ЯЗЫК И СТИЛЬ СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА

Вопросы

І.Особенности официально-делового языкового стиля.

2. Стиль юридической документации. Структура служеб­ного документа.

3. Редактирование и форматирование текста.

Организация работы с документами

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия уп­равленческих решений, существенно влияющей на опе­ративность и качество управления или расследования уголовных дел применительно к процессуальной форме юридических документов.

Процесс принятия управленческого решения состоит из:

■ получения информации;

■ ее переработки;

• анализа, подготовки и принятия решения.

Bce эти этапы самым тесным образом связаны с доку­ментационным обеспечением управления. Если в органи­зации отсутствует четкая организация работы с докумен­тами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки, что приводит к ухуд­шению качества управления и увеличению сроков при­нятия решений и числу неверных решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверно­сти, оперативности приема-передачи информации, пра­вильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Основными задачами документационного обеспечения управления являются:

1) сокращение информационных потоков до оптималь­ного минимума;

2) обеспечение упрощения и удешевление процесса сбо­ра, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Таким образом, для любой организации, учреждения

жизненно важно постоянное совершенствование докумен­тационного обеспечения управленческой деятельности, так как это напрямую влияет на качество принятого ре­шения.

C ростом масштабов организации или предприятия и численности их сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

■ руководство теряет целостную картину происходящего;

■ структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуще­ствлять свою деятельность. Неизбежно падает каче­ство обслуживания клиентов и способность организа­ции поддерживать внешние контакты;

■ это приводит к падению производительности и вызы­вает ощущение недостатка в ресурсах: людских, тех­нических, коммуникационных и т.д.;

■ приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, ком­муникации, обучение новых сотрудников;

■ для производственных предприятий увеличение шта­та может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

■ оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответствен­но возникает потребность в увеличении оборотного ка­питала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

B итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит часто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета.

Осознав важность совершенствования документаци­онного обеспечепия управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать. Та­ковой является проблема выбора методов автоматиза­ции. Наиболее распространенное решение состоит в ав­томатизации отдельных рабочих мест (АРМ), секрета- ря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основным недостатком при таком подходе является от­сутствие функциональной связи автоматизации приклад­ных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур-

Язык и стиль управленческих и юридических документов

Язык н стиль управленческих служебных и, в пер­вую очередь, юридических документов должен быть гра­мотным, деловым, точным, с учетом всех необходимых элементов и реквизитов, о которых мы говорили выше.

Текст организационно-распорядительных документов оформляется в виде анкет, таблиц, связного текста, а так­же в виде соединений этих форм.

При составлении текста в виде анкеты, наименова­ния признаков должны быть выражены именем суще­ствительным в именительном падеже или словосочета­ниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего времени.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, вы­раженные именем существительным в именительном паде­же. Если таблицу печатают более чем па одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следую­щей странице печатают только номера граф. Если сплош­ной текст содержит несколько решений, выводов и т. д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. B распорядитель­ных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, а также документах, адресованных руковод­ству, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа.

B распорядительных документах коллегиальных ор­ганов текст излагается от третьего лица единственного числа. B совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа. B до­кументах, устанавливающих права и обязанности (поло­жение, инструкция), а также содержащие описание или оценку фактов (акт, справка), используется форма изло­жения текста от третьего лица единственного или мно­жественного числа.

B письмах используются следующие формы изложения:

■ от первого лица единственного числа;

■ от первого множественного числа;

■ от третьего лица единственного числа.

Как отмечалось выше, текст документов на бланках формата A4 печатается через полтора межстрочных ин­тервала; на бланках формата A5 — через один межстроч­ный интервал. Реквизиты (кроме текста), состоящие из пескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составныечасти реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о паличии приложе­ния», «Грифсогласования* отделяютсядруготдруга 1,5- 2 межстрочными интервалами.

Необходимо также учитывать и необходимые прави­ла составления и печати документов, но уже после ре­дактирования документа.

Редактирование и форматирование текста

Из потребностей практики еще на рукописной стадии изготовления какого-либо документа возникла коррек­тура (от лат. correctico — исправление, улучшение, по­правка) — простейшая форма редактирования.

C течением времени сформировалось и само понятие редактирования, которое включает в себя анализ текста, проверку и уточнение представленных в нем сведений, оценку и улучшение стиля изложения.

