Понятие бланка, реквизитов документа

Как было отмечено в теме 1, делопроизводство предпо­лагает создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Юридическая сила документа обеспечивается установ­ленным для каждой разновидности документов комплек­сом реквизитов — обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, помер документа, гриф утверждения, печать и т. д.).

Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, а частно­сти правила оформления организационно-распорядитель­ных документов зафиксированы в ГОСТ P 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифици­рованная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Бланк — белый лист бумаги с частично напечатан­ным текстом и пробелами, которые заполняются акту­альной информацией (например, анкетный бланк, бланк постановления следователя).

Бланки могут быть 3 видов; бланк для писем, бланк конкретного вида документа и общий бланк. Установле­ны основные форматы бланков: АЗ, A4, A5, которые изготавливаются на основе углового или продольного рас­положения реквизитов.

Формуляр документа — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов докумен­та (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т. д.).

Как было отмечено выше, все документы по отражае­мым в них видам деятельности делятся на две группы:

1) документы по общим и административным вопро­сам, т. e. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью;

2) документы по функциям управления, которые со­ставляют работники финансовых органов, бухгалтерии и других функциональных подразделений.

Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов до­кумента отражает его форму. Следовательно, для того, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

От полноты и качества оформления документов зави­сит их доказательственная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Построение формуляраюбразца организационно­распорядительных документов

Важная задача, связанная с совершенствованием уп­равления, — упрощение работы с документами, ускоре­ние их составления и оформления. Ee решению в значи­тельной степени способствует создание стандартов уни­фицированной системы организационно-распорядитель­ной документации — ГОСТ 6.33-72 и ГОСТ 6.39-72, ГОСТ P 6.30-03. Они представляют собой свод единых научно обоснованных правил подготовки и оформления докумен­тов. Внедрение этих стандартов создает необходимые пред­посылки для более полной унификации документов, что, в свою очередь, позволит их обрабатывать в автоматизи­рованных системах управления.

Стандартами устанавливаются наиболее общие пра­вила составления документов, а также машинописного оформления отдельных реквизитов. Длительное время организационно-распорядительная документация раз­вивалась стихийпо, что привело к возникновению мно­жества видов и разновидностей служебных докумен­тов, различных способов оформления отдельных рек­визитов.

ГОСТ 6.39-72 распространяется на организационно­распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятель­ности центральных и местных органов государственного управления РФ, а также подведомственных предприятий, организаций и учреждений, и устанавливает общие тре­бования к ее оформлению, порядок расположения и гра­ницы реквизитов в формуляре-образце требования к блан­кам документов.

Формуляр — образец документа, модель унифициро­ванной формы документа, в котором четко определены площади для размещения различных реквизитов доку­мента, как постоянных, так и переменных, установлена длина реквизитов на рабочем поле, а также в служебном поле документа.

Постояпный реквизит — это реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.

Переменный реквизит — это реквизит документа, наносимый при составлении документа.

Под длипой реквизита понимается число знаков, не­обходимых для его записи на документе.

Площадь унифицированной формы документа или блаика, предназначенная для заполнения реквизитами, является рабочим полем документа, а площадь, предназ­наченная для закрепления документа в технических сред­ствах хранения, для нанесеиия специальных изображе­ний, является служебным полем документа,

ГОСТ 6.39-72 устанавливает два формата бумаги для создания документов — A4 (210x297 мм) и A5 (147x210 мм) по ГОСТ 9327-60— «Бумага. Потребительские фор­маты». Для каждого формата устанавливаются два вари­анта расположения реквизитов — угловое н продольное.

Стандарт устанавливает следующие размеры полей формуляра-образца:

■ левое — 35 мм;

■ правое — 8 мм;

■ верхнее — 20 мм;

■ нижнее — не менее 19 мм (на листе формата A4) и не менее 16 мм на листе формата A5.

