1. Понятие документа. Общее документоведение

Федеральный закон «Об информации, информатиза­ции и защите информации* определяет понятие *доку­ментированная информация» или *документ» как за­фиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

B области документации фундаментальным термином является «документ*, в определении которого выражаются самые общие представления об изучаемом предмете. Родо- вое-видовое подчинение, т. e. систематизация терминологии (в данном случае, по функциональному признаку), может проводиться, например, по схеме: документ — управленчес­кая документация — организационно-распорядительная до­кументация — вид документа, где каждое последующее по­нятие является частным проявлением предыдущего и нахо­дится с ним в соподчинении.

Одной из самых общих классификаций документов как носителей информации является классификация их по внешним признакам, технике и способам запечатления информации и выражения содержания. Такая классифи­кация документов предлагается в документалистике, ис­точниковедении, социологии. B документалистике докумен­ты подразделяются по способу передачи содержания на вос­производящие содержания с помощью зрения (текстовые, графические и изобразительные документы) и с помощью слуха (магнитная, механическая запись), в источниковеде­нии «исторические источники в широком смысле слова делятся на шесть больших групп (письменные, веществен­ные, этнографические, устные или фольклорные, лингвис­тические и кино-, видео-, фоно-, фотоматериалы)*, всоци- ологических исследованиях выделяются письменные, изоб­разительные, звуковые и комплексные документы.

Документ — любая фиксируемая и сохраняемая ин­формацию вне зависимости от носителей и способа выра­жения содержания, особая категория письменных доку­ментов, которая пока служит основным средством запе­чатления, передачи и сохранения интеллектуальной деятельности человека и которая является поэтому глав­ным объектом исследования.

B документоведении принято достаточно широкое определение понятия «документ*, которое формулирует­ся как «средство запечатления различным способом на специальном материале информации о фактах, событи­ях, явлениях объективной действительности и мысли­тельной деятельности человека».

Письменные документы всегда являются результатом целенаправленного, сознательного документирования явлений объективной действительности на языке слов B целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии. B документе содержится свидетельство об объективной действительности, прочтение документа предполагает воссоздание последней, понимание способа записи, того как текст соотносится с действительной си­туацией — задача изучения документа.

Documentum на латинском языке означает «доказа­тельство*; изучение совокупности документов (однород­ных или разнородных), их сопоставление воссоздает дей­ствительность, что и является предметом изучения исто­рика и социолога.

B документоведении выделяются следующие функции документов:

■ документирование (запечатление) фактов или явле­ний;

■ коммуникативная функция;

■ доказательственная функция;

• функция исторического источника.

Особая категория документов — управленческая до­кументация, служащая средством, инструментом осуще­ствления процессов управления социально-экономичес­кой жизнью общества, свойственна также функция ма­териализации управленческого действия, что является основным критерием целесообразности возникновения документа и во многом предопределяет его ценность как исторического источника. Принадлежность документа к сфере управления вызывает необходимость выполне­ния документом функции организации информации. Она заключается в том, что только при помощи документа информация хранится и передается в строго определен­ной форме; функции документа определяют состав его реквизитов, построение текста и его лексические осо­бенности.

Делопроизводство предполагает создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование — это процесс создания и оформ­ления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различ­ных носителях по установленным правилам».

Документооборот — движение документов в органи­зации с момента их создания или получения до заверше­ния исполнения или отправления адресату.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечи­вающая документирование и организацию работы с офи­циальными документами.

Система документации — это совокупность докумен­тов, взаимосвязанных по признакам происхождения, на­значения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Документационное обеспечение — появление этого тер­мина связано с внедрением в управлении компьютерных систем и их организационным, программным и информа­ционным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. B настоящее время термины «Делопроизводство» и «доку­ментационное обеспечение* являются синонимами и при­меняются для обозначения одной и той же деятельности.

Общая классификация документов.

Понятие и классификация управленческой документации

Общая классификация документов производится по следующим основаниям.