Сам термин «текст* (от лат. textus) означает связь, буквально — «ткань*. Поэтому, говоря о тексте рукопи­си, мы имеем в виду его «языковую ткань», которую лег­ко повредить неосторожным прикосновением. Чтобы по­нять текст, недостаточно понять значение изолирован­ной фразы: каждая словесная конструкция включает в себя (должна, во всяком случае) значение предыдущей, т. e. главное в смысловом отношении слово предложения, заключающее в себе новое значение о предмете мысли, в следующем предложении повторяется. Таким образом, синтаксическая структура рассуждения отражает движе­ние, развитие, сцепление мыслей.

Типичные ошибки, встречающиеся в текстах научной и юридической литературы

Очень часто перегруженность текста происходит по причине употребления оборотов речи, содержащих одно­значные и потому лишние слова, например: в ноябре месяце, свободная вакансия, непосредственный очеви­дец, специфические особенности или часто употреб­ляемое— «семинарские занятия» ^хотя понятие «се­минар* и означает групповые практические занятия под руководством преподавателя).

Необходимо быть внимательным также и при выборе предлогов.

Например, предлоги «для» и «по* — не синонимич­ны. Предлог «по» не имеет целевого значения и в пред­ложении *что делается для предупреждения преступ­ления» употребление предлога «по» было бы неуместным.

Ho и среди синонимичных предлогов ввиду, в связи, в силу, по причине, из-за, выражающих причинные отно­шения, всегда можно выбрать тот, который в данном слу­чае предпочтительнее, учитывая смысловые оттенки, на­пример лучше сказать «ввиду предстоящей конференции», чем «вследствие» и наоборот, лучше — «вследствие бо­лезни», чем «ввиду».

Заметим, что написание предлога «ввиду» отличается от написания «иметь в виду», а слова «согласно», «воп­реки», «благодаря» требуютдательного, а не родительно­го падежа, поэтому — согласно приказу, ио не приказа.

При выборе предлога в сочетании «в целях — с це­лью» необходимо учитывать, что сочетание «с целью» употребляется только с глаголами (с целью осуще­ствить), а «в целях* — с отглагольным существитель­ным (в целях осуществления). Чтобы избежать повто­рения их в тексте можно использовать предлог «для» (для осуществления...).

Довольно часто неправильно употребляются одноко­ренные слова, близкие по значению, но различные по образованию: с разными приставками, суффиксами и т. д.

Так, глагол «наложить» в значении «подвергнуть чему-нибудь», «обязать*, «назначить, предписать что- нибудь*, употребляются в ограниченном круге устойчи­вых сочетаний, например: «наложить штраф», «нало­жить взыскание». Несовершенный вид этого глагола ♦ налагать*, а не «накладывать». Поэтому неправильным будет выражение «накладывать штраф», вместо «на­лагать штраф (взыскание)».

Необходимо быть внимательным при написании сле­дующих выражений:

Возбудить уголовное дело.

Ho не: Завести уголовное дело.

Отложить разбирательство дела.

Ho не: Отложить дело.

Изменение квалификации преступления.

Ho не: Завышение квалификации преступления.

Усилить или смягчить наказание.

Ho не: Сократить, удлинить наказание.

Записать собственноручно показания.

Ho не: Дать собственноручные показания.

Уголовные дела соединяют и выделяют.

Ho не: Объединяют и разделяют.

Меры наказания: основные и дополнительные (мо­жет быть условное осуждение).

Ho не: Условные и безусловные.

Наказание назначают.

Ho не: Определяют.

Ha имущество налагают арест.

Ho не: Арестовывают.

Приговор остается без изменений.

Ho не: B силе.

Смертная казнь — исключительная мера наказания.

Ho не: Высшая.

Суд рассматривает и исследует доказательства.

Ho не: Изучает.

B суде ходатайства заявляют.

Ho не: Возбуждают.

B кассационной инстанции дают объяснения.

Ho не: Показания.

Иск представляют.

Ho не: Выносят.

Похищают конкретное имущество (хищение направ­лено только против собственности).

Ho не: Собственность.

Осудить на 3 года или приговорить к полутора годам.

Ho не: Дать три года.

Приговорить к лишению свободы.

Ho не: Осудить к лишению свободы.

Ha практике также часто возникают вопросы, свя­занные с нормативным правописанием (орфографией, пунктуацией), например:

1. B каких случаях слово «однако» выделяется за­нятыми?

Если оно является вводным и стоит в середине ИЛИ B конце предложения.

B начале предложения оно имеет значение противи­тельного союза «но», поэтому запятая не ставится.

2. Сложносокращенные слова и аббревиатуры.

1) с прописной буквы пишутся сложносокращенные сло­ва, обозначающие названия учреждений и организаций,

если словосочетание в полном виде пишется с пропис­ной буквы: Госдума, Генштаб, Госсовет, Европарламент; но в словах, образованных из сочетаний частей слова и звуков, все буквы прописные: ГУЛАГ (Главное управ­ление дщерей).

