11. Організація архіву суду

11.2.

11.3. Організація обліку і зберігання справ та інших матеріалів в архіві регламентується Інструкцією про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державного архіву судових справ та документів діяльності суду затвердженої наказом голови Державної судової адміністрації України №277 від 14.07.2003 р.

12. Порядок видачі судових справ та документів

12.1. Відповідно до ст.255 КПК України та ст.99 ЦПК України суд надає можливість особам, які беруть участь у справі, знайомитися з матеріалами справи.

Судові справи видаються для ознайомлення з ними в приміщенні суду з дозволу голови суду (заступника), а справи, не закінчені провадженням, – з дозволу головуючого чи доповідача.

12.2. Справи видаються:

а) обвинуваченим, їх законним представникам і потерпілим у кримінальних справах; сторонам, їх представникам та іншим особам, які беруть участь у розгляді цивільних справ, – після пред'явлення документа, що посвідчує особу;

б) адвокатам, які беруть участь у розгляді справ, – після пред’явлення ордера юридичної консультації та посвідчення особи;

в) цивільним позивачам та їх представникам, які виступають у

кримінальних справах, – після пред'явлення довіреності на ведення справи і документа, який посвідчує особу;

г) громадським обвинувачам і захисникам - документа, який посвідчує особу і її повноваження;

д) працівникам суду вищої інстанції, прокурорам, працівникам органів державної судової адміністрації за посвідчення особи;

е) працівникам державних податкових адміністрацій - посвідчення особи.

Особа, яка одержує справу для ознайомлення, повинна розписатись в контрольному журналі .

При поверненні справи після ознайомлення завідувач канцелярії чи секретар судового засідання повинен ретельно перевірити наявність всіх матеріалів у справі, зазначити в контрольному журналі про час повернення справи та розписатися про її отримання.

Про видачу справи для ознайомлення і часу, протягом якого відповідна особа знайомилася зі справою, вказується у поданій заяві, що підшивається до справи.

Видача справ для проведення аналізів, узагальнень та для інших цілей, що не пов'язані з розглядом справ, проводиться за усним або письмовим розпорядженням голови суду (заступника) під розписку в контрольному журналі.

12.3. Судові справи, які знаходяться під час судового розгляду у головуючого, для ознайомлення, як правило, не видаються. При необхідності ознайомлення зі справою головуючий або доповідач передає справу секретареві судового засідання, який у встановленому порядку, із заповненням всіх реквізитів контрольного журналу, видає справу та отримує її після ознайомлення.

12.4. Судові справи надсилаються поштою або кур'єром тільки на письмову вимогу суду вищої інстанції і органів, яким законом надано право витребування справ. Справи надсилаються тільки на підставі резолюції голови суду (заступника) на письмовій вимозі. До повернення справи до суду ця письмова вимога, копія вироку, рішення, ухвали, постанови та копія супровідного листа, з яким надіслано справу, знаходяться в наряді N 1.13. Після повернення справи зазначені документи додаються до неї.

Категорично забороняється надсилати іншим органам судові справи, не закінчені провадженням.

В обліково-статистичних картках на справу зазначається, коли, кому та згідно з яким запитом її надіслано і коли повернуто до суду (на вільному місці). Такі картки доцільно виставляти в спеціальну картотеку до повернення справи.

12.5. Окремі документи з судових справ, копії цих документів і письмові довідки по справах видаються секретарями колегій або архіваріусом за письмовою заявою з дозволу голови суду (заступника), головуючого чи доповідача по справі після оплати заявником в належних випадках державного мита .

12.6. Копії вироків, рішень, ухвал, постанов по справах мають бути підписані та скріплені гербовою печаткою. Коли зазначені рішення були змінені, про це слід вказати в копії, що видається.

Особа, яка одержала копію, повинна розписатись в її одержанні. У випадку надіслання копії документа поштою зазначається про це в довідковому листі по справі.