Левое поле предназначено для подшива документов, правое — резерв бумаги для износа (с целью сохраннос­ти текста), нижнее поле— для служебных отметок о поступлении или исполнении документа, переносе дан­ных с него на машинный носитель. Прн печатании до­кумента на обороте листа (на обеих сторонах листа раз­решается печатать документы со сроком хранения до 3 лет) нужно, чтобы размер левого поля был 8 мм, пра­вого 35 мм, а нижнее и верхнее поля оставались без изменения.

B документах, изготовленных иа бумаге формата A4 и включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы, допускается располагать реквизиты па­раллельно длинной стороне листа.

Ha чертежах штриховыми линиями отмечены грани­цы реквизитов, перемещаемых в предусмотренных стан­дартом случаях, номера реквизитов обозначаются циф­рами в кружочках.

Постановлением Госстандарта РФ от 03 марта 2003 г. № 65-ст принят и введен в действие с 01.07.2003 г.

Этот ГОСТ определяет состав реквизитов организаци­онно-распорядительных документов, правила их оформ­ления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведе­нием Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. B данном ГОСТе определено 30 реквизитов:

1 — Государственный герб Российской Федерации;

2 — герб субъекта РФ;

3 — эмблема организации или товарный знак (знак об­

служивания);

4 — код организации;

5 — основной государственный регистрационный номер

(ОГРН) юридического лица;

6 — идентификационный номер налогоплательщика

(код, причины постановки па учет (ИНН/КПП);

7 — код формы документа;

8 — наименование организации;

9 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер н дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюции;

18 — заголовки по тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печатп*.

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении

его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа. Документ имеет юридическую силу при наличии рек­визитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наи­менование организации, почтовый адрес, наименование адресата, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подпи­си, фамилия исполнителя и номер его телефона.

B процессе подготовки и оформления документа со­став реквизитов может быть дополнен другими реквизи­тами, если этого требуют: назначение документа, его об­работка и т.

Изготавливаются документы на бумаге формата A4 (219x297мм). Допускаются блапки форматов АЗ, A5, A6.

Расположение реквизитов и границы зон на форма­те A4 продольного бланка.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

Реквизиты документов оформляются следующим об­разом:

01, 02, 03 — Изображение Государственного герба

РФ — помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. B этом же ме­сте помещается герб субъекта РФ или эмблема организа­ции (товарный знак);

3. Код организации — по Общероссийскому класси­фикатору предприятий и организаций (ОКПО) простав­ляют в верхней части документа;

4. Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

5. Идентификационный номер налогоплательщи­ка/код причины постановки на учет ИНН/КПП простав­ляют в соответствии с документами, выдаваемыми нало­говыми органами.

6. Код формы документа проставляют по Общерос­сийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

7. Наименование организации являющейся авто­ром документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокра­щенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организаций субъектов РФ, наряду с государственным языком РФ (русским) — государствен­ный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном язы­ке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Рос­сийской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных до­кументах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно яв­ляется автором документа, и располагают ниже наиме­нования организации.

8. Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведепия по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

9. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уста­вом (положением об организации) и должно соответство­вать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000).

10. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (при­нятия решения), для акта — дата события. Документы, созданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в пос­ледовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделен­ных точкой, год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 4 июня 2004 г. следует оформлять 04.06.2004 г.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 4 июня 2004 г, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, напри­мер: 2004.06.04.

11. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по ус­мотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из ре­гистрационного номера документа каждой из этих орга­низаций, проставляемых через косую черту в порядке указания автором в документе.

12. Ссылка на регистрационный номер н датудоку- мента включает в себя регистрационный помер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

13. Место составления или издания документа ука­зывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или изда­ния указывают с учетом принятого административно-тер­риториального деления, оно включает в себя только об­щепринятые сокращения.

14. B качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физичес­кие лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указыва­ют в именительном падеже.

Например (здесь и далее примеры наименования орга­низаций, их справочные данные и другие являются ус­ловными).

