящие от нотариуса в связи с оформлением нотариального действия;

- документы, исходящие от нотариуса, не связанные с доку­ментальным оформлением нотариального действия: запросы, от­веты на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма но­тариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; со­проводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы.

Обработка входящих и исходящих документов

Документы могут быть преданы нотариусу почтовым отправ­лением или на личном приеме. Нотариусом при приеме входящих документов определяется правильность доставки документов. Ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов воз­вращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и прило­жений к ним.

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные доку­менты, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия докумен­тов или совершается без заявителя (например, документы, необхо­димые для выдачи свидетельства о праве на наследство, передан­ные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия на­следства, документы для совершения протеста векселя), заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом с подпи­сью и печатью нотариуса. Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа.

Возврат нотариусом указанных документов заявителю произ­водится также под расписку.

Регистрации подлежат все документы, получаемые нотари­усом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Журналы регистрации входящей и исходя­щей корреспонденции ведутся в электронной форме.

Установлен срок предварительного рассмотрения нотариусом зарегистрированного документа - в течение пяти рабочих дней с момента регистрации. Ответ по существу дается заявителю, по об­щему правилу, не позднее 30 дней с момента регистрации. Обра­щение, не относящееся к компетенции нотариуса, не позднее семи дней со дня регистрации возвращается отправителю с соответству­ющим разъяснением.

Если обращение поступило нотариусу в электронной форме, то и ответ на него дается в электронной форме по указанному в нем адресу электронной почты.

Документы, исходящие от нотариуса (кроме нотариальных ак­тов, организационно-распорядительных документов, расписок, за­просов в государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры), регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

На документах, подтверждающих совершение нотариального действия, запросах нотариуса об истребовании сведений и доку­ментов в связи с совершаемым нотариальным действием, уведом­лениях, адресованных органам государственной власти и местного самоуправления, в иных случаях, предусмотренных законодатель­ством или определенных правилами, подпись нотариуса заверя­ется оттиском печати с воспроизведением Государственного гер­ба Российской Федерации. На иных документах, в том числе на гражданско-правовых договорах, обеспечивающих деятельность нотариуса, подпись нотариуса может быть заверена оттиском пе­чати без воспроизведения Государственного герба Российской Фе­дерации.

При оформлении документов нотариусом могут использовать­ся мастичные штампы.

Оформление и хранение дел нотариусом

Для учета документов утверждается номенклатура дел на соот­ветствующий год - систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.

Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке докумен­тов, относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), но­тариальному действию (например, договоры об ипотеке), опреде­ленной области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т. д.

В зависимости от срока хранения выделяются дела постоян­ного хранения (хранятся не более 75 лет) и дела временного хра­нения (уничтожаются по истечении срока хранения). Дела посто­янного срока хранения передаются в соответствующий архив по описи.

Ежегодно нотариусом осуществляется экспертиза ценности документов. Отбор дел для уничтожения производится по оконча­нии календарного года, по результатам чего составляется акт о вы­делении документов к уничтожению.

Таким образом, осуществление нотариусом нотариальных и иных связанных с ними действий подчиняется определенным пра­вилам, срокам и последовательности, установленным Основами за­конодательства о нотариате и Правилами нотариального делопро­изводства.

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Дайте понятие и раскройте признаки нотариального дей­ствия.

2. Какие виды нотариальных действий вы знаете?

3. От каких смежных институтов следует отличать нотариаль­ные действия?

4. Что входит в категорию услуг правового и технического ха­рактера?

5. Назовите стадии нотариального производства и раскройте их содержание.

6. Каковы основания и форма отказа в совершении нотариаль­ного действия?

7. В каких случаях нотариус откладывает или приостанавлива­ет совершение нотариального действия?

8. Что такое нотариальный тариф, кто его устанавливает?

9. Раскройте особенности цифрового нотариата, перечислите новеллы законодательства в этой сфере.

10. Каковы требования к бумажному делопроизводству нота­риуса?