МЕТА НАВЧАЛЬНОЇ ПРОГРАМИ „СТРАТЕГІЧНІ КОМУНІКАЦІЇ СУДУ

1) Що таке ефективна комунікація в Вашому розумінні?

a. Що таке комунікація і що таке ефективна комунікація?

b. Чому ефективна комунікація важлива для українських судів

2) Якою, на Вашу думку, має бути комунікаційна стратегія суду (як виглядати, з чого

складатися)

«Наступного тижня не може статися кризи.

Ефективний план комунікацій включає в себе ініціативи, які повністю відображають цілі вашої організації. В той же час, гарний план комунікацій не лише повинен бути націлений на первинну та другорядну цільову аудиторію, а й повинен ідентифікувати ключові повідомлення та теми, які ймовірно, будуть відповідати потребам цих груп.

Написання комунікаційних планів, які націлені на певну аудиторію, та, ймовірно, будуть сприйняті, вимагає комбінації ретельного планування та чіткого розуміння ставлення та думок зацікавлених сторін, на яких розрахований ваш план. Коли ви його пишете, вам потрібно сфокусувати його на чітких та добре продуманих ініціативах, що спираються на надійне та послідовне обґрунтування, а також зробити ваш стиль написання досконалим. Ви не можете писати те, що безпосередньо не стосується предмету.

Підказки для написання ефективного комунікаційного плану:

Використовуйте структуру, яка дозволить вам розбивати інформацію на основні частини з ключовими заголовками.

Комунікаційний план може бути структурований так само, як і інші види стратегічних планів. Типовий підхід передбачає наступне:

1. Аналіз ситуації - поточна ситуація, історія, обставини та чітке формулювання проблеми або можливостей.

2. Цілі та завдання

3. Цільова аудиторія - первинна та другорядна; демографічні та психологічні діаграми, якщо необхідно.

4. Стратегія та обгрунтування для досягнення цілей та виконання завдань, а також ваші аргументи на користь підходу, який ви використали при складанні плану.

5. Тактика - конкретні практичні заходи та складові - результати та звітні матеріали, продукти, щодо яких складався план, а також питання для обговорення, бюджет та часові рамки (у разі необхідності).

6. Оцінка. Як ви будете оцінювати ефективність вашого плану, конкретні результати, на основі яких ви зможете визначити, чи ваш план успішний або він провалився.

Проведіть деякі дослідження, щоб упевнитися, що правильно вибрали аудиторію - внутрішні і зовнішні. Проведіть дослідження на фокус-групах та опитування думок, поцікавтеся, що робили агенції чи організації подібні до вашої, щоб зрозуміти, що думають і відчувають їх зацікавлені групи. Може в них є дані опитувань, які вони проводили для аудиторії, що є близькою до вашої, або вони знають когось, хто це робив.

Інтернет є чудовим джерелом, щоб дізнатися, про що думають люди. Намагайтеся бути «активним серфером» і ви здивуєтеся, коли побачите, як багато можна дізнатися про свої зацікавлені групи. Якщо у вас є вебсайт, організуйте зворотній зв'язок у режимі онлайн - це інший спосіб, як завжди тримати руку на пульсі та отримати дані для підтримки свого плану.

Якщо первинна аудиторія є внутрішньої аудиторією, відвідайте зустрічі, засідання, поговоріть з людьми, проведіть неформальні сесії «прослуховування». Заохочуйте людей до зворотного зв'язку та пропозицій, які потрібно задокументувати та використати як частину обґрунтування вашого плану.

Не покладайтеся на передчуття або ваші власні реакції. Дуже часто може статися, що ваша цільова аудиторія дуже відрізняється від вас, і ваші передчуття можуть виявитися неправильними.

Присвятіть час розробці та визначенню ваших цілей та завдань для себе та ваших читачів. Яких результатів, зв'язків ви очікуєте від реалізації вашого плану? Чи достатньо чітко ви сформулювали їх, щоб ваша компанія зрозуміла їх важливість?

