Стаття 32. Обмеження щодо призначення на посаду

1. Не допускається призначення на посаду державної служби особи, яка буде прямо підпорядкована близькій особі або якій будуть прямо підпорядковані близькі особи.

2. У разі виникнення обставин, що призводять до порушення вимог частини пер­шої цієї статті, відповідні особи, близькі їм особи зобов’язані повідомити про це ке­рівника державної служби та вжити заходів до усунення таких обставин у 15-денний строк.

Якщо в зазначений строк такі обставини добровільно не усунуто, керівник дер­жавної служби повинен вжити у місячний строк заходів до їх усунення. Для цього керівник державної служби може перевести державного службовця за його згодою на іншу рівнозначну вакантну посаду державної служби в цьому державному органі або дати згоду на переведення до іншого державного органу. У такому разі переведення державного службовця здійснюється без обов’язкового проведення конкурсу. У разі неможливості переведення особа, яка перебуває у підпорядкуванні, підлягає звіль­ненню із займаної посади.

3. У разі порушення вимоги, зазначеної в абзаці другому частини другої цієї стат­ті, керівник державної служби несе відповідальність, встановлену законом.

4. Особи, які не повідомили керівника державної служби про обставини, зазначе­ні у частині першій цієї статті, несуть відповідальність, встановлену законом.

5. На державних службовців поширюються обмеження, передбачені Законом України «Про запобігання корупції».

1. Предмет регулювання

Предметом регулювання коментованої є недопущення ситуацій, що можуть призвести до службового конфлікту інтересів, пов’язаного з при­значенням на посаду державної служби особи, яка буде прямо підпоряд­кована близькій особі або якій будуть прямо підпорядковані близькі особи, а також процедура розв’язання такої проблеми у разі її виникнення під час проходження служби.

2. Цілі статті (мета норми)

Метою статті є запровадження заборони на пряме підпорядкування на державній службі близьких осіб, а також пряме підпорядкування між дер­жавним службовцем та особою, яка займає політичну посаду.

3. Правова основа коментованого положення (конституційні норми, принципи права/державної служби; рекомендації (стандарти) міжна­родних організацій (Рада Європи, OECP)

У коментованій статті реалізується складова принципу професіоналізму державної служби (пункт 3 статті 4 Закону) — неупереджене виконання дер­жавним службовцем посадових обов’язків; а також є зв’язок з принципом доброчесності державної служби (пункт 5 статті 4 Закону).

Коментована стаття враховує положення Модельного кодексу поведінки публічних службовців (додаток до Рекомендації № R (2000) 10 Комітету Міні­стрів Ради Європи державам-членам щодо Кодексів поведінки для публічних службовців, а саме:

- статті 8, якою передбачено, що публічний службовець не повинен допускати конфлікт його/її приватного інтересу та своєї публічної позиції (посади). Це його/її відповідальність — уникнути конфліктів інтересів, реаль­них, потенційних чи можливих;

- частин 3—5 статті 13 «Конфлікт інтересів». Оскільки публічний служ­бовець зазвичай є єдиною особою, що знає, чи перебуває він/вона в ситу­ації конфлікту інтересів, публічний службовець має особистий обов’язок та відповідальність: бути готовим до будь-якого фактичного чи потенційного конфлікту інтересів; ужити заходів, щоб уникнути такого конфлікту; пові­домити свого керівника про будь-який такий конфлікт, як тільки про це стало відомо; виконати будь-яке остаточне рішення для того, щоб відійти від ситуації чи позбавити себе вигоди, що створює конфлікт. Кожного разу, коли це необхідно, публічний службовець повинен оголосити, чи справді він/ вона має конфлікт інтересів. Будь-який конфлікт інтересів, оголошений кан­дидатом на посаду публічної служби чи при призначенні на нову посаду в публічній службі, повинен бути вирішений перед призначенням;

- статті 14 «Повідомлення щодо інтересів»: публічний службовець, що займає посаду, де його персональні чи приватні інтереси ймовірно будуть порушені його/її офіційними обов’язками, повинен, як вимагається законом, оголосити про це після призначення або своєчасно після того і у випадку, коли відбуваються будь-які зміни щодо характеру та ступеня тих інтересів.

4. Визначення термінів, які потребують тлумачення

Пряме підпорядкування — відносини прямої організаційної або правової залежності підлеглої особи від її керівника, в тому числі через вирішення (участь у вирішенні) питань прийняття на роботу, звільнення з роботи, засто­сування заохочень, дисциплінарних стягнень, надання вказівок, доручень тощо, контролю за їх виконанням (стаття 1 Закону «Про запобігання коруп­ції» від 14 жовтня 2014 р. № 1700-VII).

