РОЗДІЛ III КОМУНІКАЦІЇ З ЗОВНІШНІМИ АУДИТОРІЯМИ СУДУ: ОРГАНІЗАЦІЙНА ПЕРСПЕКТИВА

Цілі

Після цього заняття учасники зможуть:

1. Визначити ідеальну та прийнятну штатну структуру команди, яка займається комунікаціями суду

2. Визначити приклади внутрішніх структур, які займаються комунікаціями в іноземних судах

Матеріал Сторінка

1.

2. Політика судового відділу зв'язків з громадськістю щодо ЗМІ (Округ Кларк, США)

3. Проект посадової інструкції спеціаліста суду із зв'язків з громадськістю (Україна)

4. Основні компетенції спеціалістів із зв'язків з громадськістю (США)

1.1. Переваги цілеспрямованої комунікації судів з громадськістю

Майкл Сомермеєр

Резюме

Фахівці зі зв'язків із громадськістю (ФЗГ) у судах слугують головною з'єднувальною ланкою між громадськістю, засобами масової інформації та судом. Люди, які обіймають посаду ФЗГ, повинні мати відповідний професійний рівень, і за загального керівництва голови суду відповідають за підготовку та розповсюдження будь-якої інформації стосовно діяльності суду до широкої громадськості, приватних та державних установ, а також до засобів масової інформації, створюючи судові публікації, готуючи звіти та координуючи зусилля програм підтримки.¹

Вступ

Ще ніколи не була більшою важливість фахівця зі зв'язків із громадськістю (ФЗГ) у забезпеченні спеціалізованої комунікації з громадськістю від імені суду. Уміння створювати сильні ключові повідомлення дозволяє суду повідомляти про свої потреби та демонструвати вчинки для забезпечення справедливого доступу до правосуддя.

Цей документ описує ключові компетенції та посадові обов'язки фахівців зі зв'язків із громадськістю у судах округу Кларк. Детальна інформація про набір навичок та вмінь, а також корисності ФЗГ була зібрана підчас дослідження, проведеного Національним центром судів та засобів масової інформації ім. Дональда Рейнолдса при Національному юридичному коледжі та Конференцією фахівців зі зв'язків із громадськістю у судах.

Ще двадцять років тому думка про те, щоб мати в штаті фахівця зі зв'язків із громадськістю, була для судів чужою. Якщо раніше фахівців зі зв'язків із громадськістю принизливо вважали «майстрами вивертів та вигинів», наразі ця посада еволюціонувала і стала невід'ємною частиною адміністративного керівництва. Таких фахівців не тільки приймають у сучасних судах, а й нетерпляче чекають. ФЗГ у судах надають фактичну інформацію про судові процеси та події, що поліпшує стосунки судів з громадськістю та засобами масової інформації² та підвищує точність і правильність повідомлень у новинах. ФЗГ у судах виконують стратегічну важливу функцію з визначення питань, підготовки відповідей та оцінювання ефективності комунікаційної програми суду.

Фахівці зі зв'язків із громадськістю не лише розповсюджують публічні документи та іншу відкриту інформацію про суди, але також працюють зі ЗМІ, щоб підкреслити сильні сторони та ініціативи суду. З роками до обов'язків ФЗГ у судах додалось надання підтримки соціально-орієнтованих програм судів, законодавчих та урядових ініціатив, внутрішньої комунікації та юридичної освіти. ФЗГ виконують роль комунікаційних стратегів, коли судам необхідно повідомити необхідну інформацію або дати відповідь на негативні новини та публікації. Відповідаючи на потреби громадськості, а також пропагуючи ініціативи та програми суду, ФЗГ у суді став невід’ємною частиною зусиль судів з підтримки та зміцнення довіри до судової системи.

Конференція фахівців зі зв’язків із громадськістю у судах, група професіоналів, яка складається зі 150 ФЗГ у судах (див.

Звідки люди отримують новини судів?

Головні джерела інформації

27% - місцеві новини

30% - загальнонаціональні газети

23% - телевізійні новини

5% - Інтернет

4% - випадкові джерела

2% - власний досвід

5% - співробітники суду

4% - побічний досвід

Decision Resources, Ltd.

Дослідження читачів та глядачів новин у 2006 показало, що переважну більшість того, що люди знають про суди, вони дізналися зі ЗМІ. Найбільшими джерелами інформації продовжують залишатися газети та телебачення. Також зростає частка Інтернету та соціальних медіа. Невелика кількість, п’ять відсотків, отримують новини від співробітників судів. Робота зі ЗМІ з розповсюдження інформації про суд та надання відповідей про незавершені справи підвищує вірогідність того, що громадськість зрозуміє місію суду із забезпечення справедливого доступу до правосуддя³.