Цілі та завдання повинні червоною ниткою пройти через увесь ваш план. Для того, щоб вони закріпилися у свідомості читачів, дуже добре повторювати їх, коли ви визначаєте стратегію та тактику (досягти цілі...).

Визначити ключові повідомлення та теми, але не вдаватися в деталі. Намагайтеся досягти консенсусу від ключових гравців щодо того, якими повинні бути основні засоби комунікації. Формулюйте їх широко і впевніться, що ви їх достатньо обґрунтували.

Використовуйте візуальні засоби, якщо це можливо, щоб продемонструвати концептуальні ідеї стосовно комунікацій із залученням ЗМІ. Пам'ятайте, що ілюстрація варта тисячі слів.

Якщо план тягне за собою велику кількість тактичних завдань та/або повідомлень, використовуйте графічні схеми, щоб показати як ви будете їх виконувати.

Вважайте, що презентація вашого плану - це обговорення вашої презентації в «PowerPoint» з ключовими особами вашої компанії, які приймають рішення.

Не бійтеся використовувати інноваційні стратегії та тактичні підходи. Як ви знаєте, не кожна проблема комунікації може бути розв'язана за допомогою ЗМІ. Найефективніші підходи, як правило, передбачають не один шлях або засіб комунікації.

Використовуйте увесь спектр елементів, і медійні і немедійні, щоб забезпечити оптимальний зворотній зв'язок з вашими цільовими групами.

Намагайтеся збалансувати охват та частоту, а також стратегії проникнення та впливу повідомлень. Чи у вашому випадку найкраще охопити більше людей чи менше людей, але частіше? Чи ви хочете, щоб ваша аудиторія мала більше інформації або щоб інформація, яку ви їй надаєте, мала більший вплив на неї?

Не забувайте про важливість масових кампаній та волонтерів. Політика може носити локальний характер, але це ефективний засіб комунікацій. Забезпечте ваші філії, що працюють з громадськістю, матеріалами, які допоможуть їм донести ваші повідомлення до громадськості. Якщо можливо, нехай вони адаптують ваше повідомлення до місцевих

умов.

Прив’яжіть ваші плани з оцінювання до ваших цілей та завдань. Якщо ваша ціль - збільшити обізнаність громадськості про нову політику або програму, використовуйте критерії оцінювання обізнаності, такі як, наприклад, відгуки, контакти та враження.

Формулюйте план простими реченнями. Як і багато інших документів, комунікаційні плани часто пишуться у спеціальному стилі та тоні. Щоб план був ефективний, він повинен бути сформульований чіткими реченнями і не містити жаргонних слів. Ви повинні бути впевнені, що ваші читачі зможуть слідкувати за вашою думкою та зрозуміють обґрунтування без жодних відволікаючих факторів. Академічна мова або креативний стиль викладення не є такими ефективними, як звичайна проста та зрозуміла мова.

При написанні:

• Використовуйте активні, орієнтовані на дію дієслова та речення, що починаються з підмета.

• Уникайте громіздких, складносурядних конструкцій та речень, що починаються з підрядного речення та прийменникового звороту.

• Будьте орієнтованими на ціль. Формулюйте складові плану у термінах переваг та результатів. Намагайтеся переконати ваших читачів, щоб вони підтримали ваш план, а не просто інформуйте їх про деталі.

Стратегічне планування - підготовка, щоб зустріти майбутнє

Ви написали комунікаційний план для фіскального року, в якому планується реалізувати велику кількість надзвичайних проектів. Зараз ваш керівник вимагає від вашого департаменту вкладу в стратегічний план компанії. З чого потрібно починати?

Майже з того самого місця, але в ширшому сенсі. При проведенні аналізу ситуації розгляньте фактор, який описує усі зовнішні чинники, що накладають довгострокові обмеження, або врахуйте не лише локальні обмеження. Залучіть ваш персонал до проведення аналізу, подивіться на ситуацію з середини, оскільки вам потрібно знати, перед тим як ви почнете планування, чи ваша організація готова до змін. Може ваш персонал потребує перепідготовки або нового обладнання, щоб задовольнити технологічним вимогам.

