Проект локального кодекса экологического поведения

Мы переживаем теперь более глубокие изменения картины мира, чем те, которые были даны в течение всего XIX столетия со всем блеском его кипучей умственной деятельности. Перед нами открываются горизонты негаданные - даже в самых смелых и

фантастических утопиях будущего.

Эффективность работы зависит от обыкновений взаимодействия каждого с его микро-, мезо-, эндо- и макроокружающей средой. Особенно в объединениях со сложной иерархией, более 50 человек. Издержки, в том числе непроизводительные траты энергии, ресурсов и времени - времени, которое порой является самым необходимым из ресурсов, происходят в силу факторов “второго порядка”. Есть элементарные правила, которые позволяют этого избежать.

В силу их очевидности и направленности, в том числе на лиц, принимающих решения, эти обыкновения редко находят однозначное отражение в инструкциях по делопроизводству, в регламентах по документообороту или требованиях

к подготовке документации.

Законодательное регулирование, договорные формы, локальные нормативные акты не в силах установить детальные нормы, охватывающие все грани организации административного труда, сделать взаимодействие коллег “экологичным”.

Одним из факторов “второго порядка” выступают деловые обыкновения взаимодействия.

Данному вопросу и другим, сходным с ним по уровню взаимодействия и составу субъектов уделяют должное внимание экологическая психология^[126] эквивалентно, по мнению

специалистов, называемая психология взаимодействия

с окружающей средой^[127] (человек и среда его жизнедеятельности).

Кодекс экологического взаимодействия

1. Уважение общих правил, системность.

2. Затраты времени соразмерны «цене» вопроса.

3. Уважение традиций, государства и его институтов.

4. Списание документов «в дело» или «на доработку».

5. Исполнительность (но нет исполнения без поручения).

6. Следование здравому смыслу (или доведение до абсурда).

7. Решение отменяется в том порядке, в котором оно принято.

8. Исполнение (направление) документов «по принадлежности».

9. Использование типовых форм документов в однотипных ситуациях.

10. Согласование интересов и позиций во исполнение обязанностей и целесообразность.

11. Смысловые подразделения формируют - политику и стратегию, служебные - тактику.

12. Предварительное согласование дел с коллегами, чью ответственность эти дела как-то затрагивают и обязательное визирование у тех и руководителей тех, чьи имена упоминаются в качестве соисполнителей или в тексте.

13. Установление сроков по правилу или на основании личной просьбы к исполнителю.

14. Карандаш для правки не используется.

15. Исправления первого оригинала не допускаются.

16. Уважение к документам (следование инструкциям и аккуратность в обращении).

17. Предложения даются в письменной форме или ставится виза.

18. По одному вопросу (поручению) предложения даются один раз.

19. Все резолюции (бегунки, уголки, собачки) к поручению являются его неотъемлемой частью.

20. Отсутствие у соисполнителя предложений в письменной форме означает безусловную готовность согласовать документ, подготовленный первым исполнителем.

21. Один согласовывает документ, согласованный многими.

22. Предложения даются только в части вопросов исключительной компетенции, совместного ведения, и, если «с этим [мнением первого исполнителя] нельзя жить».

23. Предложения в части, касающейся сферы ответственности других не даются.

24. Кто имеет больше всех предложений - тот и первый исполнитель «от и до».

25. Отвергая - предлагай: «мы могли бы ...», «может быть, лучше сказать так-то ...».

26. Особое мнение в письменной форме - самая последняя, исключительная мера.

27. Усложняющий исполнение обеспечивает обоснование такого подхода и снабжает материалами, необходимыми для исполнения в «усложненном» варианте.

28. Если «новое» решение не найдено - в силе остается «старое».

29. Результат встречи представителей >3-х подразделений имеет письменную форму.

30. Младший по должности не правит документ, согласованный старшими по должности, а, при крайней необходимости, корректирует свою копию.

31. Вопросы для рассмотрения (проекта) документа: официальность (или «на дядю»); комплектность оригинала; логика - «бьются» ли документы; соответствие основанию, резолюции, форме, содержанию и целевому назначению; как сказать то же короче; подтверждено ли каждое слово документально; достигнуты ли финансовые договоренности; реально ли исполнение того, что предлагается, какие материальные и организационные средства и силы потребуются и располагают ли ими авторы идеи; понятно ли в какой форме и в какой срок ожидается исполнение; есть ли отметка об исполнителе и контактный телефон; Русский язык; учет особенностей адресата.

32. До отправки ответа адресату ему дается право «быть услышанным».

По нашему мнению психологическую окружающую среду определяют в том числе деловые обыкновения. Нижеследующий проект локального кодекса экологического поведения (Кодекс экологического взаимодействия) направлен на всеобщее

осознанное соблюдение элементарных деловых обыкновений, нарушение которых снижает эффективность офисной работы в группах со сложной иерархией. Иными словами это про-обычаи, без соблюдения которых невозможна эффективная бюрократия.

Задача руководителя, служащего, наемного работника - системно организовать работу, чтобы система ее выполнила сама.

Принять Кодекс можно на собрании трудового коллектива неофициально, его нарушение порождает моральную, точнее “репутационную” ответственность.