ЗМІ продовжують займати лідируючі позиції в інформаційному вирі. Більшість людей отримують інформацію про судові процеси, ініціативи та програми із загальних ЗМІ, ніж з будь-якого іншого джерела. Журналісти звикли покладатися на те, що фахівці зі зв’язків із громадськістю забезпечать їх повною та достовірною інформацією та допоможуть у підготовці новин, статей та сюжетів, які стосуються судових процесів та інших питань, пов’язаних із діяльністю суду. Це дозволяє громадськості чіткіше розуміти роль судів та їх діяльність.

Зали суду сповнені усілякими драмами, яких так палко бажає публіка. ЗМІ дуже швидко зрозуміли те, що давно знали представники судової системи: суд - це динамічне місце, де щодня розгортаються справжні людські пристрасті та життєві історії. Люди приходять до судів злими, засмученими, розкаявшись або ж не розкаявшись.

місце, де вирують емоції.

Все більше і більше громадськість стає одержимою судовими новинами. Репортери пишуть свої історії як драми. Новини надходять до нас 24 години на добу, сім днів на тиждень. Люди прагнуть інформації про судові процеси або обвинувачення і вимагають їх негайно.

Завдяки вмінням та роботі фахівця зі зв'язків із громадськістю у суді громада дізнається, що реальність міської судової системи дуже мало нагадує судові шоу, які вони бачать на телебаченні. Вони дізнаються, що суди забезпечують вирішення спорів, полегшення для потерпілих, а також можливість встановлення правосуддя для тих, хто був засуджений помилково.

'Sinceyott 6ave already been convicted by the media,. I imagine ωc can wrap this af> pretty quickly.*

©2001 Колекція The New Yorker з cartoonbank.com. Усі права захищені.

«Оскільки ви вже засуджені ЗМІ, я гадаю, ми можемо покінчити з цим досить швидко».

Зацікавленість ЗМІ призводить до судової практики та потреби у ФЗГ

Підвищена зацікавленість ЗМІ до гучних справ⁴ та можливості ЗМІ до поширення новин та історій спричинили нову хвилю конкуренції у висвітленні судових справ у ЗМІ. Суди перетворилися на майданчик, де з новою силою спалахнула битва між правами преси та правами відповідачів, оскільки ЗМІ наполегливо шукають нічим необмежений доступ до спостерігання за судовими слуханнями, збором нотаток та переглядом судових документів.

З рештою, низка судових рішень Верховного суду США визначила та встановила рівновагу між доступом ЗМІ до судової зали зал та правами відповідачів, особливо справа «Richmond Newspapers, Inc. проти штату Віргінія», справа «Press-Enterprise проти Вищого суду (І та ІІ)» та справа «Star Journal Pub. Co. проти окружного суду». Верховний суд США відзначив, що доступ до судів є фундаментальною складовою розвиненої демократії.

Незабаром телевізійні репортери почали вимагати можливість використовувати свої камери у суді, аби робити репортажі - візуальне зображення реплік та тонкощів судових засідань. З середини 20 сторіччя доступ телевізійних камер до зали судових засідань був обмежений, здебільшого у відповідь на значний галас навколо судового процесу у справі про вбивство Сема Шеппарда⁴. І поки Верховний суд США прийняв рішення у справі «Estes проти Техасу», що Перша поправка до Конституції США не гарантує доступ камер до судової зали, з середини 1980-х судді почали дозволяти камерами записувати та передавати в ефір судові засідання.

Значним просуванням у висвітленні судових засідань у судах Невади стало рішення Верховного суду Невади у 1998 році, яким він затвердив правила, згідно яких дозволяється присутність телевізійних камер у судових залах. Ці правила, визначені у Правилах 229-247 «Правила Верховного суду щодо роботи камер та електронних медіа у судах», слугують підставою для висвітлення судових засідань пресою у судах Невади. Зрештою, ці правила надають кожному судді право прийняти остаточне рішення щодо того, коли і як допускати ЗМІ на слухання. Цей принцип забезпечує здатність судді захистити гарантію чесного правосуддя, як зазначено у справі «Сполученні штати проти Brooklier», та інші відповідні справи. Ці правила розроблені таким чином, аби обмежити вплив ЗМІ на судовий процес та забезпечити конституційні права відповідача.

Протягом останніх кількох років ЗМІ Невади все частіше роблять репортажі з судових процесів та інших судових засідань. Необхідність у фахівці зі зв'язків із громадськістю дуже зросла, оскільки гучні справи⁵ привернули увагу ЗМІ зі всього світу, як-от: «Штат проти Строхмаєра», «Штат проти Мерфі», «Штат проти Рудін» та «Штат проти Сімпсона».

Створення посади фахівця зі зв’язків із громадськістю в суді в окрузі Кларк

Слава та інтрига навколо судів округу Кларк були скріплені у 2000 році завдяки справі «Штат проти Мерфі», відомого для мільйонів людей як судовий процес у справі про вбивство Бініон.

