Порядок вчинення нотаріальних дій державними та приватними нотаріусами України

Порядок і умови вчинення нотаріальних дій визначаються Законом України «Про нотаріат» та конкретизуються Порядком вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженим наказом Міністерства юстиції України 22 лютого 2012 року за № 296/5.

А порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування крім, Закону «Про нотаріат», регулюється Порядком вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування, затвердженим наказом Міністерства юстиції України 11 листопада 2011р. № 3306/5.

Порядок вчинення нотаріальних дій консульськими установами регулюється Законом України «Про нотаріат», Консульським статутом України, Положенням про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України, затвердженому наказами Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ від 27 грудня 2004 року за № 142/5/310.

Посвідчення заповітів і довіреностей посадовими особами, визначеними в статті 40 Закону України «Про нотаріат» проводиться з дотриманням вимог вказано Закону та « Порядку посвідчення заповітів і довіреностей, що прирівнюються до нотаріально посвідчених, затверджено Постановою Кабінету Міністрів України від 6 липня 2006 року № 940.

До компетенції нотаріальних органів належать різні за складністю провадження. Іноді навіть здається, що в окремих нотаріальних провадженнях робота нотаріуса складається лише з механічних, а не правових дій. Але це удавана простота, ціну якої буває важко встановити, вона визначається лише згодом, коли постає питання про відповідальність нотаріуса.

Кожне нотаріальне провадження, яке вчиняє нотаріус, проходить у своєму розвитку певні стадії, які визначають динаміку, послідовність вчинення процесуальних дій. Щоб уникнути можливих помилок, необхідно визначити, до яких стадій слід віднести окремі процесуальні дії, які потім складуть нотаріальне провадження або окремий його етап.

Крім наукового значення, визначення стадій нотаріального процесу дає можливість глибше проаналізувати та законодавчо закріпити всі необхідні дії нотаріуса на різних стадіях розвитку нотаріального процесу. Наприклад, це стосується конкретизації заходів щодо охорони спадкового майна (ст. 63 Закону), де передбачається повідомлення спадкоємців про відкриття спадщини, що, безумовно, має значення для отримання спадщини, хоча прямо не належить до заходів з охорони цього майна. При цьому не регламентується питання щодо процесуального порядку встановлення кола осіб, які мають право на отримання спадщини. Так само потребують докладного аналізу й інші нотаріальні провадження: вчинення виконавчих написів, прийняття в депозит грошових сум та цінних паперів тощо.

Крім того, неможливо говорити про єдиний порядок вчинення нотаріальних дій лише за послідовністю їх вчинення, не визначаючи єдиних підстав відмови у вчиненні нотаріальної дії, на якій стадії це можливо, яким чином це має здійснюватися. Це положення можна досить ретельно прослідкувати на такому прикладі. Гр-н К. звернувся до нотаріуса за посвідченням договору купівлі-продажу транспортного засобу, але у нього немає технічного паспорту на нього. Нотаріус відмовляє у вчиненні нотаріальної дії, але на якій стадії? Одразу, чи він має право або зобов'язаний витребувати від підприємств, установ організацій документи, необхідні для вчинення даної нотаріальної дії? (ст. 4 Закону).

Отже, нотаріальний процес у своєму розвитку проходить певні стадії.

Якщо нотаріальне провадження складається з декількох етапів, то на кожному з них мають місце стадії нотаріального провадження.

Загалом нотаріальний процес проходить такі стадії:

1) відкриття нотаріального провадження;

2) підготовка до вчинення нотаріального провадження;

3) безпосереднє вчинення нотаріальної дії, яке закінчується посвідченням нотаріального акту та його видачею.

Нотаріальні дії можуть вчиняться будь-яким державним та приватним нотаріусом України, посадовими особами органів місцевого самоврядування, за виключенням випадків, передбачених чинним законодавством щодо обов’язкової територіальної компетенції. А саме: за винятком випадків, передбачених статтями 9, 55, 60, 65, 66, 70-73, 85, 93 і 103 Закону України «Про нотаріат», та інших випадків, передбачених законодавством України.

Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні державної нотаріальної контори, в державному нотаріальному архіві, приміщенні, яке є робочим місцем приватного нотаріуса, чи приміщенні органів місцевого самовря-дування. В окремих випадках, коли громадянин не може з'явитися в зазначене приміщення, а також коли того вимагають особливості посвідчуваної угоди, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаними приміщеннями.

Якщо нотаріальна дія вчинюється поза приміщенням державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приміщенням, яке є робочим місцем (конторою) приватного нотаріуса, у посвідчувальному написі та в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій зазначається місце вчинення нотаріальної дії (удома, у лікарні, за місцезнаходженням юридичної особи тощо) із зазначенням адреси, а також причин, з яких нотаріальна дія була вчинена поза вказаними приміщеннями.

Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати, а також у передбачених законом випадках після сплати до бюджету податку з доходів фізичних осіб та в день подачі всіх необхідних документів.

Вчинення нотаріальної дії може бути відкладено в разі необхідності витребування додаткових відомостей або документів від фізичних та юридичних осіб або надсилання документів на експертизу, а також якщо відповідно до закону нотаріус повинен впевнитись у відсутності у заінтересованих осіб заперечень проти вчинення цієї дії.

Строк, на який відкладається вчинення нотаріальної дії в цих випадках, не може перевищувати одного місяця.

За обґрунтованою письмовою заявою заінтересованої особи, яка звернулася до суду та на підставі отриманого від суду повідомлення про надходження позовної заяви заінтересованої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом.

Законами України можуть бути встановлені також інші підстави для відкладення або зупинення вчинення нотаріальних дій.

Отже, до загальних правил нотаріального провадження, відносяться

— місце і строки вчинення нотаріальних дій;

— встановлення особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії;

— перевірка дієздатності громадян та правоздатності юридичних осіб, що беруть участь в угодах, а також перевірка повноважень представників;

— підписання нотаріально посвідчуваних документів;

— витребування відомостей і документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій;

— вимоги до документів, що подаються для вчинення нотаріальних дій;

— заходи, що вживаються нотаріусами та іншими посадовими особами, які вчиняють нотаріальні дії при виявленні порушень закону;

— відмова у вчинення нотаріальних дій;

— оскарження нотаріальних дій або відмови у їх вчиненні;

— нотаріальне діловодство;

— оплата нотаріальних дій.

Лише Законом України № 6134- VZ від 1 жовтня 2008 року « Про внесення змін до Закону України «Про нотаріат», останній закон доповнено статтею 13-1 «Нотаріальний округ».

У даній статті законодавцем визначено поняття нотаріального округу як територіальної одиниці в межах якої нотаріус здійснює нотаріальну діяльність і в межах якого знаходиться державна нотаріальна контора, в якій працює державний нотаріус, або робоче місце (контора) приватного нотаріуса.

Нотаріальні округи визначаються відповідно до адміністративно - територіального устрою України. При цьому, у містах з районним поділом округом діяльності нотаріуса є вся територія міста.

Нотаріус не вправі здійснювати нотаріальну діяльність за межами свого нотаріального округу, за винятком заміщення інших нотаріусів у випадках, передбачених Законом України «Про нотаріат».

Встановлення нотаріального округу для обслуговування нотаріуса не можна ототожнювати з неможливістю вчиняти нотаріальні дії для осіб з іншого нотаріального округу та громадян інших держав та осіб без громадянства.

Відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 12.08.1996 № 21/5 «Про внесення доповнень до Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України» з 1 жовтня 1996 року в нотаріальну практику було запроваджено вчинення певних нотаріальних дій на спеціальних бланках нотаріальних документів.

Зокрема, у пункті 2-1 чинної на той час Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України зазначалося, що нотаріальні дії, що вчиняються нотаріусами України, виконуються на спеціальних бланках нотаріальних документів. При цьому зразок бланку, а також порядок обліку, зберігання та витрачення бланків нотаріальних документів встановлювався Міністерством юстиції за погодженням з Українською нотаріальною палатою. Використання інших бланків або стандартних білих аркушів паперу для вчинення нотаріальних дій заборонялося, а документи, виконані не на стандартному бланку, вважалися недійсними.