Близькі особи — особи, які спільно проживають, пов’язані спільним побу­том і мають взаємні права та обов’язки із суб’єктом, зазначеним у частині першій статті 3 Закону «Про запобігання корупції» (крім осіб, взаємні права та обов’язки яких із суб’єктом не мають характер сімейних), у тому числі особи, які спільно проживають, але не перебувають у шлюбі, а також — незалежно від зазначених умов — чоловік, дружина, батько, мати, вітчим, мачуха, син, дочка, пасинок, падчерка, рідний брат, рідна сестра, дід, баба, прадід, прабаба, внук, внучка, правнук, правнучка, зять, невістка, тесть, теща, свекор, свекруха, усиновлювач чи усиновлений, опікун чи піклувальник, особа, яка перебуває під опікою або піклуванням згаданого суб’єкта (стаття 1 Закону «Про запобігання корупції»).

5. Місце коментованого положення у цілісному механізмі/інсти- туті, зв’язки цієї норми з іншими положеннями Закону та незакон­ними нормативними актами; умови і особливості застосування

5.1. Частина перша коментованої статті містить заборону прямого підпо­рядкування на державній службі та й загалом у державному органі близьких осіб. У такому разі призначення на посаду не допускається. Такі обмеження не поширюються на близьких осіб, які прямо підпорядковані один одному у зв’язку з набуттям одним з них статусу виборної особи, та на осіб, які працюють у сільських населених пунктах (крім тих, що є районними цент­рами), а також гірських населених пунктах (частина перша статті 27 Закону «Про запобігання корупції»).

5.2. Частина друга коментованої статті визначає послідовність дій у разі виникнення ситуації прямого підпорядкування близьких осіб.

Якщо цього не сталося, обов’язок щодо усунення таких обставин покла­дається на керівника державної служби. Строк виконання ним відповідних дій — один місяць. У Законі не уточнено, з якого саме моменту відрахову­ється цей строк. Якщо брати до уваги абзац перший частини другої коменто­ваної статті, то місячний строк потрібно було відраховувати з дня закінчення перебігу 15-денного строку, що надається для добровільного усунення таких обставин. Однак варто взяти до уваги, що в абзаці другому частини другої статті 27 Закону «Про запобігання корупції» зазначено, що «відповідні особи або близькі їм особи в місячний строк з моменту виникнення обставин під­лягають переведенню в установленому порядку на іншу посаду, що виключає пряме підпорядкування». На нашу думку, коментована стаття Закону потре­бує відповідного уточнення.

Заходами усунення обставин прямого підпорядкування є: 1) переведення державного службовця за його згодою на іншу рівнозначну вакантну посаду державної служби в цьому державному органів; 2) надання згоди на пере­ведення до іншого державного органу. В коментованій статті йдеться про рівнозначну вакантну посаду, але враховуючи, що відповідно до статті 41 Закону переведення можливе «на іншу рівнозначну або нижчу вакантну посаду», зауважимо, що у випадку, який розглядається, переведення мож­ливе на рівнозначну або нижчу посаду, якщо державний службовець дає на це згоду. У разі неможливості переведення особа, яка перебуває у підпоряд­куванні, підлягає звільненню із займаної посади. Підставою для припинення державної служби в такому разі є пункт 5 частини першої статті 84 Закону.

5.3. Якщо керівник державної служби не виконав покладений на нього обов’язок з усунення обставин прямого підпорядкування близьких осіб, він притягається до дисциплінарної відповідальності, а за певних обставин (наяв­ності істотної шкоди) — може бути притягнутий до кримінальної відповідаль­ності за службову недбалість (стаття 367 ККУ)^[195].

5.4. Неповідомлення керівника державної служби про виникнення від­носин прямої підпорядкованості між державним службовцем та близькими особами у 15-денний строк з дня їх виникнення є дисциплінарним проступком (пункт 11 частини другої статті 65 коментованого Закону) та тягне за собою дисциплінарну відповідальність. За вчинення цього проступку може застосо­вуватися звільнення з посади як винятковий вид дисциплінарного стягнення (частина п’ята статті 66 Закону) (див. коментар до статей 65 і 66 Закону). Державний службовець не може бути притягнутий до дисциплінарної від­повідальності, якщо минуло шість місяців з дня, коли керівник державної служби дізнався або мав дізнатися про вчинення дисциплінарного про­ступку, не враховуючи час тимчасової непрацездатності державного служ­бовця чи перебування його у відпустці, або якщо минув один рік після його вчинення (частина третя статті 65 Закону).

