РОЗДІЛ XIV ОЦІНКА ЕФЕКТИВНОСТІ КОМУНІКАЦІЙ

Цілі

Після цього заняття учасники зможуть:

1. Оцінювати ефективність комунікацій суду.

Матеріал

Сторінка

1. Оцінка Вашої ефективности

Оцінка вашої ефективності

Дуже часто ми вимірюємо нашу ефективність, враховуючи тільки кількість продуктів, вироблених за певний час.

Якщо ми не будемо оцінювати ефективність створення та подачі наших комунікаційних продуктів, ми ніколи не зможемо виконати деякі рутинні завдання, які раніше ми виконували. Ми повинні продемонструвати додану вартість вкладення нашої енергії в нові, більш значущі проекти. Як тільки трапляється дефіцит ресурсів, працівники, що відповідають за комунікації, як і будь-хто інший повинні довести свою корисність.

Тут представлені деякі ідеї, які ви можете використати, щоб оцінити ефективність своєї роботи:

• Вважайте, що оцінка ефективності - це ваш обов'язок, так само як ви берете на себе відповідальність за створення продуктів в рамках бюджету та визначених часових рамок.

• Зробіть планування та оцінку невід'ємними складовими ваших проектів. Ефективна комунікація починається з ефективного планування і продовжується протягом усього часу життя проекту. Проводьте періодичні зустрічі з вашими експертами та внутрішніми клієнтами. Таким чином, ви зможете дізнатися про наступні проекти. Дайте їм зрозуміти, що ви хочете допомогти їм у процесі планування, таким чином, ви зможете визначити завдання комунікації та оформити свої зусилля, у тому числі щодо продуктів та оцінки.

• Спершу, оберіть лише кілька проектів для оцінки ефективності. Тоді ваша задача не здаватиметься вам надзвичайно складною. Якщо ви склали успішний план та здійснили ефективне виробництво і зможете довести виконання ваших завдань, процес стане простішим. Врешті-решт, ви захочете оцінити усі свої проекти.

• Визначте ваші комунікаційні завдання. Упевніться, що все, що ви виробляєте, відповідає вашим завданням. Ці кроки такі самі як і розробка програми. Вам потрібно відповісти на наступні запитання:

• Які проблеми я вирішую?

• Якою є моя цільова аудиторія?

• Якими є завдання? Напишіть перелік типів та рівня змін у поведінці або ставленні, яких ви хочете досягти протягом певного періоду часу; ефективність методу подачі або те і інше.

• Які методи ви будете використовувати? Інформаційні листки, телефонні контакти або персональні візити?

• Як ви будете оцінювати вашу ефективність? Ви будете оцінювати зміни у ставленні чи поведінці або вплив на бюджет?

• Попросіть експертів з оцінки, які працюють у вашій організації, допомогти вам розробити перший оціночний процес. Ви не зможете зробити це самотужки.

• Відстежуйте використання ваших продуктів. Це покаже, чи технології подачі/представлення є ефективними, але необов'язково свідчитиме про ефективність ваших комунікацій. Є декілька шляхів, як ви можете відстежувати використання:

• Послуги добірки новин. Однак дослідження показують, що служби добірки новин знаходять лише половину посилань на статті, які вам потрібні.

• Рейтинги Нільсена або інші послуги моніторингу телерадіомовлення. Ці рейтинги покажуть вам, скільки населення вам вдалося охопити вашими програмами або релізами відео-новин, але не обов’язково, скільки людей чують ваші повідомлення або роблять певні дії.

• Визначення кількості. Перерахувати, скільки продуктів ви створили, або краще - скільки віддрукували або відтворили - це може дати вам деяку цінну інформацію. Питання полягає в тому, чи дійсно ваш продукт ефективний, або він лише існує як одиниця.

• Інтернет-моніторинг. Простий але не обов’язково надійний метод визначення ефективності. Просто визначити кількість відвідин вашого веб-сайту. Деякі спеціальні програми краще ніж інші відстежують реальних користувачів. Вони не враховують повторні відвідини однією й тією ж особою, або вашим персоналом.

• Дослідження читацької аудиторії, щоб оцінити реакцію на періодичні видання, які ви видаєте.

• Застосовуйте більш складні шляхи визначення ефективності вашого продукту, такі як, наприклад:

• Дослідження та опитування користувачів. Це може бути ефективним для публікацій, відео-матеріалів, відео-новин, веб-сайту - майже для усього, що ви виробляєте. Упевніться в тому, що вони прості та зручні для заповнення та відправлення вам. Вкладайте підписані конверти з марками для дослідження методом опитування поштою. Для аудиторії, яка має доступ до Інтернету і їй зручно користуватися цими технологіями, використовуйте дослідження/опитування електронною поштою.

• Телефонні дослідження, якщо вони короткі та правильно спроектовані, можуть дати вам більше інформації щодо використання клієнтами ваших продуктів та послуг, а також про їх враження від них.

• Інтерв’ю та дослідження фокус-груп також можуть дати вам персоналізовану інформацію про ваші продукти та послуги.

• Спостереження за користувачами є ефективним інструментом оцінки для таких речей як навігація веб-сайту та освітні Інтернет-модулі.

• Оцінювання учасниками також корисний інструмент для визначення ефективності семінарів та конференцій. Це особливо корисно, коли ви також використовуйте дослідження результатів заходу, щоб оцінити, чи учасники дійсно продемонстрували зміни у знаннях, ставленні або поведінці, на які був націлений захід.

• Картки запиту ділової інформації - гарний інструмент для отримання зворотного зв’язку від матеріалів, що розсилаються поштою. Якщо ви не отримали достатньої відповіді цим шляхом, ви можете зателефонувати.

• Переймання досвіду. Багато організацій мають багатий досвід у оцінюванні ефективності. Дивіться Частину 6 з посиланнями на деякі корисні веб-сайти.

Якщо ви почали роботу над цим, ви побачите, що оцінка ефективності ваших продуктів не вимагає так вже багато часу, як ви думали. Ви побачите винагороду за ваші зусилля, не лише у сенсі визнання та збільшення підтримки вашої організації, а й у сенсі визнання вас особисто як досвідченого експерта в галузі комунікацій.

214