Відділ зі зв'язків із громадськістю у суді був створений у 2001 році, щоб забезпечити суд Восьмого судового округу рекомендаціями зі зв'язків із громадськістю та підтримкою у гучних справах. Роль цього відділу поширилася у 2005 році, коли також був доданий міський суд Лас-Вегасу. Раніше діяльність зі зв'язків із громадськістю була розподілена між керуючими справами суду та HR-менеджером за підтримки Управління зі зв'язків із громадськістю округу Кларк.

1.2. Роль фахівця зі зв’язків із громадськістю

Фахівець зі зв'язків із громадськістю має здатність та можливість розвивати стосунки зі ЗМІ та вирішувати медіа-питання, на які в суддів та керуючих справами суду обмаль часу чи можливостей. Це дозволяє репортерам отримувати інформацію, коли вона їм потрібна. Розвинені стосунки зі ЗМІ також дають ФЗГ суду можливість розповсюдження позитивної інформації, коли у судів виникає потреба у спілкуванні з громадськістю.

Оскільки робота ЗМІ включає в себе дедлайни (крайні строки подачі матеріалів), які можуть бути щоденними або навіть щогодинними (це стосується вебсайтів, цілодобових каналів та соціальних медіа)⁶, дуже важливо створити джерело у суді, яке буде доступним та зможе вчасно надавати інформацію. Керуючі справами суду рідко мають таку можливість, а судді занадто зайняті виконанням своїх обов'язків. Позитивні стосунки зі ЗМІ⁷ також можуть означати, що ЗМІ писатимуть про ініціативи суду, коли буде необхідно пропагувати судову програму чи нову процедуру. Гарні стосунки забезпечують те, що репортер більш схильний вислухати сторону суду і висвітлити проблему з усіх боків.

Фахівці зі зв'язків із громадськістю у судах розробляють комунікаційні стратегії та працюють зі своїми контактами, ЗМІ або зацікавленими групами, щоб розповсюдити новини суду. ФЗГ у суді навчений розуміти життєвий цикл новини, процес зібрання новин і вміє відповідати на запити належним чином.

Щодня фахівці зі зв'язків із громадськістю у судах допомагають ЗМІ зі щоденним розкладом та оновленнями статусу справ, в яких ЗМІ попросили дозволу на зйомку, відеозапис або фотографування. Допомога ЗМІ з їхніми запитами загального характеру може принести користь суду, зменшивши кількість дзвінків журналістів працівникам суду.

В особливо важливих справах копії документів надаються ЗМІ в електронному вигляді або забезпечується їх наявність у найближчому копіювальному центрі. Таким чином зменшується навантаження з боку ЗМІ, які роблять запити документів у секретаря суду⁸.

Фахівець зі зв'язків із громадськістю інформує суддів про новини та повідомлення у ЗМІ та про судові справи, які привертають увагу ЗМІ. Підчас особливо важливих або гучних судових процесів фахівець зі зв'язків із громадськістю у суді розробляє медіа- плани, деталізуючи всі аспекти висвітлення особливо важливої справи у ЗМІ⁹. Це планування здійснюється спільно з головою суду, суддею який розглядає справу, керуючим справами суду та судовим маршалом, який відповідає за безпеку у будівлі суду. Ці плани надаються акредитованим ЗМІ, адвокатам та судді до того, як почнеться розгляд особливо важливої справи.

Після початку судового процесу фахівець зі зв'язків із громадськістю у суді виконує наступні функції: допомагати та давати поради судді, який розглядаю справу, та голові суду щодо питань, пов'язаних зі ЗМІ; працювати над мінімізацією впливу присутності ЗМІ та обробкою запитів ЗМІ щодо задіяних у процесі працівників суду, щодо інших судових приміщень та судової діяльності; допомагати забезпеченню дотримання відповідного етикету у суді, щоб сторони, які беруть участь у процесі, могли отримати справедливе правосуддя; а також працювати над забезпеченням найзручнішого розташування публіки згідно можливостей, які має суд.

Типові обов'язки

I. Надання ЗМІ первинної інформації та координація контактів для надання поточної та надзвичайної формації ЗМІ та громадськості.

а) Розвиває та підтримує робочі стосунки з і ЗМІ, громадськістю та зацікавленими групами.

б) Інформує працівників суду, адвокатів, громадськості, ЗМІ, освітніх закладів, урядових установ, громадських та професійних організацій а також інших відповідних груп про функції, діяльність та цілі суду.

в) Координує надіслані запити на акредитацію камер у суді.

г) Готує та поширює прес-релізи, зведення та заяви до ЗМІ.

д) Надає ЗМІ інформацію та письмові матеріали стосовно судових процесів, слухань та клопотань.