Разом з тим, особи, які не повідомили керівника державної служби про обставини наявності прямої підпорядкованості близьких осіб, несуть адміні­стративну відповідальність, передбачену статтею 172⁷ КУпАП «Порушення вимог щодо запобігання та врегулювання конфлікту інтересів»^[196]. Так, від­повідно до частини першої статті 172⁷ КУпАП, неповідомлення особою у встановлених законом випадках та порядку про наявність у неї реального конфлікту інтересів тягне за собою накладення штрафу від ста до двохсот неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Ті ж дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за такі ж пору­шення, — тягнуть за собою накладення штрафу від чотирьохсот до вось­мисот неоподатковуваних мінімумів доходів громадян з позбавленням права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю строком на один рік (частина третя статті 172⁷ КУпАП).

Відповідно до пункту 3 статті 84 Закону, набрання законної сили рішен­ням суду щодо притягнення державного службовця до адміністративної від­повідальності за корупційне або пов’язане з корупцією правопорушення є підставою для припинення державної служби.

Тобто, на нашу думку, має місце конкуренція норм, що регулюють питання звільнення державного службовця з посади, якщо він не повідомив керівника державної служби про відносини прямого підпорядкування близь­ких осіб, однією із сторін яких є такий державний службовець.

Вжиття заходів до усунення відносин прямого підпорядкування має роз­глядатися як обставина, що пом’якшує як дисциплінарну, так і адміністра­тивну відповідальність за неповідомлення керівнику державної служби про виникнення відносин прямої підпорядкованості близьких осіб.

5.5. На державних службовців поширюються обмеження, передбачені Законом «Про запобігання корупції»: обмеження використання службових повноважень чи свого становища (стаття 22), обмеження щодо одержання подарунків (стаття 23), обмеження щодо сумісництва та суміщення з іншими видами діяльності (стаття 25), обмеження після припинення діяльності, пов’язаної з виконанням функцій держави (стаття 26), обмеження спільної роботи близьких осіб (стаття 27).

1. В акті про призначення на посаду зазначаються:

1) прізвище, ім'я, по батькові особи, яка призначається на посаду державної служби;

2) займана посада державної служби із зазначенням структурного підрозділу державного органу;

3) дата початку виконання посадових обов’язків;

4) умови оплати праці.

2. Акт про призначення на посаду може містити також такі умови та зобов’язання:

1) строк призначення (у разі строкового призначення);

2) строк випробування (у разі призначення з випробувальним строком);

3) обов’язок державного органу забезпечити державному службовцю можливість проходження професійного навчання, необхідного державному службовцю для вико­нання своїх посадових обов’язків.

3. Копія акта про призначення на посаду видається державному службовцю, ще одна копія зберігається в його особовій справі.

4. Акт про призначення на посаду приймається у вигляді указу, постанови, наказу (розпорядження), рішення, залежно від категорії посади, відповідно до законодавст­ва.

1. Предмет регулювання

Предметом регулювання статті є процедура документального оформлення призначення особи на посаду державної служби.

2. Цілі статті (мета норми)

Метою статті є визначення структури та форми акта про призначення особи на посаду державної служби.

3. Правова основа коментованого положення (конституційні норми, принципи права/державної служби; рекомендації (стандарти) міжна­родних організацій (Рада Європи, OECP)

Стаття опосередковано пов’язана з принципом прозорості державної служби, закріпленим у пункті 9 статті 4 Закону.

4. Визначення термінів, які потребують тлумачення

Рівнозначна посада — визначення міститься в статті 2 Закону (див. комен­тар до статті 2).

5. Місце коментованого положення у цілісному механізмі/інсти- туті, зв’язки цієї норми з іншими положеннями Закону та незакон­ними нормативними актами; умови і особливості застосування

Коментована стаття тісно пов’язана із статтею 31 Закону.

У коментованій статті чітко визначені обов’язкові складові для будь- якого акта про призначення на посаду: прізвище, ім’я, по батькові особи, яка призначається на посаду державної служби; займана посада державної служби із зазначенням структурного підрозділу державного органу; дата початку виконання посадових обов’язків та умови оплати праці.

Частина друга коментованої статті містить складові (умови), які можуть бути в окремих актах про призначення на посаду: строк призначення у разі строкового призначення, строк випробування у разі призначення з випро­бувальним строком. Як додаткову складову акта про призначення можна розглядати обов’язок державного органу забезпечити надання державному службовцю можливості проходити професійне навчання з метою належного виконання своїх посадових обов’язків.

Відповідно до частини третьої коментованої статті, державному служ­бовцю видається копія акта про призначення на посаду, ще одна копія повинна зберігатися в його особовій справі.

1. Призначення на посаду державного службовця здійснюється безстроково, крім випадків, визначених цим та іншими законами України.

2. Строкове призначення на посаду здійснюється у разі:

1) призначення на посаду державної служби категорії «А» - на п'ять років, якщо інше не передбачено законом, з правом повторного призначення на ще один строк або наступного переведення за пропозицією Комісії на рівнозначну або нижчу посаду до іншого державного органу;

2) заміщення посади державної служби на період відсутності державного служ­бовця, за яким відповідно до цього Закону зберігається посада державної служби.

