Правила подготовки и оформления документов на 7 л. в 2 экз.

Если приложение сброшюрировано, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо МГЭИ от 27.04.2007 г.

21. Подпись. B состав этого реквизита входит наиме­нование должности лица, подписывающего документ (пол­ное, если документ оформлен не на бланке, и сокращен­ное — на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Например:

Заведующий кафедрой

уголовно-правовых дисциплин подпись В.Н. Рабчук

или на бланке:

Директор СЗФ МГЭИ_______________ TA. Сахневич

( nct>nuc*)

Допускается в реквизите «Подпись» центровать наи­менование должностного лица, подписавшего доку­мент, относительно самой длинной строки. Например:

Декан юридического

факультета СЗФ МГЭИ___________ Негребецкий В.М.

(подпись)

При оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должност­ными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой долж­ности, например:

Директор

Северо Западного филиала_____________ TA. Сахневич

Главный бухгалтер M.B. Гребенчук

При подписании документа несколькими лицами рав­ных должностей их подписи располагают на одном уров­не, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по учебной работе

___________ ЕЯ. Маслова ___________ AA._ Щеголькова

(подпись) (подпись)

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

B документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обя­занности в составе комиссии в соответствии с распреде­лением, например:

Председатель ГАК__________________ НД._ Гомонов

(подпись)

Членыкомиссии_________________ В.Н.Рабчук

___________________________________ MA.

AB. Безруков

23, Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСО­ВАНО, наименования должности лица, с которым согла­совывается документ (включая наименование организа­ции), личной подписи, ее расшифровки и даты подписа­ния), например:

СОГЛАСОВАНО Ректор МГЭИ

_______________ ЛА. Демидова

7 июня 2007 г.

Если согласование осуществляют письмом, протоко­лом и др., гриф согласования оформляют следующим об­разом:

СОГЛАСОВАНО Письмо проректора МГЭИ По работе с филиалами Om 27.04.2007 г. M 128-ф

СОГЛАСОВАНО Письмо проректора МГЭИ по филиалам от 27.04.2007 г. M 128-ф.

24. Согласование документа оформляется визой,

включающей должность и подпись визирующего доку­мент, расшифровку подписи (фамилию, инициалы) и дату подписания. Например:

Директор СЗФ МГЭИ___________ (подпись) TA. Сахневич

07.062007 г.

При наличии замечаний к документу визу оформля­ют следующим образом:

Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела

___________________ Кулакова Г.С.

7 июня 2007 г

Замечания излагаются на отдельном листе, подписы­ваются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в орга­низации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Воз­можно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Ha копии отправляемого документа визы проставля­ются в нижней части лицевой стороны копии отправляе­мого документа.

25. Оттиск печати. Ha документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходова­ния денежных средств и материальных ценностей, а так­же специально предусмотренных правовыми актами, под­пись ответственного лица должна быть заверена печатью (круглой, гербовой).

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

26. Отметка о заверении копии документа. При заве­рении копии документа ниже реквизита «подпись* про­ставляют заверительную надпись «Верно*, наименование должности лица, заверившего копию, его личную под­пись, ее расшифровку и дату заверения.

При пересылке копии документов в другие организа­ции или выдаче ее на руки заверительную подпись удос­товеряют печатью.

Допускается копию документа заверять печатью, оп­ределяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает в себя иници­алы и фамилию исполнителя документа и номер его те­лефона, отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. На­пример:

AA. Бабалич

25 8443

28. Отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело должна включать следующие данные:

■ ссылку на его дату и номер, свидетельствующий о его

исполнении или при отсутствии такого документа

краткие сведения об исполнении;

■ слова «В дело*;

■ номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его

в дело должна быть подписана и датирована исполните­лем документа или руководителем структурного подраз­деления, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию

содержит очередной порядковый нОхМер и дату поступле­ния документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в орга­низацию проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает со­кращенное наименование организации — получателя до­кумента, дату поступления документа, его индекс.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и дру­гие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Текст документа на бланке формата A4 (210x297мм) печатается через полтора межстрочных интервала. Рек­визиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Основные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «от­метка о наличии приложения», «гриф согласования» от­деляют друг от друга полутора-двумя межстрочными ин­тервалами.

Понятие документооборота

Документооборот — это движение документов в орга­низации с момента их получения или создания до завер­шения исполнения или отправки адресату, или до сдачи дел в архив. Организация документооборота зависит от масштаба деятельности учреждений, его функций, коли­чества звеньев управления и объема документооборота. Объем документооборота складывается из числа исходя­щих, входящих и внутренних документов за определен­ный период (обычно за год). При этом отдельно учитыва­ются копии документов. Общий объем документооборота выражается дробью, где в числителе отражается количе­ство основных документов, а в знаменателе — число эк­земпляров их копий.

Согласно основному положению Единого Государ­ственного Стандарта Документов (ЕГСД), документоо­борот документов делится на четыре категории:

1- я — объем документооборота свыше 100 тыс. доку­ментов в год;

2- я — от 25 до 100 тысяч;

3- я — от 10 до 25 тысяч;

4- я — до 10 тысяч документов в год.