е) Надсилає електронні щоденні зведення новин суддям та адміністрації суду.

є) Координує підготовку відповідей на інформаційні запити з боку ЗМІ, громадськості та інших організацій.

ж) Координує роботу ЗМІ у суді.

II. Забезпечення координації проекту та аналізу комунікаційної політики.

а) Працює над розробкою матеріалів та розробляє найбільш інформаційний підхід презентації матеріалів.

б) Допомагає з матеріалами для окружного суду.

в) Проводить дослідження.

г) Готує відповіді судів округу Кларк громадськості та окремим офіційним особам.

д) Розглядає та оцінює комунікаційні потреби у незакінчених судових справах та справах, які пропонуються до розгляду.

е) Забезпечує зв'язок та підтримку персоналу у низці комітетів.

III. Розробка інформаційних судових матеріалів та допоміжних документів.

а) Брошури

б) Річні звіти

в) веб-сайти

г) відео

IV. Надання підтримки, навчальних послуг громадськості.

а) Громадські події, запрошення до виступів та турне.

б) Візити та турне можновладних осіб.

в) Проводить екскурсії для освітніх закладів ат інших груп.

г) Події, спрямовані на ознайомлення громади

V. Спеціальні проекти.

а) Пише та редагує звіт пор стан судової системи.

б) Пише колонку від імені голови суду Восьмого судового округу для юридичного журналу графства Кларк.

в) Створює та розробляє допоміжні матеріали на підтримку законодавчих пропозицій та пропозицій з комунікаційної політики.

г) Координує щорічний день «Приведи свою дитину на роботу».

д) Допомагає в організації подій з нагородження, відзначення суддів.

е) Допомагає з підготовкою низки подій, які відбуваються на території суду.

Висновки

Фахівець зі зв'язків із громадськістю у суді аналізує та розробляє комунікаційні інструменти, які дозволяють судам округу Кларк пропагувати їх місію служіння громадськості. Суди округу Кларк продовжують привертати увагу до різноманітних програм та особливо важливих судових процесів. Комунікаційні поради та стратегічне планування, впроваджене ФЗГ у суді, дозволяє суду організувати процес підготовки відповідей таким чином, що його можна вимірювати та контролювати. Фахівець зі зв'язків із громадськістю створює комунікаційні матеріали, які підтримують судові ініціативи, особливо допоміжні матеріали для законодавчих, соціально-орієнтованих та судових програм.

Суд вимагає професійного управління зв'язками зі ЗМІ для комунікації необхідних меседжів, оскільки він працює над забезпеченням справедливого та рівноправного здійснення правосуддя. При цьому громадськість вимагає доступу до програм та інформації по суди. Завданням фахівця зі зв'язків із громадськістю є забезпечення судів округу Кларк спеціалізованими знаннями, які сприяють розповсюдженню інформації про програми, створення зв'язку між керівництвом суду та громадськістю та координація спеціальних проектів, які підтримують стратегічну місію суду.

Типова посадова інструкція спеціаліста із зв’язків з громадськістю

ПОГОДЖЕНО

Рішення Ради суддів України від 02 жовтня 2009 р. №

ПРОЕКТ

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державної судової адміністрації України від 2009 р. №_________

ТИПОВА ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ СПЕЦІАЛІСТА ІЗ ЗВ’ЯЗКІВ З ГРОМАДСЬКІСТЮ

1. Загальні положення

1.1. Посадова інструкція спеціаліста суду із зв'язків з громадськістю встановлює єдині засади діяльності, обсяг посадових обов'язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність особи, яка займає посаду спеціаліста суду із зв'язків з громадськістю (далі - спеціаліст), кваліфікаційні вимоги.

1.2. Спеціаліст є посадовою особою апарату суду, правовий статус якої визначається Законом України "Про державну службу".

1.3. Спеціаліст призначається на посаду та звільняється з посади наказом голови суду з дотриманням вимог трудового законодавства та законодавства про державну службу України.

1.4. На посаду спеціаліста призначається особа, яка має вищу гуманітарну освіту з освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста, стаж роботи за фахом на державній службі або в засобах масової інформації не менше 2-х років.

1.5. Спеціаліст безпосередньо підпорядковується голові суду та керівнику апарату суду.

1.6. Спеціаліст безпосередньо підпорядкованих працівників апарату суду не має.

1.7. У випадку тимчасової відсутності спеціаліста, його посадові обов'язки виконує помічник (радник) суду або інша особа, визначена головою суду.

1.8. Спеціаліст у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами.

1.9. Спеціаліст повинен бути добре обізнаним з Кодексом професійної етики суддів України та Правилами поведінки працівника суду.