1. Предмет регулювання

Предметом регулювання статті є винятки із загального правила безстро­кового призначення на посаду державного службовця.

2. Цілі статті (мета норми)

Метою статті є закріплення (підтвердження) загального правила про безстроковий характер призначення на посаду державної служби із визна- ченнням чітких винятків з такого правила.

3. Правова основа коментованого положення (конституційні норми, принципи права/державної служби; рекомендації (стандарти) міжна­родних організацій (Рада Європи, OECP)

Стаття прямо пов'язана з принципом стабільності державної служби, закріпленим у пункті 10 статті 4 Закону.

4. Визначення термінів, які потребують тлумачення

Під терміном «строкове призначення» слід розуміти призначення на строк до певної дати (якщо йдеться про 5-річне призначення на посади державної служби категорії «А») або призначення до невизначеної дати, пов'язаної з виходом на службу державного службовця, за яким відповідно до Закону зберігається посада.

Визначення терміна «рівнозначна посада» міститься в статті 2 Закону (див. коментар до статті 2, де також пропонується і визначення терміна «нижча посада»).

5. Місце коментованого положення у цілісному механізмі/інсти- туті, зв’язки цієї норми з іншими положеннями Закону та незакон­ними нормативними актами; умови і особливості застосування

5.1. За загальним правилом, призначення на державну службу є безстро­ковим. Певні винятки визначені в частині другій коментованої статті.

При цьому в пункті 1 частини другої коментованої статті міститься випа­док строкового призначення з визначеним строком — призначення на посаду державної служби категорії «А» — на п’ять років, якщо інше не передбачено законом, з правом повторного призначення на ще один строк або наступного переведення за пропозицією Комісії на рівнозначну або нижчу посаду до іншого державного органу.

Важливо відзначити, що в умовах, коли плинність на вищих посадах державної служби була надзвичайно високою, призначення на 5-річний строк може розглядатися як певна гарантія тривалого перебування на одній посаді.

5.2. Випадок строкового призначення з чітко невизначеним строком міститься в пункті 2 частини другої коментованої статті — заміщення посади державної служби на період відсутності державного службовця, за яким відповідно до цього Закону зберігається посада державної служби.

1. В акті про призначення на посаду суб'єкт призначення може встановити випро­бування з метою перевірки відповідності державного службовця займаній посаді із зазначенням його строку.

2. При призначенні особи на посаду державної служби вперше встановлення ви­пробування є обов'язковим.

3. Випробування при призначенні на посаду державної служби встановлюється строком до шести місяців.

4. У разі незгоди особи з рішенням про встановлення випробування вона вважа­ється такою, що відмовилася від зайняття посади державної служби. У такому разі застосовується відкладене право другого за результатами конкурсу кандидата на зайняття вакантної посади державної служби. Якщо конкурсною комісією такого кан­дидата не визначено, проводиться повторний конкурс.

5. Якщо державний службовець у період випробування був відсутній на роботі у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, перебуванням у додатковій відпустці у зв'язку з навчанням або з інших поважних причин, строк випробування продовжуєть­ся на відповідну кількість днів, протягом яких він фактично не виконував посадові обов'язки.

6. Суб'єкт призначення має право звільнити державного службовця з посади до закінчення строку випробування у разі встановлення невідповідності державно­го службовця займаній посаді на підставі пункту 2 частини першої статті 87 цього Закону. Суб'єкт призначення попереджає державного службовця про звільнення у письмовій формі не пізніш як за сім календарних днів із зазначенням підстав невід­повідності займаній посаді.

7. У разі якщо строк випробування закінчився, а державного службовця не озна­йомлено з наказом про його звільнення з посади державної служби, він вважається таким, що пройшов випробування.

1. Предмет регулювання

Предметом регулювання статті є відносини між суб'єктом призначення і державним службовцем (переможцем конкурсу), пов'язані з випробуванням.

2. Цілі статті (мета норми)

Метою статті є правове регулювання випробування державного служ­бовця при прийнятті на державну службу для проведення превентивної перевірки його здатності до виконання покладених обов'язків на відповідній посаді.

3. Правова основа коментованого положення (конституційні норми, принципи права/державної служби; рекомендації (стандарти) міжна­родних організацій (Рада Європи, OECP)

Стаття прямо пов'язана з принципом професіоналізму державної

служби, закріпленим у пункті 4 статті 4 Закону, оскільки випробування має на меті перевірити компетентність виконання посадових обов’язків державним службовцем.

4. Визначення термінів, які потребують тлумачення

Випробування — це особливий строковий правовий режим виконання посадових обов’язків особою, призначеною на посаду державної служби, що зумовлений потребою в перевірці відповідності державного службовця займаній посаді.

