Засвідчення вірності копій документів і виписок з них, справжності підписів і вірності перекладу

Засвідчення вірності копій документів і виписок з них є одним із найпоширеніших видів нотаріальних дій, що вчиняють українсьі нотаріуси.

Згідно зі статтею 75 Закону України «Про нотаріат», державні та приватні нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, засвідчують вірність копій документів, виданих підприємствами, установами і організаціями за умови, що ці документи не суперечать законові, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.

До вказаного переліку нотаріальних органів необхідно додати службових осіб консульських установ України, які згідно з пунктом 5 частини першої статті 38 Закону України «Про нотаріат» також мають право засвідчувати вірність копій документів і виписок з них.

Перед засвідченням вірності копій (фотокопій) нотаріус ознайомлюється з оригіналом документу та надає йому правову оцінку.

Засвідчуючи вірність копій документів, що видані юридичними особами, нотаріуси перевіряють дотримання таких умов: відповідність таких документів закону; документи мають юридичне значення; засвідчення вірності копій таких документів не заборонено законом.

Невідповідними закону визнаються документи, що мають протизаконний зміст або порочать честь та гідність громадянина, ділову репутацію юридичної особи. Юридичне значення мають усі документи, що зачіпають права та законні інтереси фізичних або юридичних осіб, незалежно від того, чи свідчать вони про існування тих чи інших правовідносин у минулому або теперішньому, оскільки можуть підтвердити правомірність певних вимог, існування певних фактів 145 тощо.

Вірність копії документа,виданого громадянином (фізичною особою), засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису громадянина на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування або службовоюособоюконсульських установ чи підприємством, установою, організацією за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування громадянина.

Не допускається засвідчення вірності копії (фотокопії) з документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть), а також засвідчення вірності копії (фотокопії) з додатка без пред’явлення основного документа (витяг із залікової відомості, диплому).

Вірність копії з копії документа може бути засвідчена державним та приватним нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування, службовими особами консульських установ України, якщо вірність копії засвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія видана установою, підприємством, організацією, що видала оригінал документа. В останньому випадку копія документа повинна бути викладена на бланку даного

¹⁴⁵ Комаров В.В., Баранкова В. В. Нотаріат в Україні: підручник. Х.: Право, 2011. С. 183.

підприємства, установи, організації з відміткою про те, що оригінал документа знаходиться на даному підприємстві, в установі, організації.

Вірність копії з копії рішення суду (витяг із нього) може бути засвідчена нотаріусом за наявності відмітки про те, що це рішення набрало законної сили і що оригінал рішення знаходиться в суді із зазначенням номера справи.

Засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації оригіналів цих документів або проставляння апостиля.

Вірність виписки може бути засвідчена лише у тому разі, коли її зроблено з документа, в якому містяться рішення кількох не зв'язаних між собою питань. Виписка повинна відтворювати повний текст частини документа з певного питання.

Нотаріус не має права засвідчувати вірність копії з документів, які містять підчистки та дописки, необумовлені виправлення, закреслені слова. Не приймаються для вчинення нотаріальної дії документи, що написані олівцем, містять нечіткий, нерозбірливий текст, стертий або такий, що не читається, відбиток печатки.

Не можна засвідчити вірність копії з документа, який складається з декількох непронумерованих та непрошитих аркушів. Крім того, нотаріус повинен встановити, чи повноважним органом виданий документ, копію якого треба засвідчити, чи є у наявності всі необхідні реквізити документа.

У випадку, якщо документ викликає сумнів у нотаріуса, останній вправі направити документ на експертизу. При цьому він виносить постанову про направлення документа на експертизу з докладним викладенням обставин, які спонукали його до такого рішення, та переліком питань, що потребують висновку експерта.

Якщо копія документа викладена неправильно чи неграмотно, нотаріус пропонує особі, яка звернулася з приводу вчинення нотаріальної дії, виправити її або скласти нову. На прохання заінтересованої особи нотаріус сам може виготовити копію.

Нотаріус зобов’язаний звірити з оригіналом копію чи витяг із документа, вірність яких він засвідчує.