2. Завдання та обов'язки

2.1. Аналізує цільові аудиторії суду, громадську думку з метою постановки комунікаційних задач, розробки програм та оцінки ефективності діяльності суду у сфері зв'язків з громадськістю.

2.2. Розробляє комунікаційну стратегію суду та план дій з метою побудови ефективних взаємовідносин з цільовими аудиторіями суду, підвищення обізнаності про діяльність, програми та заходи, які здійснює суд.

2.3. Забезпечує розвиток інформаційних зв'язків між судом та відвідувачами суду, місцевим населенням, органами державної влади, підприємствами, об'єднаннями громадян, науковими та експертними установами, засобами масової інформації тощо.

2.4. Розбудовує взаємовідносини з різними цільовими групами через робочі контакти, організацію та участь у програмах і заходах.

2.5. Планує та запроваджує заходи з інформування працівників апарату суду, суддів, адвокатів, громадські організації, місцеве населення, ЗМІ, навчальні установи, державні установи, громадські, професійні організації та інші цільові групи про функціонування, діяльність та задачі суду.

2.6. Сприяє формуванню об'єктивного уявлення про діяльність суду у громадськості, державних структур, а також інших цільових груп.

2.7. Здійснює робочі контакти з відповідними органами, установами, підрозділами, експертами державних органів влади та органів місцевого самоврядування.

2.8. Виконує функції контактної особи суду у відносинах зі ЗМІ, розуміє важливість висвітлення у пресі діяльності суду, поводиться з представниками медіа з повагою з огляду на їх місію інформувати суспільство.

2.9. Формує і веде актуальну базу даних ЗМІ та журналістів, розбудовує ефективні взаємовідносини з засобами масової інформації шляхом надання інформації та матеріалів про діяльність та програми суду представникам ЗМІ.

2.10. Координує підготовку звітів, прес-релізів, буклетів, брошур, матеріалів для прес-конференцій, брифінгів, аудіовізуальних презентацій з використанням комп'ютерних технологій, періодичних вісників та інших публікацій для внутрішнього і зовнішнього розповсюдження.

2.11. Бере участь у розробці технічного завдання на розробку веб-сайту суду, відповідає за наповнення веб-сайту і аналіз ефективності його роботи.

2.12. Готує відповіді на запити ЗМІ.

2.13. Досліджує матеріали та готує зміст для новин і статей в національних, регіональних та місцевих друкованих ЗМІ, а також Інтернет-ресурсах.

2.14. Проводить моніторинг матеріалів преси, радіо та телебачення, які стосуються діяльності суду, забезпечує збереження цієї інформації, організовує оперативне реагування на виступи, повідомлення про суд, якщо це доречно.

2.15. Координує проведення інтерв'ю з суддями та працівниками апарату суду.

2.16. Готує і надає голові суду добірки інформаційних матеріалів про судову діяльність, експрес-аналізів (дайджестів) матеріалів ЗМІ.

2.17. Після узгодження з головою суду направляє в ЗМІ прес-релізи та інші офіційні документи; анонсує події і заходи, програми і плани суду.

2.18. Бере участь в підготовці та проведенні прес-конференцій, брифінгів, організації тематичних зустрічей з журналістами з питань судової діяльності, візуальних матеріалів, в здійсненні інших організаційних заходів.

2.19. Спільно з головою суду розробляє план дій поводження з пресою в умовах резонансних судових процесів і завчасно доводить його зміст до уваги ЗМІ.

2.20. Координує присутність ЗМІ на судових процесах, забезпечуючи доступ різних медіа на не дискримінаційній основі.

2.21. Відвідує слухання резонансних справ.

2.22. Відповідає за підготовку прес-релізів з метою спростування/уточнення поширеної ЗМІ інформації з повагою до презумпції невинуватості особи і права суспільства бути своєчасно поінформованим.

2.23. Забезпечує ведення діловодства у сфері взаємодії з громадськістю і ЗМІ.

2.24. Аналізує і узагальнює досвід взаємодії суду з громадськістю та засобами масової інформації.

2.25. Аналізує діяльність суду із зв'язків з громадськістю та враховує результати при наступному плануванні роботи.

2.26. Організовує методичну допомогу суддям та працівникам апарату суду з питань інформаційного законодавства та політики.

2.27. Здійснює інші обов'язки, пов'язані зі зв'язками з громадськістю.

3. Права

Спеціаліст має право:

3.1. Користуватися правами і свободами, передбаченими Конституцією України, Законами України "Про державну службу", "Про судоустрій України" та іншими нормативними актами.

3.2. На соціальний та правовий захист відповідно до свого статусу.

3.3. Вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи суду у сфері зв'язків з громадськістю.

3.4. Брати участь у плануванні роботи суду у межах своєї компетенції.

3.5. Одержувати від структурних підрозділів суду інформацію, необхідну для виконання покладених на нього функцій і обов'язків.