5. Місце коментованого положення у цілісному механізмі/інсти- туті, зв’язки цієї норми з іншими положеннями Закону та незакон­ними нормативними актами; умови і особливості застосування

5.1. Відповідно до частини другої статті 33 Закону, акт про призначення може містити таку умову, як випробування (у разі призначення з випробу­вальним строком). Метою випробування є перевірка суб’єктом призначення відповідності державного службовця займаній посаді. Якщо особа не вперше призначається на державну службу, то питання про необхідність встанов­лення для неї випробування вирішується суб’єктом призначення (частина перша коментованої статті). Частина друга коментованої статті констатує обов’язковість випробування для особи, яку призначають на посаду держав­ної служби вперше.

У період випробування на державного службовця поширюється законо­давство про державну службу.

5.2. Випробування запроваджується на конкретний строк. Оскільки в Законі визначена лише максимальна тривалість випробування — до шести місяців (частина третя коментованої статті), у межах цього строку суб’єкт призначення має право встановити будь-який інший, але не більший за максимальний. Варто зазначити, що у законопроекті 6227 міститься пропо­зиція щодо викладення частини третьої коментованої статті в такій редакції: «Випробування при призначенні на посаду встановлюється строком від двох до шести місяців». Тобто пропонується закріпити мінімальний (два місяці) і максимальний (шість місяців) строк випробування, в межах якого суб’єкт призначення самостійно визначає оптимальний період випробування, врахо­вуючи сукупність різних факторів.

5.3. Важливою є частина четверта коментованої статті — незгода дер­жавного службовця з рішенням про встановлення випробувального строку. У такому разі державний службовець вважається таким, що відмовився від зайняття посади державної служби. Коли має місце відмова від проходження випробування, застосовується відкладене право другого за результатами конкурсу кандидата на зайняття вакантної посади державної служби. Такому державному службовцю також може бути призначене випробування. Якщо конкурсна комісія такого кандидата не визначила або він з обґрунтованих причин не може зайняти вакантну посаду, проводиться повторний конкурс.

5.4. Тривалість випробування продовжується на строк відсутності дер­жавного службовця у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, перебуванням у додатковій відпустці у зв’язку з навчанням або з інших поважних причин, оскільки він фактично не виконував посадові обов’язки.

5.5. У випробувальний строк суб’єкт призначення має право звільнити державного службовця з посади у разі встановлення його невідповідності займаній посаді на підставі пункту 2 частини першої статті 87 Закону. Суб’єкт призначення зобов’язаний попередити державного службовця про звільнення у письмовій формі не пізніш як за сім календарних днів із зазначенням під­стави невідповідності займаній посаді. Обов’язковість такого попередження з обґрунтуванням звільнення спрямовані на захист державного службовця від безпідставного припинення відносин державної служби.

Якщо строк випробування закінчився, а державного службовця не озна­йомлено з наказом про його звільнення, то державний службовець вважа­ється таким, що пройшов випробування.

Якщо строк випробування закінчився, і державний службовець вважа­ється таким, що не пройшов випробування, його повинні ознайомити з нака­зом про звільнення з посади державної служби.

1. Особа, призначена на посаду державної служби вперше, публічно складає Присягу державного службовця такого змісту:

«Усвідомлюючи свою високу відповідальність, урочисто присягаю, що буду вір­но служити Українському народові, дотримуватися Конституції та законів України, вті­лювати їх у життя, поважати та охороняти права, свободи і законні інтереси людини і громадянина, честь держави, з гідністю нести високе звання державного службовця та сумлінно виконувати свої обов'язки».

2. Особа, призначена на посаду державної служби вперше, виголошує Присягу державного службовця у присутності державних службовців структурного підрозді­лу, на посаду в якому її призначено, представників служби управління персоналом відповідного державного органу, підписує текст цієї Присяги і зазначає дату її скла­дення.

3. Підписаний текст Присяги державного службовця є складовою особової спра­ви державного службовця. Про складення Присяги державного службовця робиться запис у трудовій книжці державного службовця.

4. У разі відмови особи від складення Присяги державного службовця вона вва­жається такою, що відмовилася від зайняття посади державної служби, і акт про її призначення на посаду скасовується суб'єктом призначення. У такому разі застосо­вується відкладене право другого за результатами конкурсу кандидата на зайняття вакантної посади державної служби. Якщо конкурсною комісією такого кандидата не визначено, проводиться повторний конкурс.

5. Особа, яка вперше займає посаду державної служби, набуває статусу держав­ного службовця з дня складення Присяги державного службовця.

1. Предмет регулювання

Предметом регулювання статті є процедура складення Присяги держав­ного службовця.

2. Цілі статті (мета норми)

Метою статті є правове регулювання процедури складення Присяги державного службовця та визначення наслідків її складення (відмови від складення).

