Організація роботи державних нотаріальних контор та державних нотаріальних архівів

Відповідно до ч. 2 ст. 1 Закону України «Про нотаріат» вчинення нотаріальних дій в Україні покладається на нотаріусів, які працюють у державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах (державні нотаріуси) або займаються приватною нотаріальною діяльністю (приватні нотаріуси).

Відповідно до ст. 17 Закону України «Про нотаріат» державні нотаріальні контори створюються і ліквідуються Міністерством юстиції України. Штати державних нотаріальних контор затверджуються Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі в межах встановленої для державних нотаріальних контор штатної чисельності і фонду заробітної плати.

Державна нотаріальна контора є юридичною особою, яка створюється та реєструється у встановленому законом порядку.

Очолює державну нотаріальну контору завідувач, який призначається із числа осіб, котрі мають свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю.

Призначення на посаду державного нотаріуса і завідувача державною нотаріальною конторою та звільнення з посади провадиться Головним територіальним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними територіальними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

Як завідувач, так і державний нотаріус призначаються відповідно з вимогами чинного трудового законодавства з числа осіб, що мають свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю.

Керівництво державними нотаріальними конторами здійснює Міністерство юстиції України через Головне територіальне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні територіальні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі ( надалі - територіальні управління юстиції).

На практиці функціональні обов’язки нотаріусів, завідувачів державних нотаріальних контор затверджуються начальниками вказаних відповідних управлінь юстиції.

Згідно зі ст. 20 Нотаріального закону державні нотаріальні контори утримуються за рахунок державного бюджету.

Державний нотаріус має печатку із зображенням Державного Герба України, найменуванням державної нотаріальної контори і відповідним номером.

Міністерство юстиції України, Головне територіальне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні територіальні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі проводять перевірку організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів. Порядок проведення затверджується Міністерством юстиції України.

За вчинення нотаріальних дій державні нотаріуси справляють державне мито у розмірах, встановлених чинним законодавством. А за надання державними нотаріусами додаткових послуг правового характеру, які не пов’язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також технічного характеру справляється окрема плата у розмірах, що встановлюються Головним територіальним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними територіальними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі. Кошти, одержані від надання таких додаткових послуг, спрямовуються до Державного бюджету України.

Шкода, заподіяна особі внаслідок незаконних або недбалих дій державного нотаріуса, відшкодовується в порядку, передбаченому законодавством України.

Відповідно до п. 5 Прикінцевих та перехідних положень Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про нотаріат» від 1 жовтня 2010 р. за № 614-17 державні нотаріуси в частині оплати праці та пенсійного забезпечення прирівнюються до державних службовців відповідних категорій. Стаж роботи державних нотаріусів у державних нотаріальних конторах зараховується до стажу державної служби.

Стаття 4 Закону України «Про нотаріат» встановлює права нотаріуса, тобто як державного, так і приватного, однак нічого не сказано про завідувача державної нотаріальної контори. На нашу думку, не лише нотаріус, а й завідувача заступник завідувача державної нотаріальної контори мають право: витребувати від підприємств, установ і організацій відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій; одержувати плату за надання додаткових послуг правового та технічного характеру, які не пов’язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також за вчинення приватними нотаріусами нотаріальних дій; складати проекти угод і заяв, виготовляти копії документів та виписки з них, а також давати роз’яснення з питань вчинення нотаріальних дій і консультації правового характеру.

У ст. 5 Закону України «Про нотаріат» встановлено обов’язки нотаріуса. Вважаємо, що не лише приватний та державний нотаріуси, а й завідувач та заступник завідувача державною нотаріальною конторою зобов’язаний: здійснювати свої професійні обов’язки відповідно до Закону «Про нотаріат» і принесеної присяги, дотримуватися правил професійної етики; сприяти громадянам, підприємствам, установам і організаціям у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, роз’яснювати права і обов’язки, попереджати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду; зберігати в таємниці відомості, одержані ним у зв’язку з вчиненням нотаріальних дій; відмовити у вчиненні нотаріальної дії в разі її невідповідності законодавству України або міжнародним договорам; вести нотаріальне діловодство та архів нотаріуса відповідно до встановлених правил; дбайливо ставитися до документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса, не допускати їх пошкодження чи знищення; надавати документи, інформацію і пояснення на вимогу Міністерства юстиції України, головних управлінь юстиції в областях, місті Києві при здійсненні ними повноважень щодо контролю за організацією діяльності та виконанням нотаріусами правил нотаріального діловодства; постійно підвищувати свій професійний рівень, а у встановлених випадках проходити підвищення кваліфікації; а також виконувати інші обов’язки, передбачені законом.

Варто зауважити, що загальні риси державного нотаріату охарактеризовано М. М. Дякович^[108].