Нотаріально засвідчена копія має містити точний текст оригінального документа, текст посвідчувального напису про засвідчення вірності копії, де зазначаються відсутність або наявність обумовлених виправлень в оригіналі та інших особливостей (підпис особи, що підписала документ, та печатка не відтворюються, а заміняються словами «підпис» та «печатка»), підпис нотаріуса, повне найменування державної нотаріальної контори, печатка нотаріуса або державної нотаріальної контори. У документі, який складається з декількох прошитих аркушів, кількість їх засвідчується підписом нотаріуса і прикладенням печатки.

Державний та приватний нотаріус, службова особа консульських установ, посадова особа органу місцевого самоврядування, начальник установи виконання покарань засвідчують справжність підпису на документах, зміст яких не суперечить законові і які не мають характеру угод та не містять у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини.

Отже, при посвідченні справжності підпису на документах нотаріус встановлює такі обставини:

зміст документа не суперечить закону;

документ не містить відомостей, що порочать честь та гідність людини;

документ не має характеру правочину.

Однак на правочині може бути засвідчена справжність підпису особи, що підписалась за іншу особу, яка не могла це зробити власноручно внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин. У цьому випадку нотаріус установлює особу як того, хто підписався, так і того, за кого ця особа підписалася.

Нотаріус, службова особа консульської установи, посадова особа органу місцевого самоврядування, засвідчуючи справжність підпису, не посвідчують факти, викладені у документі, а лише підтверджують, що підпис зроблено певною особою.

Законодавство передбачає лише один виняток із цього правила: справжність підпису на такому документі може бути засвідчена у випадку, якщо документ призначений для подання до компетентних органів іншої держави.

При засвідченні зразків підписів посадових осіб юридичних осіб на картках, що подаються до Національного банку України, комерційних банків з метою відкриття рахунків, нотаріус перевіряє: обсяг правоздатності юридичної особи; справжність підписів посадових осіб; повноваження посадових осіб на право підпису.

На підтвердження повноважень на право підпису нотаріусу подається наказ про призначення на посаду, протокол про обрання посадової особи, довіреність на ім’я керівника, видана вищим органом управління юридичної особи тощо. За наявності технічних можливостей роботи з електронними документами нотаріус засвідчує справжність електронного цифрового підпису на таких документах та вчиняє посвідчувальний напис.

Нотаріус засвідчує вірність перекладу документа з однієї мови на іншу, якщо він знає відповідні мови. Якщо нотаріус не знає відповідних мов (однієї з них), переклад документа може бути зроблено перекладачем, а нотаріус засвідчує фактично не вірність перекладу, а справжність підпису перекладача.

При вчиненні такої нотаріальної дії нотаріус встановлює особу як заявника, що надав документ для перекладу, так і перекладача. Крім того, обов’язково надається документ, який підтверджує кваліфікацію перекладача.

У тому випадку, якщо документ виданий державними органами інших країн, його переклад та засвідчення вірності перекладу здійснюються тільки за наявності на документі позначки про легалізацію, тобто відмітки консула або консульської установи про те, що даний документ відповідає законодавству країни, де він виданий, і що підписи посадових осіб на документі не викликають сумніву в їх достовірності.

Оформлення перекладу тексту може здійснюватися двома способами. Якщо при здійсненні нотаріальної дії (посвідчення угоди, засвідчення вірності копії та ін.) одночасно вчиняється й переклад на іншу мову, то переклад розміщується поруч з оригіналом угоди, копією тощо на одній сторінці, розділеній вертикальною рискою таким чином, щоб оригінальний текст розташовувався на лівому боці, а переклад — на правому.

Переклад має бути зроблений з усього тексту документа, що перекладається, і закінчуватися підписами. Під перекладом ставиться підпис перекладача. Посвідчувальний напис виконується під текстами документа і перекладу з нього.

Переклад може бути оформлений на окремому від оригіналу або копії аркуші. Тоді переклад прикріплюється до оригіналу, прошнуровується і скріплюється підписом нотаріуса і його печаткою. Під час запису в реєстр зазначаються основні реквізити і короткий зміст перекладеного документа, а також відомості про його легалізацію (у необхідних випадках).

15.