СЗФ МГЭИ Деканат юридического факультета Должность лица, которому адресован документ, ука­зывают в дательном падеже, например:

Директору Северо-Западного филиала МГЭИ TA. Сахневич Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделе­ний одной организации, то их следует указывать обоб­щенно, например:

Деканатам Северо43ападного филиала МГЭИ Допускается центровать каждую строку реквизита «Адресат* по отношению к самой длинной строке. На­пример:

Генеральному директору Муниципального предприятия «Мурманводоканал»

НА. Семичастному Документ не должен содержать более четырех адреса­тов. Слово «Копия» вторым, третьим, четвертым адреса­тами не указывают. При большем числе адресатов состав­ляют список рассылки документа.

B состав реквизита «Адресат* может входить почто­вый адрес. Элементы почтового адреса указывают в пос­ледовательности, установленной правилами оказания ус­луг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Северо-Западный филиал Московского гуманитарно-экономического института 183038, г. Мурманск, пр. Кирова, д. 62а При адресовании документа физическому лицу ука­зывают фамилию и инициалы получателя, затем почто­вый адрес, например:

Негребецкому BM.

193038, г. Мурманск, ул. Пархоменко, д. 9, кв. 14

15. Документ утверждается должностным лицом (дол­жностными лицами) или специально издаваемым доку­ментом. При утверждении документа должностным ли­цом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования долж­ностного лица, утверждающего документ» его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Заеедующий кафедрой уголовно правовых дисциплин СЗФ МГЭИ Рабчук ВЛ.

(подпись)

4 июня 2007 г.

Допускается в реквизите «Гриф утверждения доку­мента* центрировать элементы относительно самой длин­ной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Декан юридического факультета Северо-Западного филиала МГЭИ Негребецкий B.M.

(подпись)

4 июня 2007 г.

При утверждении документа несколькими должност­ными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, прика­зом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего докумен­та в творительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕН

решением заседания Coeema филиала от 31.05.2007 г. M 144

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

16. Резолюция, написанная на документе соответству­ющим должностным лицом, включает в себя фамилии,

инициалы исполнителей, содержание поручения (при необ­ходимости), срок исполнения, подпись и дату. Например: Негребецкому В.М.

Лутониной СТ.

Прошу подготовить проект приказа о создании государственной аттестационной комиссии к 15.06.2007 г. Сахневич TA.

(подпись)

04.06.2007 г.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

17. Заголовок к тексту включает в себя краткое со­держание документа. Он должен быть согласован с наи­менованием вида документа.

Заголовок может отвечать па вопросы:

O чем (о ком)? Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии

Чего (кого)? Например:

Должностная инструкция заведующего кафедрой

K тексту документов, оформленных на бланках фор­мата A5, заголовок допускается не указывать.

18. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К*, словом или штампом «Контроль*.

19. Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственном языке субъектов РФ в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, табли­цы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименова­ния признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего вре­мени («имеете*, «владеете* или «были*, «находились* и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с указанными признаками.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согла­сованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть прону­мерованы и на следующих страницах должны быть напе­чатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. B первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (на­пример, приказы — распорядительную часть без конста­тирующей; письма, заявления просьбу без пояснения).

B тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных до­кументов, указывают их реквизиты, наименование доку­мента, наимепование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, за­головки к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

B документах (приказ, распоряжение и т. д.) органи­заций, действующих на принципах единоначалия, а так­же документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю*, «прошу*).

B документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет*, «решил*).

B письмах используют следующие формы изложения: • от первого числа множественного числа («просим на­править*, «направляем на рассмотрение*);

■ от первого лица единственного числа («считаю пеоб- ходимым*, «прошу выделить*);

■ от третьего лица единственного числа («министерство не возражает*, «МГЭИ считает возможным»);

20. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 2 экз.

Ha приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указани­ем распорядительного документа, его даты и номера.

Например: Приложение 1 к решению Совета филиа­ла МГЭИ от 29.122007 г. M 21.

Допускается выражение «Приложение» печатать про­писными буквами, а также центровать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Если письмо имеет приложение, не названное в тек­сте, то указывают его наименование, число листов и чис­ло экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение о СевероНападном филиале МГЭИ на 5 л. в 1 экз.

2.