На нашу думку, особливості здійснення нотаріальної діяльності державними нотаріусами полягають у тому, що:

— юридичною особою є державна нотаріальна контора, а не державний нотаріус;

— державний нотаріус, завідувач конторою виступають представниками державної нотаріальної контори;

— державна нотаріальна контора створюється, діє та фінансується за рахунок держави, а завідувач конторою та нотаріус є її штатними одиницями;

— завідувач конторою, державний нотаріус перебувають у трудових правовідносинах з державним органом, а в частині оплати праці та пенсійного забезпечення прирівнюються до державних службовців;

— нотаріус підконтрольний управлінню юстиції (державному органу) і не несе самостійної відповідальності за результати здійснюваної ним нотаріальної діяльності;

— Міністерство юстиції України, головні територіальні управління юстиції в областях, місті Києві проводять перевірку організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів згідно зі ст. 18 Закону України «Про нотаріат»;

— нотаріус, завідувач нотаріальною конторою вчиняють нотаріальні дії як нотаріус державної нотаріальної контори, використовуючи при цьому печатку нотаріальної контори із зображенням Державного Герба України, найменуванням державної нотаріальної контори і відповідним номером.

Поділ нотаріусів на державних та приватних обумовлений лише особливостями внутрішньої організації та фінансового забезпечення нотаріальної діяльності.

Вчинення нотаріальних дій державними та приватними нотаріусами здійснюється на тих самих правових засадах, а оформлені ними документи мають однакову юридичну силу. Державні нотаріуси вчиняють всі види нотаріальних дій, які визначені в ст. 34 Закону України «Про нотаріат», як і приватні нотаріуси.

Відповідно до ст. 23 Закону України «Про нотаріат» в обласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі засновуються державні нотаріальні архіви, які є складовою частиною Національного архівного фонду і здійснюють тимчасове (до 75 років) зберігання нотаріальних документів.

Державні нотаріальні архіви засновуються для тривалого централізованого зберігання та використання відомостей, що містяться в них, передачі документів до відповідного державного архіву, надання методичної та практичної допомоги державним нотаріальним конторам, приватним нотаріусам, органам місцевого самоврядування, посадові особи яких вчиняють нотаріальні дії та дії, прирівнювані до нотаріально посвідчених, з питань організації роботи з документами.

Архів у своїй діяльності керується Конституцією, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України та Державного комітету архівів України, а також Положенням про державний нотаріальний архів.

Питання організації діяльності та компетенція державного нотаріального архіву визначаються положенням про нього, що затверджується Міністерством юстиції України. Архів створюється і ліквідується Міністерством юстиції України. Штат архіву затверджується Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі в межах встановленої для архіву штатної чисельності і фонду заробітної плати.

Питання організації діяльності та компетенція державного нотаріального архіву визначено Положенням про державний нотаріальний архів, що затверджене наказом Міністерства юстиції України від 18 травня 2009 р.

Державний нотаріальний архів є юридичною особою і має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.

Архів може створювати свої філії, які є його відокремленими підрозділами, що розташовані поза місцезнаходженням архіву. Філія здійснює всі або частину функцій архіву.

Основними завданнями архіву є:

— комплектування документами, склад яких передбачено Положенням про архів;

— забезпечення збереження та використання відомостей, що містяться в документах, які знаходяться на зберіганні; створення і вдосконалення довідкового апарату до документів;

— здійснення контролю за зберіганням документів та обліково-довідкового апарату до документів, які зберігаються у -нтів, внесених до Національного архівного фонду на зберігання, до відповідного державного архіву з додержанням вимог, передбачених нормативно-правовими актами Держкомархіву України.

Архів приймає на зберігання реєстри для реєстрації нотаріальних дій та сформовані у справи примірники нотаріальних документів і книги обліку від посадових осіб органів місцевого самоврядування після закінчення 10-річного строку їх зберігання у порядку та з дотриманням вимог, встановлених законодавством.

Архів приймає на зберігання від державних нотаріальних контор документи після закінчення 10-річного строку їх зберігання у державній нотаріальній конторі у порядку та з дотриманням вимог, установлених законодавством.

Архів приймає на зберігання документи від приватних нотаріусів у порядку та з дотриманням вимог, установлених законодавством.

Державний нотаріальний архів очолює завідувач, який призначається на посаду і звільняється з неї Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

На посаду нотаріуса архіву призначається особа, яка відповідає вимогам, встановленим Законом. Нотаріуси, які працюють в архіві, зобов’язані додержуватись нотаріальної таємниці, навіть якщо їх діяльність обмежується наданням правової допомоги чи ознайомленням з документами і нотаріальна дія не вчинялась. Обов’язок дотримання нотаріальної таємниці поширюється на працівників архіву, яким про вчинені нотаріальні дії стало відомо у зв’язку з виконанням ними службових обов’язків чи іншої роботи.

Документи, що передані на зберігання до архіву, не видаються у тимчасове користування нотаріусам, крім випадків, передбачених законодавством.

Згідно зі ст. 19 Закону України «Про нотаріат» за вчинення нотаріальних дій державні нотаріуси справляють державне мито у розмірах, встановлених Декретом Кабінету Міністрів України від 21 січня 1993 р. № 7-93 «Про державне мито», зокрема ст. 4.

За надання державними нотаріусами додаткових послуг правового характеру, які не пов’язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також технічного характеру справляється окрема плата у розмірах, що встановлюються Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

3.