<<
>>

13. Складання і оформлення службових документів

13.1. Для складання службових документів повинен використовуватися папір відповідних форматів (А3 - 297 х 420 мм, А4 - 210 х 297, А5 - 148 х 210). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

13.2.

Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках. Бланки документів повинні мати поля: ліве - 20 мм; верхнє - не менше 10 мм; праве і нижнє - не менше 8 мм.

13.3. При складанні і оформленні документів слід дотримуватися таких основних правил: документи повинні бути викладені стисло, ясно, не мати помарок, виправлень, їх зміст повинен бути повним і виключати підстави для повторного листування з цього ж питання.

Кожний вид документів повинен мати строго визначений комплекс реквізитів (складових частин) і стабільний порядок їх розташування.

При зазначенні адресата додержують таких правил: якщо документи адресуються організації, відомству або конкретній службовій особі – вказується найменування організації, відомства в називному відмінку, а посада і прізвище адресата – в давальному відмінку; поштова адреса вказується послідовно - країна, республіка, поштовий індекс, місто, вулиця, номер будинку, квартири. При адресуванні документа приватній особі зазначається поштова адреса, прізвище та ініціали одержувача.

У відповідях на запити на початку тексту вказується номер і дата документа, на який дається відповідь.

13.4. До тексту документа повинен бути заголовок - короткий виклад змісту документа. Заголовок повинен відповідати на питання "про що?".

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок повинен бути узагальнений.

Заголовки до текстів не складаються на судові рішення, вироки, постанови, ухвали, на телефонограми, телеграми, телефаксограми та повідомлення.

13.5. Документи можуть бути виготовлені друкованим, рукописним або змішаним текстом.

13.6.

Дати підписання, затвердження документа, а також дати в тексті повинні оформлятися цифровим способом, трьома парами цифр (13.12.95 або 03.12.95).

Дата підписання документа проставляється на спеціально відведеному для цього місці бланку, не на бланку дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

Внизу на звороті останнього аркуша вказується прізвище, ініціали та телефон виконавця.

13.7. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та скріплення печаткою.

До складу підпису входить: найменування посади особи, яка підписує документ, її особистий підпис, ініціали і прізвище.

Печатка проставляється таким чином, щоб її відтиск захоплював частину підпису на документі.

13.8. Копія з документа відтворюється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії.

У верхній частині лицьового боку першого аркуша документа справа проставляється відмітка "копія".

Засвідчувальний напис складається за такою формою: слово "згідно", найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення проставляються нижче реквізиту "підпис".

Наприклад:

Голова суду підпис С.Г. Штогун

Згідно

архіваріус підпис З.П.Бойко

17.05.04

Якщо надсилається документ кільком адресатам, підписуються всі примірники, що надсилаються.

13.9. Супровідний лист до справ та документів, що надсилаються, повинен бути належно оформлений.

У супровідному листі після слова "додаток" повинно бути зазначено найменування справи (документа), її номер, кількість томів або аркушів.

Назва додатка у супровідному листі повинна відповідати назві справи (документа). За наявності великої кількості додатків на них складається опис. Слово "Додаток" друкується нижче тексту супровідного листа через три інтервали.

Посада службової особи, яка підписує супровідний лист, її прізвище та ініціали друкуються без скорочень, розбірливо.

13.10.

При оформленні документів на кількох сторінках друга та інші сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами, без розділових знаків.

13.11. Документи, створені засобами обчислювальної техніки, відправляються за наявності супровідного листа в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної та іншої інформації. Копія супровідного листа підшивається у справу чи наряд на загальних умовах.

13.12. Телеграфне листування допускається тільки в термінових випадках.

Складання телеграм проводиться з додержанням таких правил: текст повинен бути коротким, без сполучників, прийменників і розділових знаків, якщо при цьому не перекручується зміст. Не допускаються переноси слів, виправлення; телеграма друкується в трьох примірниках; під текстом телеграми вказується скорочено посада особи, від якої вона надсилається, а під рискою – прізвище і посада особи, яка безпосередньо її відправляє, адреса суду пишеться без скорочень. Телеграма завіряється гербовою печаткою.

13.13. Усі підписані документи відправляються тільки через канцелярію суду. Працівник канцелярії до передачі для відправки документа перевіряє правильність написання адреси, наявність зазначених у документі додатків і підписів. На листах з кількома адресатами підкреслює адресу того кореспондента, якому надсилається даний примірник листа.

13.14. Відповідальність за виконання документа несуть особи, визначені як виконавці. У тих випадках, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним за виконання (складання) є виконавець, який у резолюції зазначений першим. Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для виготовлених у суді документів та від дати надходження для вхідних документів.

13.15. Документи формуються в наряди згідно з номенклатурою.

Номенклатура являє собою систематичний перелік найменування справ, створюваних у діловодстві суду, з зазначенням строків їх зберігання, оформлений у відповідному порядку.

13.16. В кінці року номенклатура справ обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість документів. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство із зазначеного питання.

13.17. Комп’ютеризація, механізація і автоматизація процесів діловодства є обов’язковою умовою раціональної постановки діловодства в суді, засобом підвищення продуктивності праці.

<< | >>
Источник: Попелюшко Василь Олександрович. Правові проблеми організації і функціонування місцевих загальних судів в Україні / Дисертація на здобуття наукового ступеня кандидата юридичних наук. 2004

Еще по теме 13. Складання і оформлення службових документів:

  1. 2.1. Поняття та сутність організації роботи місцевих загальних судів
  2. 2.4. Проблеми реалізації міжнародно-правових стандартів в діяльності місцевих загальних судів України
  3. 13. Складання і оформлення службових документів
  4. § 4. Розгляд справи судом апеляційної інстанції
  5. § 1. Поняття нотаріального процесу
  6. Поняття і зміст нотаріального процесу
  7. § 3. Кримінальна та адміністративна відповідальність за порушення земельного законодавства
  8. МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ НАКАЗ 02.04.2012№ 512/5
  9. МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ НАКАЗ від 25 грудня 2008 року № 2274/5 Про затвердження Порядку роботи з документами в органах державної виконавчої служби
  10. Інформаційні системи підрозділів Департаменту інформаційно-аналітичного забезпечення МВС України
  11. 3.1. Процесуальний статус і значення в кримінальному провадженні інформації, отриманої з інформаційних систем
  12. Правові засади створення і функціонування криміналістичних та інших інформаційних систем
- Авторское право - Аграрное право - Адвокатура - Административное право - Административный процесс - Арбитражный процесс - Банковское право - Вещное право - Государство и право - Гражданский процесс - Гражданское право - Дипломатическое право - Договорное право - Жилищное право - Зарубежное право - Земельное право - Избирательное право - Инвестиционное право - Информационное право - Исполнительное производство - История - Конкурсное право - Конституционное право - Корпоративное право - Криминалистика - Криминология - Медицинское право - Международное право. Европейское право - Морское право - Муниципальное право - Налоговое право - Наследственное право - Нотариат - Обязательственное право - Оперативно-розыскная деятельность - Политология - Права человека - Право зарубежных стран - Право собственности - Право социального обеспечения - Правоведение - Правоохранительная деятельность - Предотвращение COVID-19 - Семейное право - Судебная психиатрия - Судопроизводство - Таможенное право - Теория и история права и государства - Трудовое право - Уголовно-исполнительное право - Уголовное право - Уголовный процесс - Философия - Финансовое право - Хозяйственное право - Хозяйственный процесс - Экологическое право - Ювенальное право - Юридическая техника - Юридические лица -