Наступний крок при написанні - формулювання бачення. Бачення - це те, як ваша організація, на думку її членів, має працювати в майбутньому. Слід врахувати наступні дуже важливі аспекти:

Департамент комунікаційних послуг буде переважним провайдером комунікаційних послуг для усіх національних та регіональних відділень Агенції Х.

Або

Група комунікаційних послуг буде підтримувати місію Агенції Х шляхом

використання телекомунікаційних та інформаційних технологій, щоб забезпечити швидший, більш зручний та ефективніший доступ до послуг зв'язку, надаючи, таким чином, послуги клієнтам, зацікавленим сторонам Агенції та широкому загалу.

Цілі, стратегії та завдання

Ціль показує, куди ви збираєтеся рухатися. Стратегія - шлях до цього. Завдання - це конкретні кроки, які вам потрібно зробити, щоб досягти цілі. Для досягнення цілі може потребуватися більше однієї стратегії, а для реалізації стратегії - цілий ряд завдань.

Одна ціль, що стосується бачення, може бути такою:

Підсилення ефективності оголошень у формі звернень до громадськості Агенції Х за допомогою використання мультимедійних засобів.

Завдання повинні бути конкретними (точно описувати, що слід зробити) та такими, що їх виконання може бути оціненим:

До кінця 2003 року 90 відсотків компаній, які отримали публікації Агенції, вважатимуть їх корисними. Визначте конкретну дату.

Отже, для вищевказаної цілі завдання буде таким:

90 відсотків необхідних мультимедійних технологій та повністю підготовлених працівників будуть готовими до роботи до середини 2001 року.

Інше завдання може бути таким:

Мультимедійне оголошення у формі звернення громадськості за результатами дослідження, проведеного Агенцією Х в рамках ініціативи з генетичної інформації, повинно бути готовим для розповсюдження до вересня 2002 року.

Плани дій

План дій ставить перед нами завдання відійти від абстрактних мрій, притаманних світу планування, та взятися на написання реальних кроків, які будуть фактично реалізовуватися.

Оцінка ефективності

Важливою частиною процесу планування є визначення того, яким чином ви будете оцінювати ефективність його виконання. Для оцінювання ефективності, яка стосується суспільного визнання, ви можете використовувати дослідження клієнтської бази, кількість відвідувань вебсайту, а також дослідження фокус-груп. Ресурси, які ваш департамент комунікацій може виділити для цього завдання, будуть визначати, наскільки багато інформації ви отримаєте від цієї діяльності. Гарна ідея - провести зустріч з офіційними особами, які здійснюють керівництво загальною діяльністю зі стратегічного планування, можливо, згідно з Законом про роботу уряду та результати, у вашій агенції. Вони не лише зможуть точно сказати вам що потрібно, але й поділяться досвідом і прикладами, які

стосуватимуться вашої місії.

Однак, стратегічне планування не слід вважати чимось подібним до написання звіту, оскільки це є неперервний процес. Це ітеративний, динамічний процес, який враховує все вищесказане. Хороший стратегічний план - це основа для усіх важливих речей, якими займаються комунікаційні відділи кожен день для сприяння досягненню результатів, пов’язаних з місією компанії. Якщо до цього залучений ваш персонал, а також ваші клієнти зсередини компанії та зовнішні клієнти, розробка стратегічного плану допоможе чіткіше визначити ваші пріоритети та спільні цілі.

Велика справа - отримати допомогу тоді, коли вона вам потрібна. Організації та корпорації приватного сектору розробляють стратегічні плани на роки. Спробуйте набрати слова “стратегічне планування” в будь-якій пошуковій системі Інтернету - ви будете здивовані кількістю посилань. Головне бюджетно-контрольне управління США (Government Accounting Office www.gao.gov) має величезну кількість звітів та настанов. Існують групи зі стратегічного планування, які періодично проводять свої зустрічі у Вашингтоні, округ Колумбія, деякі з них отримують спонсорську підтримку від Департаменту управління персоналом. Але найкраще - знайти експертів з управління у вашій агенції і поставити їм багато запитань.