3.6. Отримувати у встановленому порядку від посадових осіб суду документи, довідки, розрахунки, інші матеріали, необхідні для виконання службових обов'язків.

3.7. За згодою голови суду залучати суддів, керівників структурних підрозділів суду, відповідних спеціалістів для підготовки документів, а також для розробки заходів, що здійснюються прес-службою суду.

3.8. Брати участь у роботі президії суду, Зборах і нарадах суддів судових палат у межах своєї компетенції, робочих зустрічах колективу суду, зустрічах з іноземними делегаціями, інших заходах суду;

3.9. Підписувати службову документацію в межах своєї компетенції.

4. Відповідальність

4.1. Спеціаліст відповідно до Кодексу законів про працю України, Законів України „Про державну службу” та „Про боротьбу з корупцією” несе відповідальність за порушення трудової дисципліни, неякісне або несвоєчасне виконання посадових обовязків і завдань, бездіяльність або недобросовісне використання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки державного службовця або обмежень, пов'язаних зприйняттям на державну службу та її проходженням.

4.2. Спеціаліст не несе відповідальність за некоректне висвітлення, перекручення у засобах масової інформації діяльності суду або його посадових осіб, що сталися не з його вини.

Компетенція фахівців із зв'язків з громадськістю

Судові відповідальні за зв'язки з громадськістю, виконують функції контактних осіб між судовою владою та громадськістю і працюють на усіх рівнях судової системи, включаючи, суди першої інстанції, апеляційні суди та адміністративні відділи судів. Хоча їхні обов'язки можуть значно відрізнятися залежно від штату та юрисдикції того чи іншого суду, відповідальний за зв'язки з громадськістю загалом забезпечує підтримку відносин зі ЗМІ та громадськістю, підтримку роботи з населенням, освіти та публікацій. Він також може брати участь у законодавчій та урядовій діяльності, внутрішніх комунікаціях, правовій освіті та виконанні наглядової управлінської функції, наприклад, керування відділом зв'язків з громадськістю.

Судовий відповідальний за зв'язки з громадськістю, загалом має бездоганно володіти навичками і письмової, і усної комунікації, а також повинен мати аналітичні здібності, дипломатичність, гнучкість, креативність, швидкість мислення, вміння перекладати юридичні жаргонізми мовою пересічної людини, здатність виконувати декілька функцій одночасно та вміння зберігати спокій в умовах тиску. Судовий відповідальний за зв'язки з громадськістю, працює з суддями, працівниками суду, адвокатами, ЗМІ та громадськістю і, отже, повинен мати знання, впевненість, піар- навички для того, щоб ефективно працювати з кожною з цих сторін.

Нижченаведений перелік основних компетенцій відображає досвід та широкий спектр навичок, які повинні мати судові відповідальні за зв'язки з громадськістю. Цей перелік не слід розглядати як посадову інструкцію судових відповідальних за зв'язки з громадськістю, а, скоріше, як розширений каталог потенційних функцій. Фінансове та кадрове забезпечення відділів зв'язків з громадськістю також безпосередньо впливає на можливості його співробітників виконувати функції, зазначені у цьому документі. При зменшенні цих ресурсів, зменшуватимуться можливості судових відповідальних за зв'язки з громадськістю у виконанні своєї роботи.

Відносини зі ЗМІ

Підтримка відносин зі ЗМІ загалом є однією з основних обов'язків судових відповідальних за зв'язки з громадськістю. Їхня головна мета - створити позитивний імідж та сприяти порозумінню між судами та ЗМІ, застосовуючи різноманітні навички та прийоми.

Як медіа-експерт,

• розробіть та запровадьте план роботи зі ЗМІ;

• будуйте та підтримуйте довіру, як у відносинах з пресою, так і зі співробітниками суду;

• консультуйте вище керівництво з медіа-питань;

• стратегічно використовуйте піар-інструментарій (наприклад, прес-

конференції, прес-релізи, інформаційні листи, інформаційні повідомлення);

• оцінюйте результати медіа-кампаній;

• пишіть публіцистичні статті та листи до редакторів в освітніх цілях або з метою відповіді на негативний матеріал;

• відслідковуйте поточні та прогнозуйте майбутні новини;

• готуйте співробітників суду до розмов з представниками ЗМІ у формі брифінгу про основи проведення інтерв'ю та консультуйте їх про потенційні можливості та про підводні камені інтерв'ю;

• здійснюйте моніторинг висвітлення у новинах подій, пов'язаних з роботою суду, та складайте щоденне резюме на основі статей, присвячених роботі судів;

• стратегічно розміщуйте матеріали.