2) аббревиатура, читаемая по названиям букв пишется всегда прописными буквами: ФТС, ГТРК, СНГ.

3) аббревиатура, читаемая по звукам, пишется:

а) прописными буквами, если образована от собствен­ного имени, например: OOH (Организация Объе­диненных Наций), ИТАР-ТАСС (Информационное телеграфное агентство России Телеграфное агент­ство суверенных стран);

б) одними строчными буквами, если образована от нарицательного наименования, например: вуз, дот, нэп, загс.

3. Будет ли считаться правильным написание «слу­шатель Иванова»?

Сразу однозначно на этот вопрос и не ответишь. B учеб­нике русского языка Д.Э. Розенталя читаем:

1) многие имена существительные муж. рода, обознача­ющие лицо по профессии, должности, занятию, уче­ному или почетному званию и т. д., сохраняют свою форму и в тех случаях, когда относятся к лицам женского пола, например: педагог, техник, судья, ад­вокат, доцент, лейтенант и т. д.

2) наряду с ними существуют парные образования (сту­дент-студентка, лаборант-лаборантка, преподаватель- преподавательница и т. д.).

Слово «слушатель* относится к парному образова­нию, в чем легко можно убедиться, обнаружив в сло­варе слово «слушательница*.

3) Однако в официально-деловом стиле предпочтитель­нее сохранять форму мужского рода.

Казалось бы, ответ найден. Ho здесь надо учитывать, еще один нюанс. B отношепии «Ивановой» — все ясно. Аесли фамилия оканчивается на «о*, «а*, «ых* и т.д., например, Сущенко, Олещенко, Кузьминых? B таком ва­рианте использование парного образования женского рода позволит нам устранить неясность и установить, идет ли речь о мужчине или о женщине.

Bce приведенные выше конкретные примеры из прак­тики (типичные ошибки и примеры) свидетельствуют 0 том, что требование точности и ясности изложения, предъявляемое к тексту любого стиля речи, может быть выполнено только при соблюдении определенных норм словообразования и правил грамматики. Это обстоятель­ство обязывает нас, в свою очередь, в затруднительных случаях обращаться к словарям, справочной литературе, а также к новейшим разработкам современных компью­терных технологий.

Исходя из вышеизложенного еще раз рассмотрим, что из себя представляет язык и стиль документа (напри­мер, его рукописного варианта).

1. Благодаря использованию специальных терминов достигается возможность в краткой и экономной форме давать развернутые определения и характеристики науч­ных фактов, понятий, процессов, явлений.

Научный термин — не просто слово, а выражение сущности данного явления. Следовательно, нужно с боль­шим вниманием выбирать научные термины и определе­ния. Нельзя произвольно смешивать в одном тексте раз­личную терминологию, помня, что каждая наука имеет свою, присущую только ей, терминологическую систему.

Нельзя также употреблять вместо принятых в данной науке (например, уголовном или граждапском процессе, криминалистике) терминов, профессионализмы.

Профессионализмы — это не обозначения научных понятий, а условные, в высшей степени дифференциро­ванные наименования реалий, используемые в среде уз­ких специалистов и понятные только им. Это своего рода их жаргон. B основе такого жаргона лежит бытовое пред­ставление о научном понятии.

2. При изложении научного материала часто возникает необходимость с нужной полнотой сделать разъяснения, привести дополнительные факты, побочные рассуждения, оговорки и уточнения, описать источники и их особеннос­ти. B этих случаях, чтобы не загромождать основной текст подобным материалом, используются примечания, которые или помещают внутри текста в круглых скобках (как ввод­ное предложение), или, если такие примечания содержат довольно значительный по объему материал, выносят в под­строчное примечание (т. e. оформляют как сноску), или располагают в конце глав (разделов, параграфов).

Примечания (сноски) связывают с основным текстом, к которому они относятся, с помощью знаков сноски, арабских цифр — порядковых номеров. Иногда примеча­ния нумеруют звездочками. Нумеруют примечания или постранично, если их мало и они разрознены, или на­сквозь (по всей главе).

Рекомендуемая для самостоятельного изучения литература, публикации и нормативные акты

Сухинина И. Жанр и язык постановлений Конститу­ционного суда РФ// Российская юстиция. 2001. № 10.

С. 26-28.

Чепурнова H. Решения Конституционного суда РФ как образец юридической гармонии // Российская юстиция, 2001. № 10. С. 28-30.