Питання застосування нотаріусами спеціальних бланках нотаріальних документів, а також їх захищеності перебувала на постійному контролі Міністерства юстиції України. Наприклад, протягом 1997 року цьому питанню приділялися постанови рішення Колегії Мін’юсту від 22 грудня 1997 р., а також відповідні накази міністерства: від 01.07.1997 № 49/5 «Про затвердження Положення про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів», від 09.10.1997 № 69/5 «Про запровадження спеціальних бланків нотаріальних документів».

Наказом Міністерства юстиції України від 22 січня 1998 року за № 6/5 затверджено Положення про постачання, зберігання, облік та звітність, витрачання бланків нотаріальних документів. Також цим актом передбачалося створення як Єдиного державного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, так і відповідної звітності за витрачання бланків.

Замовником бланків виступав Мін’юст. Отримували нотаріальні бланки державні та приватні нотаріуси в обласних управліннях юстиції відповідно до складених актів прийому-передачі.

Згодом на підставі наказу Міністерства юстиції України від 29.06.1999 № 36/5 «Про здійснення заходів щодо захисту нотаріально оформлюваних документів» почав функціонувати спеціальний електронний реєстр — Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів. Тобто витрачання бланків нотаріальних документів відносилося до документів суворої звітності.

З метою захисту прав та законних інтересів фізичних та юридичних осіб при вчиненні нотаріальних дій Кабінетом Міністрів України 05 серпня 2009 року за № 812 було прийнято постанову «Про затвердження Порядку витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання та опису і зразка такого бланка».

Отже, питання регулювання порядку витрачання, зберігання нотаріальних бланків, як і встановлення зразка таких бланків, перейшло від Міністерства юстиції України до Кабінету Міністрів, що свідчить про його значущість.

Використання бланків у нотаріальній діяльності регулюється статтею 34 Закону України «Про нотаріат», а також главою 9 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

Зокрема, відповідно до статті 34 Закону України «Про нотаріат», на спеціальних бланках нотаріальних документів викладаються: тексти договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, перекладів у разі засвідчення нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу, заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису, за винятком тих примірників, що залишаються у справах нотаріуса, а також дублікатів нотаріальних документів.

Слід наголосити на тому, що всі нотаріальні дії реєструються у спеціальних реєстрах для реєстрації вчинюваних нотаріальних дій, які є одних із основних забезпечувальних засобів підтвердження здійснення таких дій.

Лише наявність на зберіганні у державного чи приватного нотаріуса, державному нотаріальному архіві матеріалів укладеного правочину чи спадкової справи є гарантією прави особи чи уповноваженої нею представника (в певних випадках спадкоємця) на отримання дубліката втраченого нотаріального документа.

Нотаріус під час вчинення нотаріальних дій обов’язково використовує відомості єдиних та державних реєстрів шляхом безпосереднього доступу до них. Нотаріус під час вчинення нотаріальних дій обов’язково використовує відомості Єдиного державного демографічного реєстру, а також Державного реєстру актів цивільного стану громадян, Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, інших єдиних та державних реєстрів, що функціонують у системі Міністерства юстиції України.

Нотаріус під час вчинення нотаріальних дій з нерухомим майном, об’єктом незавершеного будівництва обов’язково використовує також відомості Державного реєстру речових прав на нерухоме майно та Державного земельного кадастру.

Інформація з єдиних та державних реєстрів, отримана нотаріусом під час вчинення нотаріальних дій, залишається у відповідній справі державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

Користування єдиними та державними реєстрами здійснюється безпосередньо нотаріусом, який вчиняє відповідну нотаріальну дію.

На сьогоднішній день нотаріуси України практично не можуть здійснювати свою нотаріальну діяльність без внесення та отримання відомостей з різних електронних реєстрів.

6.