Як речник суду,

• застосовуйте зрозумілі терміни, уникаючи юридичних жаргонізмів;

• надавайте журналістам точну інформацію та необхідні цитати;

• представляйте журналістам «точку зору» суду і надавайте супровідну інформацію;

• аналізуйте та визначайте пріоритет питань, які потребують негайної уваги найвищого керівництва;

• давайте інтерв'ю з актуальних питань;

• розумійте журналістський жаргон (наприклад, «з офіційного джерела», «з анонімного джерела» «за непідтвердженими даними» «за неофіційними даними») та визначайте відповідний час використання цих способів надання інформації;

• дотримуйтеся у своїй роботі часових обмежень журналістів та розумійте різний час підготовки друкованих, радіо-, теле- та Інтернет-новин;

• визначайте відповідний час для виконання функцій речника та відповідний час для спілкування з суддями та співробітниками суду.

Забезпечуючи публічність,

• готуйте прес-релізи та інформаційні бюлетені, які привертають увагу і є цікавими з точки зору подачі новин;

• оцінюйте новинну привабливість матеріалу та наголошуйте на ній, «продаючи» ці матеріали ЗМІ;

• познайомтеся з редакторами та журналістами, перед якими поставлене завдання «вдарити» по судах;

• встановіть найкращий медіа-засіб для того чи іншого матеріалу та адаптуйте матеріал відповідно;

• залучіть журналістів та редакторів, які розміщуватимуть матеріали про суди;

• надавайте журналістам імена членів колегії адвокатів або інших об'єднань в якості джерел інформації у процесі підготовки матеріалів для суду.

Підтримуючи позитивні стосунки між судом та пресою,

• швидко та точно реагуйте на запити преси;

• формуйте стислі дані про справи/рішення та своєчасно розподіляйте їх серед представників преси;

• керуйте потребами ЗМІ при розгляді резонансних справ, включаючи зустрічі у залі судових засідань, кількість осіб у приміщеннях для преси, доступ до судової документації тощо;

• сприяйте діалогу та добрим відносинам судів і ЗМІ, влаштовуючи регулярні засідання керівників судів та редакторів;

• готуйте медіа-матеріали, інформаційні буклети, історичні матеріали чи інші інформаційні публікації, що допомагатиме журналістами висвітлювати роботу судів;

• розробляйте та координуйте реалізацію освітніх програм для ЗМІ.

Працюючи з негативно налаштованою пресою,

• зупиніть ефект сніжного кому при подачі помилкового, негативного матеріалу;

• швидко оцініть кризову ситуацію та проконсультуйте керівництво стосовно оптимального плану дій;

• забезпечте своєчасного виконання стратегічного плану;

• швидко збирайте та поширюйте факти про певну ситуацію з метою досягнення контролю над матеріалами;

• дійте в якості речника організації або призначте іншу особу речником для роботи з репортерами;

• активно працюйте у кризовій ситуації, щоб після публікації Вам не довелося реагувати на негативні публікації;

• пишіть публіцистичні матеріали та «листи до редактора» у відповідь на негативну чи помилкову статтю;

• підтримуйте партнерські стосунки з адвокатурою та іншими відповідними об’єднаннями у процесі реагування на критику роботи судів.

Координуючи цікаві для преси події,

• визначте найкращі способи реалізації задач організації (наприклад, що краще для організації: прес-конференція, інтерв’ю один на один чи брифінг для преси тощо);

• консультуйте та навчайте вище керівництво стосовно цих питань;

• оберіть та створіть перелік речників для певної події;

• знайте, як саме повідомляти пресу та забезпечувати висвітлення певної події у новинах;

• створюйте письмові прес-матеріали для їх подальшого поширення у т.ч.: прес- релізи, інформаційні бюлетені, ілюстрації та інші матеріали;

• включіть необхідний Вам захід у перелік медіа-заходів;

• знайте, як організувати кімнату для прес-конференції, беручи до уваги візуальні аспекти цікавої для преси події та потреби ЗМІ;

• забезпечте можливість підключення устаткування при широкомасштабній трансляції;

• слідкуйте за учасниками медіа-заходу та направте їх до відповідних речників;

• оцініть результати прес-конференцій, склавши матеріали для новин та провівши моніторинг медіа-покриття.

Комунікація у кризових ситуаціях

• Створіть план комунікації у кризових ситуаціях;

• реалізуйте порядок дій у надзвичайних обставинах;

• знайте, як передавати громадськості та співробітникам суду інформацію у надзвичайних обставинах тоді, коли виникають труднощі з традиційними засобами комунікації (наприклад, радіо, Інтернет, телефони «гарячої лінії»).

Освіта

Допомагати громадськості зрозуміти та оцінити роль та функцію судової системи є важливим та складним завданням. Визнаючи ЗМІ єдиним способом спілкування з громадськістю, Судовий відповідальний за зв'язки з громадськістю, повинен розробити ідеї та реалізувати освітні програми, які охоплюватимуть усі верстви населення від молоді до людей старшого віку.