3. Правова основа коментованого положення (конституційні норми, принципи права/державної служби; рекомендації (стандарти) міжна­родних організацій (Рада Європи, OECP)

Правовою основою коментованої статті є принцип патріотизму, з дотри­манням якого здійснюється державна служба, оскільки передбачає відданість та вірне служіння Українському народові, а також принципи верховенства права, законності, доброчесності (пункти 1, 2, 4 і 5 статті 4 Закону).

4. Визначення термінів, які потребують тлумачення

Присяга державного службовця є урочистою клятвою державного служ­бовця на вірність Українському народові.

5. Місце коментованого положення у цілісному механізмі/інсти- туті, зв’язки цієї норми з іншими положеннями Закону та незакон­ними нормативними актами; умови і особливості застосування

5.1. Присяга державного службовця складається публічно при першому призначенні на державну службу (частина перша коментованої статті). Згідно з частиною другою коментованої статті, Присяги виголошується у присут­ності державних службовців структурного підрозділу, на посаду в якому призначено державного службовця, представників служби управління пер­соналом відповідного державного органу. Складення Присяги державного службовця є публічним актом і зумовлене призначенням державної служби.

Текст Присяги, підписаний державним службовцем із зазначенням дати її складення, зберігається в його особовій справі. Про факт складення При­сяги державним службовцем у його трудовій книжці служба управління пер­соналом робить відповідний запис.

Організовує процедуру складення Присяги державним службовцем служба управління персоналом.

Після складення Присяги служба управління персоналом ознайомлює державного службовця під підпис з правилами внутрішнього службового розпорядку та посадовою інструкцією (див. коментар до частини п’ятої статті 31 Закону).

5.2. Днем набуття статусу державного службовця є день складення При­сяги державного службовця (частина п’ята коментованої статті). День вступу особи на посаду державної служби та день складення Присяги (для осіб, призначених вперше) мають збігатися.

5.3. Якщо особа відмовляється скласти Присягу державного службовця, вона не набуває статусу державного службовця, а акт про її призначення скасовується. У разі відмови від складення Присяги застосовується норма відкладеного права другого за результатами конкурсу кандидата на зайняття вакантної посади державної служби. Якщо конкурсною комісією такого кан­дидата не визначено, проводиться повторний конкурс (частина четверта коментованої статті).

1. Стосовно кожного державного службовця ведеться особова справа, складо­вою якої є особова картка встановленого зразка, в якій зазначаються:

1) прізвище, ім'я, по батькові;

2) дата і місце народження;

3) сімейний стан;

4) освіта і спеціальність;

5) результати конкурсу;

6) реквізити акта про призначення на посаду;

7) дата і місце (державний орган) складення Присяги державного службовця;

8) відомості про проходження державної служби в державному органі (посада, категорія посади та ранг державного службовця, відомості про професійне навчання, стажування, відрядження за кордон, переведення в цьому державному органі);

9) відомості про оцінювання результатів службової діяльності;

10) вид і строки надання відпустки;

11) інформація про заохочення;

12) інформація про дисциплінарні стягнення та їх зняття;

13) підстава звільнення з посади державної служби з посиланням на статтю, час­тину та пункт цього або іншого закону України.

2. Ведення особової справи державного службовця розпочинається одночасно з його вступом на державну службу.

3. Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців визна­чається центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реа­лізує державну політику у сфері державної служби.

1. Предмет регулювання

Предмет регулювання статті — основні вимоги до ведення та зберігання особової справи державного службовця, обов’язкові складові особової картки державного службовця.

2. Цілі статті (мета норми)

Метою статті є правове закріплення необхідності ведення особових справ державних службовців, в яких відображається інформація про них.

3. Місце коментованого положення у цілісному механізмі/інсти- туті, зв’язки цієї норми з іншими положеннями Закону та незакон­ними нормативними актами; умови і особливості застосування

3.1. Мета ведення особової справи державного службовця — системне відображення вступу, проходження та припинення державної служби дер­жавним службовцем. Ведення, облік та зберігання особової справи здійснює

служба управління персоналом державного органу, в якому працює держав­ний службовець.

3.2. Складовою особової справи державного службовця є особова картка. Відомості, які зазначаються в особовій картці, передбачені частиною першою коментованої статті. Форма особової картки та інструкція щодо її заповнення затверджені наказом Нацдержслужби від 22 березня 2016 р. № 64^[197].

Особова картка заповнюється на особу, яка бажає взяти участь у кон­курсі на зайняття вакантних посад державної служби, та на державного службовця, який переводиться з одного державного органу до іншого. Осо­бова картка заповнюється українською мовою в називному відмінку без ско­рочень та виправлень.