Следственная практика также идет по пути типиза­ции уголовно-процессуальных документов. Так, следова­тели МВД и лица, производящие дознание, используют при написании уголовно-процессуальных документов стан­дартные бланки (бланк — лист бумаги с воспроизведен­ными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию — ГОСТ 16487-70, утвержденные распоря­жением МВД CCCP № 200 от 09.09.1970 г. «Единые об­разцы бланков и документов, составляемые следователя­ми при расследовании преступлений*).

Анализ учета рабочего времени руководителей пока­зывает, что значительную его часть они уделяют чтению и просмотру поступающих документов. Основные этапы документооборота: прием документов, их первоначаль­ная обработка, предварительное рассмотрение и распре­деление, регистрация документов, рассмотрение, направ­ление в структурное подразделение, организация достав­ки документов, исполнение, согласование и подписание отчетных документов, подготовка документов к отправ­ке, отправка документов, сдача документов в архив.

Бланки строгой отчестности

Требования к бланкам документов и оформлению документов

Как отмечалось выше, документы изготавливаются на бланках двух основных видов: A4 и A5, однако до­пускается использование еще двух форматов АЗ и A6 по ГОСТ-9327.

Каждый лист документа, оформленный как на блан­ке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 — левое;

10 — правое;

20 — верхнее;

20 — нижнее

(в редакции Постановления Госстандарта РФ от

03.03.2003 г. № 65-ст).

Бланки документов следует составлять на белой не­линованной бумаге или бумаге светлых тонов. Допус­кается изготавливать бланки типографским способом, с помощью оперативной полиграфии или воспроизво­дить с помощью вычислительной техники ЭВМ, ПК) непосредственно при изготовлении конкретного доку­мента. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ, порядок изготовления которых мы рас­смотрим ниже.

Бланки документов проектируют в соответствии с правилами, установленными ГОСТ.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица, установлены следующие виды блан­ков документов:

■ общий бланк;

■ бланк письма;

■ бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется для изготовления любых

видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируются в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо име­ют право на подпись.

Общий бланк в зависимости от учредительной доку­ментации организации включает реквизиты 01 (02 или

3) , 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных доку­ментов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограни­чительные отметки для верхних границ, зон расположе­ния реквизитов 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 14 и, при необ­ходимости, ограничительные отметки для границ зон рас­положения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Ha бланках организаций субъектов Российской Феде­рации, имеющих наряду с русским языком в качестве го­сударственного национальный язык, целесообразно исполь­зование продольного бланка, при этом реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском (слева) и нацио­нальном (справа) на одном уровне продольного бланка.

При изготовлении документа на двух и более страни­цах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа (см. предыдущие темы).

Допускается изготавливать документы на пишущей машин ке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники (компьютера).

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. д.).

При изготовлении документов на двух и более стра­ницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посере­дине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением

Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ

Бланки документов с воспроизведением Государствен­ного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ (далее — гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливаются только полигра­фическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятель­ности, и сертификаты о наличии технических и техноло­гических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам органов государственной власти, иных государ­ственных органов и учреждений (далее— организаций), определенных Положением о Государственном гербе Рос­сийской Федерации, соответствующими правовыми ак­тами субъектов РФ.

Гербовые бланки в организации подлежат учету. Ha них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости, и серии этих но­меров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, жур­нале), при этом используются следующие реквизиты:

При поступлении бланков:

■ наименование вида гербового бланка;

■ дата поступления;

■ номер сопроводительного документа;

■ наименование организации-поставщика гербовых бланков;

• количество экземпляров;

■ серии и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков:

■ наименование вида гербового бланка;

■ количество экземпляров;

• серия и номера гербовых бланков;

■ наименование структурного подразделения организа­ции, фамилия и инициалы должностного лица — по­лучателя гербовых бланков;

■ расписка в получении;

■ примечание (отметка об уничтожении и т. д.). Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и

опечатываемых шкафах (сейфах). Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-ре­гистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хране­нием гербовых бланков возлагается на подразделение организации, ответственное за делопроизводство органи­зации (канцелярия, секретариат, отдел кадров).

Регистрационно-учетные формы включаются в номен- клатурудел организации. Проверкуналичия, использова­ния и хранения гербовых бланков проводят не реже 1 раза в год комиссией, назначаемой распорядительным докумен­том руководителя организации, а о результатах проверки делается отметка в учетно-регистрационной форме после последней записи в ней. B случае обнаружения наруше­ний при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное рассле­дование, результаты которого оформляются актом и дово­дятся до сведения руководителя организации.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом блан­ке, предназначенных для рассылки, при условии завере­ния каждой копии документа печатью организации.

Рекомендуемая для самостоятельного изучения литература, публикации и нормативные акты

Унифицированная система организационно-распоряди­тельной документации. Требования к оформлению доку­ментов. ГОСТ P 6.30-2003. Утв. постановлением Госстан­дарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст.

Общероссийский классификатор управленческой доку­ментации OK 011-93 (ОКУД). Утвержден и введен в дей­ствие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.93 г. № 299 (с изм. и доп. от 02.04.98, 23.03.99).

Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде­ления. ГОСТ 16487-83.