• Розробіть програми у співпраці з місцевими навчальними закладами, які ознайомлюватимуть студентів з судовою системою (наприклад, екскурсії до суду, інсценування судового процесу, дні відкритих дверей, наставництво та програми стажування);

• реагуйте на запити та клопотання громадськості;

• створюйте письмові інформаційні пакети для цільових груп;

• працюйте у партнерстві з місцевими навчальними закладами у процесі розробки навчальних планів, які пов'язані з правознавством та застосовуються у програмах викладання суспільних наук;

• працюйте у партнерстві з школами права при розробці для студентів програм, які пов'язані з судовою системою (наприклад, літнє стажування, стажування в якості секретаря судді);

• наглядайте або беріть участь у процесі розробки та функціонуванні вебсайту судової системи з метою надання пресі та громадськості вчасної, актуальної інформації;

• розробіть програми доступу до кабельної лінії, яка допоможе інформувати громадськість про різноманітні правові питання;

• створюйте та розміщуйте оголошення про суспільну службу;

• розробляйте та реалізуйте суспільні кампанії з правових питань;

• розробляйте веб-контент та інформуйте громадськість мережею Інтернет.

Робота з населенням

З освітою тісно пов'язана робота з громадськістю, яка передбачає формування ефективних стосунків з громадськістю та надання точної інформації про діяльність суду основним групам населення, а саме: бізнесу, громадянському суспільству, правовим та правозастосовним організаціям.

• Формуйте зацікавленість населення та сприяйте підтримці населення;

• оцініть потреби громади та розробіть судові програми, які задовольнятимуть ці потреби;

• працюйте у співробітництві з громадськими організаціями для створення та розробки програм роботи з населенням;

• створіть для суддів та співробітників судів можливість виступити у громадських радах, навчальних закладах та перед іншими групами зацікавлених осіб;

• створіть екскурсійні програми до судів, адаптовані під різноманітні аудиторії (наприклад, школярі, громадяни похилого віку, судді інших судів);

• оцінить вимоги запровадження нової програми та реалістично оцініть можливі переваги відносно наявних ресурсів;

• працюйте у співробітництві з адвокатськими об’єднаннями з питань правознавчих програм;

• плануйте та координуйте спеціальні заходи та програми, наприклад, день права, акція «На роботу - разом із донькою», дні відкритих дверей тощо.

Внутрішня комунікація

Для належного обслуговування громадськості необхідно забезпечити належну поінформованість персоналу. Надання суддям та співробітникам судів точної інформації про діяльність суду та основні політичні ідеї часто є обов’язком судового відповідального за зв’язки з громадськістю.

• Складайте та регулярно поширюйте новини та відеоматеріали про роботу судів;

• пишіть, редагуйте чи керуйте процесом підготовки новин та публікацій співробітниками суду;

• оцінюйте інформацію на предмет її релевантності для працівників та поширюйте її через відповідні канали (наприклад, система Інтернет, електронна пошта);

• розробіть та запровадьте план повідомлення директив співробітникам у випадку надзвичайних обставин.

Публікації

Опубліковані судом матеріали надають читачам своєчасну, точну інформацію про діяльність судової влади і можуть загалом досягти широкої аудиторії через масові канали та веб-мережі. Публікації загалом включають інформаційні бюлетені, річні звіти, брошури, керівництва для користувачів, історичні буклети та інформацію для присяжних.

• Оцінить масштаб проекту, визначте переваги публікації відносно

реалістичного розрахунку ресурсів, які потрібні для його реалізації;

• адаптуйте тематику, мову та стиль публікації до аудиторії (наприклад, школярі, адвокати, ЗМІ);

• пишіть чітко, уникаючи юридичних термінів;

• будьте добре обізнані з процесом публікації, робочими графіками та протоколами публікації;

• редагуйте проекти публікацій та пропонуйте конструктивну критику.

Відносини з законодавчою / виконавчою владою

Ефективні стосунки з іншими гілками влади дозволяють інформувати їх про важливі питання судової системи та сприяють позитивній міжвідомчій комунікації. Судовий відповідальний за зв'язки з громадськістю, може бути корисним у своєчасному наданні інформації про діяльність суду та основні питання, які впливають на основне населення.

• Розробіть освітні програми для законодавчої та виконавчих гілок влади;

• пишіть промови для суддів та керівників судів;

• визначте основних законотворців та відповідні зацікавлені групи;

• розробіть медіа-кампанію, спрямовану на ухвалення необхідного

законодавства;

• координуйте медіа-кампанії, які співпадатимуть з циклами законотворчості;

• спрямовуйте роботу журналістів та ЗМІ на певні законодавчі галузі;

• готуйте редакторські статті та новини для підтримки необхідного законодавства та оцінки результатів медіа-кампаній.