В особовій картці:

1) рядок «Реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності)» та пункти 1-13, 15, 16, 30 і 31 заповнює претендент на посаду;

2) рядок «Реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності)»» не заповнюється, якщо особа через свої релігійні переконання відмовилася від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомила про це відповідний контролюючий орган і має від­мітку у паспорті;

3) пункти 1-13, 15, 30, 31 заповнюються відповідно до записів у паспорті, дипломі, свідоцтві, посвідченні та інших документах;

4) у пункті 4 «Громадянство» зазначається назва країни, громадянином якої є претендент на посаду;

5) у пункті 5 «Адреса фактичного місця проживання» зазначаються поштовий індекс, область, місто, район, село (селище), вулиця, корпус, номер будинку, квартири;

6) у пункті 6 «Адреса місця реєстрації» зазначаються поштовий індекс, область, місто, район, село (селище), вулиця, корпус, номер будинку, квартири;

7) у пункті 7 «Сімейний стан та склад сім’ї»» зазначається: «одружений», «неодружений», «заміжня», «незаміжня», «розлучений», «розлучена», «вдова», «вдівець»; вказуються члени сім’ї. Членами сім’ї вважаються особи, які спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки;

8) у пункті 9 «Володіння іноземними мовами (якими)» — за наявності доку­мента (диплома, свідоцтва тощо) щодо володіння іноземними мовами — зазна­чаються відомості про такий документ та рівень володіння мовами «читаю та розмовляю вільно», «читаю та розмовляю зі словником» тощо;

9) у пункті 11 «Освіта» зазначаються дані відповідно до документа про освіту встановленого зразка. У разі коли претендент на посаду навчається у навчальному закладі, заповнюються графи: «Найменування навчального закладу», «Рік вступу», «Спеціальність».

10) у пункті 15:

у підпункті 15.1 «Про наявність пільг» перелічуються пільги та доку­менти, що їх посвідчують (серії, номери, ким та коли видані);

у підпункті 15.2 «Не є громадянином іншої держави» наводяться відомості про відсутність громадянства (підданства) іншої держави або інші відомості, якщо претендент на посаду є громадянином іншої держави;

у підпункті 15.3 «Депутат ради» — повна назва ради, скликання (якщо претендент на посаду є депутатом ради);

у підпункті 15.4 «Про ознайомлення з вимогами і обмеженнями щодо прийняття та проходження державної служби відповідно до Законів України «Про державну службу», «Про запобігання корупції» та «Про захист персо­нальних даних», Правилами етичної поведінки державних службовців» зазна­чається «ознайомлений(ознайомлена) та зобов’язуюсь їх дотримуватись»;

11) пункт 30 «Автобіографія» заповнюється особисто у довільній формі з дотриманням хронологічної послідовності (від народження до дати написання автобіографії). Зазначаються прізвище, ім’я та по батькові, дата і місце народження, висвітлюються питання, пов’язані з навчанням, трудовою і громадською діяльністю. Непотрібно зазначати виконувану роботу з початку трудової діяльності, бо такі дані заповнюються у пункті 31 особової справи. Також зазначається, чи притягувався (притягувалася) до кримінальної від­повідальності претендент на посаду та члени його сім’ї й найближчі родичі;

12) пункт 31 «Виконувана робота з початку трудової діяльності» заповню­ється відповідно до трудової книжки претендента на посаду;

13) пункти 14, 17—29 заповнює працівник служби управління персоналом;

14) у пункті 17 «Реквізити акта про призначення на посаду» зазначаються назва акта про призначення на посаду (указ, постанова, наказ, розпоря­дження — залежно від категорії посади відповідно до законодавства), дата та номер акта про призначення на посаду;

15) у пункті 22 «Проходження державної служби» у графі «Процедура зайняття посади» зазначаються «конкурс», «рішення керівника державної служби»;

16) у пункті 23 «Підвищення рівня професійної компетентності державних службовців» у графі «Програма чи тематика професійного навчання, ста­жування» наводяться відомості відповідно до записів у дипломі, свідоцтві тощо. У разі проходження стажування зазначається посада, на якій пройдено стажування;

17) у пункті 24 «Службові відрядження (за кордон)» у графі «Місце від­рядження» зазначаються країна (у разі перебування в іншій країні), назва населеного пункту;

18) у пункті 27 «Заохочення» зазначається вид заохочення: оголошення подяки, нагородження грамотою, почесною грамотою, іншими відзнаками державного органу, дострокове присвоєння рангу, відзначення урядовими нагородами тощо;

19) у пункті 28 «Дисциплінарна відповідальність» у графі «Вид дисциплі­нарного проступку» наводяться відомості згідно з частиною другою статті 65 Закону. Графа «Вид дисциплінарного стягнення» заповнюється відповідно до статті 66 Закону;

20) у пункті 29 «Дата та підстава звільнення з посади державної служби»» записи здійснюються відповідно до вимог чинного законодавства з посилан­ням на відповідні норми Закону та/або КЗпПУ.