1. По назначению:

Организационно правовая документация:

а) учредительные документы (Устав, Положение, Учредительный договор, Инструкция);

б) организационно-правовая документация действую­щего предприятия (структура и штатная числен­ность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция);

в) плановая документация (программы, схемы, гра­фики, планы).

Распорядительная документация:

а) распорядительные документы, издаваемые в усло­виях коллегиального принятия решения (Постанов­ление, Решение);

б) распорядительные документы, издаваемые на прин­ципах единоначалия (Приказ, Распоряжение, Указ, Указание).

Информационно справочная документация:

а) информационные документы (протокол, докладная, объяснительная записка; переписка (служебное письмо, телеграмма, факс));

б) справочно-аналитические документы (справка, сводка, акт, заключение, отзыв, список, перечень);

в) отчетная документация (отчет).

2. IIo форме текста:

Индивидуальные документы — текст составляется произвольно, в основном это личные документы;

Трафаретные документы — унифицированная фор­ма текста, постоянная информация уже занесена, пере­менная вносится при заполнении;

Типовые документы — существует текст-образец, в со­ответствии с которым составляются все последующие документы.

3. IIo происхождению:

■ личные (от имени конкретного лица);

■ служебные (от имени предприятия).

4. По месту составления:

■ внутренние (документооборот внутри организации, т. e. документы не исходят из организации и не вхо­дят в нее);

■ внешние (входящие и исходящие документы).

5. По стадин создания:

■ проект документа (черновик с пометкой ПРОЕКТ);

■ подлинник, оригинал (составленный первоначально, в первый раз);

■ копия документа (точное воспроизведение всех рек­визитов подлинника. Вид копии — выписка-копия ча­сти документа);

■ дубликат — второй экземпляр подлинника, который выдается в связи с утратой оригинала).

6. IIo срокам исполнения:

■ срочные (указан срок исполнения);

■ несрочные — в них срок исполнения не указан (об­щий срок исполнения документов — 10 дней, HO OH может быть увеличен кормативно-правовым актом).

7. По юридической силе:

■ подлинные документы, составленные в соответствии с установленными ГОСТами и соответственно облада­ют юридической силой;

■ подложные документы, составленные с нарушением правил, или содержащие искажающую информацию, следовательно, юридической силой не обладают.

8. По степени обязательности исполнения:

■ директивные (их исполнение обязательно);

■ информационные (принять к сведению).

9. По средствам фиксации:

■ письменные (95% всех документов);

■ графические (схемы, карты, графики);

■ фото-, видео , кинодокументы (запечатлевают объект в статическом состоянии и в динамике);

■ фонодокументы (звуковые — протоколирование с помощью диктофона).

10. По степени гласности:

• обычные (общедоступны);

» секретные (ограничен круг лиц, имеющих доступ).

11. По стенени сложности текста:

■ простые (содержат один вопрос);

■ сложные (рассматривают 2 и более вопроса).

Управленческая документация

Основная роль управленческой документации состо­ит в регулировании деятельности предприятия, что по­зволяет решить поставленные задачи.

B соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы уиралления издают следующие pac- порядительныедокументы: решения, постановления, рас­поряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Постановления, решения и приказы издаются во всех случаях, когда необходимо принять нормативные или индивидуальный акт по основным вопросам компетен­ции организации.

Распоряжения н указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление — правовой акт, принимаемый цент­ральными органами федеральной исполнительной влас­ти, а также исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных принципиальных задач и установления стабильности норм, правил.

Решение — правовой акт, принимаемый коллеги­альными и совещательными органами организаций в целях разрешения наиболее важных вопросов их дея­тельности.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного при­нятия решений в целях разрешения основных и опера­тивных задач, стоящих перед организацией.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолич­ным руководителем в целях разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Распоряжение имеет ограни­ченный срок действия и касается узкого круга организа­ций и должностных лиц.

Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем в пре­делах их полномочий преимущественно по вопросам ин­формационно-методического характера, а также по воп­росам, связанным с организацией выполнения приказов или других нормативных актов вышестоящих органов.