3.3. Вимоги щодо ведення та зберігання особових справ державних служ­бовців, а також перелік документів, з яких формуються особові справи, визначаються Порядком ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженим наказом Нацдержслужби від 22 березня 2016 р. № 64. Ведення особової справи державного службовця розпочинається одно­часно із вступом на державну службу або з іншим призначенням на посаду державного службовця.

Обов’язки щодо ведення, обліку та зберігання особових справ покладено на службу управління персоналом державного органу, в якому працює дер­жавний службовець. Особова справа державного службовця є документом з обмеженим доступом і має зберігатися в опечатаних металевих шафах або сейфах. Служба управління персоналом не має права розголошувати будь- яку інформацію щодо персональних даних державного службовця відповідно до Закону «Про захист персональних даних».

Особова справа державного службовця формується з таких документів і в такій послідовності:

— особова картка державного службовця встановленого зразка;

— текст Присяги державного службовця, скріплений підписом держав­ного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);

— копія паспорта державного службовця;

— копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

— копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;

— копія трудової книжки (за наявності);

— копія військового квитка (за наявності);

— копії документів про надані пільги (за наявності);

— довідка про результати проведення спеціальної перевірки (у разі її проведення) відповідно до Закону «Про запобігання корупції»» або копія від­повідної довідки;

— довідка про результати проведення перевірки відповідно до Закону «Про очищення влади» або її завірена в установленому порядку копія;

— заява про призначення на посаду;

— копія акта про призначення на посаду;

— витяг з протоколу засідання конкурсної комісії, якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу;

— копія акта органу вищого рівня про призначення на посаду (у випад­ках, передбачених законодавством);

— погодження відповідних органів, передбачені законодавством для при­значення на посаду державного службовця.

Надалі за часом надходження в хронологічному порядку до особової справи додаються: копії актів про зміни анкетних даних, копії докумен­тів про підвищення рівня професійної компетентності, біографічна довідка (у разі потреби), матеріали оцінювання результатів службової діяльності, дисциплінарна справа тощо.

Копії документів про надання відпусток, заохочення, нагороди, почесні звання та інші копії актів додаються до особової справи в разі потреби (відповідна інформація вноситься працівником служби управління персоналом до особової картки державного службовця).

Копії документів, що долучаються до особової справи, засвідчуються в установленому порядку працівником служби управління персоналом та вно­сяться до опису документів, який міститься на початку особової справи. Всі аркуші документів особової справи нумеруються.

Працівник служби управління персоналом, отримуючи заповнені особою документи для формування особової справи, повинен перевірити стан дотри­мання правил їх заповнення. Копії паспорта громадянина України, докумен­тів про освіту та підвищення рівня професійної компетентності, військового квитка тощо перевіряються працівником служби управління персоналом на відповідність оригіналам документів та засвідчуються його підписом і печат­кою служби управління персоналом.

Працівник служби управління персоналом реєструє особову справу у журналі обліку таких справ не пізніше ніж протягом тижневого строку від дня призначення на посаду.

Особові справи систематизуються одним із способів: в алфавітному порядку; за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису; за порядковими номерами відповідно до реєстрації у журналі обліку особових справ державних службовців.

Кожна особова справа підшивається в окрему папку формату А4, на якій зазначаються прізвище, ім’я та по батькові державного службовця, порядковий номер особової справи.

Після звільнення державного службовця з державної служби його осо­бова справа залишається у службі управління персоналом і передається до архіву в порядку, визначеному інструкцією з діловодства.

У разі призначення особи на посаду державної служби в державний орган, в якому вона працювала раніше на посаді державної служби, реко­мендується використовувати сформовану раніше особову справу, з долучен- ням до неї оновленої особової картки державного службовця.

Зберігання особових справ забезпечують працівники служби управління персоналом, відповідальні за додержання Порядку ведення та зберігання особових справ.

Декларація про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру подається в порядку та за формою, передбаченими Законом «Про запобігання корупції». Біографічна довідка складається у разі потреби (подання про призначення на посаду органом вищого рівня, присвоєння рангу державного службовця тощо) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника. Інформація у довідці має бути стислою та вичерпною. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Біографічна довідка скріплюється підписом керівника служби управління персоналом та печаткою із зазначенням дати складення. Заяви про призна­чення, переведення на іншу посаду, звільнення з посади тощо оформляються власноруч і підписуються із зазначенням дати. Акт органу вищого рівня про призначення на посаду (звільнення з посади) оголошується шляхом видання за місцем роботи відповідного акта із зазначенням дати фактичного призна­чення на посаду (звільнення з посади) тощо.