Распорядительный документ может быть отменен или изменен распорядительным документом самой организа­ции или вышестоящей организацией. Действие распоря­дительного документа может быть приостановлено соот­ветствующим компетентным органом.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собрани­ях, совещаниях фиксируются в протоколах, которые оформляются на основании записи хода заседаний, сте­нограмм, звуковых записей.

B пределах своей компетенции организации всех уров­ней управления могут направлять письма при осуществ­лении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами. Письма отправляются в случаях, когда невозможен бездокументальный обмен ин­формацией.

Управленческий документ подписывается или утвер­ждается руководителем организации или замещающим его лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом, положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией и т. п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должност­ных лиц. Например, документы денежного, материально­го и кредитного характера наряду с руководителем подпи­сывает еще и главный бухгалтер (бухгалтер).

Общая классификация процессуальных документов

Существуют следующие виды процессуальных доку­ментов:

1. Документы, составляемые компетентными госу­дарственными органами и должностными лицами:

а) документы конституционного судопроизводства (протокол судебного заседания, постановление KC РФ, заключение, определение);

б) документы суда 1-й инстанции по гражданским де­лам (решение, дополнительное решение, определение о разъяснении решения, определение об исправлении описок и арифметических ошибок, определение суда

1- й инстанции, протокол судебного заседания);

в) документы кассационного и надзорного производства по гражданским делам (кассационный протест, частный протест, определение кассационной инстанции, надзор­ный протест, постановление надзорной инстанции);

г) документы исполнительного производства по граж данским делам (исполнительный лист, постановление о возбуждении исполнительного производства, по­становление о возвращении исполнительного докумен­та, определение об отсрочке и рассрочке исполнения);

д) документы арбитражного процесса (решение арбит­ражного суда, определение арбитражного суда, поста­новление кассационной инстанции по жалобе);

е) документы производства по делам об администра­тивных правонарушениях (протокол об администра­тивном правонарушении, протокол об административ­ном задержании, протокол личного досмотра, досмотра вещей, изъятых предметов, протокол задержания транспортного средства, постановление по делу об ад­министративном правонарушении);

ж) документы, составляемые на стадии предваритель­ного расследования УД (постановление следователя, постановление о возбуждении уголовного дела, поста­новление о привлечении в качестве обвиняемого, по­становление о применении меры пресечения, прото­кол допроса, протокол допроса с применением зву- KO-, видеозаписи, протокол ОМП, протокол обыска);

з) документы, составляемые при окончании предвари­тельного расследования УД (уведомления, протокол ознакомления с материалами УД, представление сле­дователя, обвинительное заключение, постановление о направлении УД в суд для применения принуди­тельных мер медицинского характера, постановление о прекращении УД, постановление о приостановле­нии УД, постановление о возобновлении УД);

и) документы, составляемые по УД в суде 1-й инстан­ции (приговор, постановление судьи, определение суда, протокол судебного заседания; вопросный лист, вер­дикт — документы, составляемые судом присяжных);

к) документы, составляемые по УД в кассационной и надзорной инстанциях (кассационный протест, опре­деление кассационной инстанции, надзорный протест, постановление надзорной инстанции по УД);

2. Документы, составляемые прочими участниками

судопроизводства:

а) документы конституционного судопроизводства (запросы, ходатайства, жалобы);

б) исковые заявления. Заявления и жалобы, подаваемые в суд 1-й инстанции (исковое заявление, встречное исковое заявление, заявление об обеспечении граж­данского иска, заявление об отказе от иска, заявле­ние о признании иска, заявление о мировом соглаше­нии, жалобы на действия и решения должностных лиц, нарушающих права и свободы граждан, заявле­ния по делам особого производства);

в) документы кассационного и надзорного производства по гражданским делам (кассационная жалоба, част­ная жалоба);

г) документы арбитражного процесса (исковое заявление, отзыв на исковое заявление, встречное исковое заявле­ние, апелляционная жалоба, кассационная жалоба);

д) документы, составляемые при окончании предвари­тельного расследования УД (ходатайства);

е) документы, составляемые по УД в кассационной и надзорной инстанциях (кассационная жалоба).