<<
>>

Ведение трудовых книжек 1.4.1. Оформление трудовой книжки. Общие требования

Рассмотрение порядка ведения трудовых книжек представляется целесообразным начать с общих требований к оформлению записей. Эти требования распространяются на:

технику оформления записей;

язык оформления записей;

состав записей;

содержание записей;

оформление отдельных элементов записей.

К основным требованиям по оформлению трудовых книжек относятся: -

технические требования к оформлению записей; -

требования к языку записей; -

требования к составу записей; -

требования к содержанию записей; -

требования к оформлению отдельных элементов.

Технические требования к оформлению записей изложены в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). В соответствии с п. 1.1 Инструкции записи в трудовой книжке должны производиться аккуратно - перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Это требование не является формальным. Выбор технического средства записи, а также способа фиксации информации в составе записи обусловлен необходимостью ее предохранения от порчи - например, вследствие выцветания пасты (чернил), их растекания по поверхности бумаги вследствие избыточного воздействия влаги или (и) температуры.

Трудовая книжка используется не только в период трудовых отношений, но и после их окончания, поскольку содержит в концентрированном виде важнейшие сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000, относит трудовые книжки работников к числу документов по личному составу (кадрам), предельный срок хранения которых согласно Федеральному закону от 22.10.2004

N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" определен в 75 лет.

Инструкция предписывает производить записи в трудовой книжке без каких-либо сокращений. В частности, следует писать полностью слова "приказ" (а не "пр."), "распоряжение" (а не "расп."), "переведен" (а не "пер."), "назначен" (а не "назн.") и т.д.

Наконец, еще одно существенное техническое требование к записям в составе разделов документа зафиксировано в п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Это требование предусматривает наличие у каждой записи своего порядкового номера в пределах соответствующего раздела. То есть каждая запись, вносимая в трудовую книжку, должна иметь очередной порядковый номер.

Требования к языку оформления записей вытекают из соответствующих положений Правил ведения и хранения трудовых книжек. Согласно п. 6 Правил в общем случае трудовые книжки должны вестись на государственном языке Российской Федерации. В том случае, однако, если предприятие осуществляет свою деятельность на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, ведение трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации производиться и на государственном языке этой республики. Таким образом, каждая вносимая в трудовую книжку запись должна воспроизводиться сначала на русском языке, а затем - на государственном языке соответствующей республики.

Требования к составу записей закреплены в положениях Правил ведения и хранения трудовых книжек, которые, в свою очередь, базируются на соответствующих положениях ТК РФ. Правила предусматривают внесение в трудовую книжку следующих видов записей (сведений): записи (сведения)о работнике; записи (сведения) о работе; записи (сведения) о награждении.

Заметим, что это требование нашло свое отражение и в форме бланка трудовой книжки, в которой для внесения перечисленных видов записей предусмотрены соответствующие листы (разделы).

Сведения о работнике включают сведения о фамилии, имени и отчестве работника, а также сведения об образовании, профессии, специальности работника.

Эти сведения фиксируются на титульном листе трудовой книжки. В свою очередь, сведения о работе, которые фиксируются в разделе "Сведения о работе", можно подразделить на:

сведения о выполняемой работником работе (трудовой функции);

сведения о переводе работника на другую постоянную работу (в том числе к другому работодателю);

сведения о прекращении трудового договора с работником (его увольнении); иные сведения о работе, внесение которых в трудовую книжку предусмотрено законодательством, иными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами.

Уточним, что к числу последних в соответствии с Правилами и Инструкцией по заполнению трудовых книжек могут быть отнесены:

сведения о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т.п.); сведения об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;

сведения о работе по совместительству;

сведения о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж работника;

сведения о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа работника;

сведения о времени военной службы либо времени службы работника в органах внутренних дел и таможенных органах;

сведения о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Сведения о награждении подлежат фиксации в разделе "Сведения о награждении" и включают:

сведения о награждении работника государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

сведения о награждении работника почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом предприятием или вышестоящими организациями (органами управления (власти));

сведения о других видах поощрения работника, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине, за исключением премий, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых работнику на регулярной основе.

Требования к содержанию записей также закреплены в соответствующих положениях Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Не вдаваясь сейчас в подробности, обратим внимание уважаемых читателей на три общих требования, предъявляемых к содержанию записей, которые можно сформулировать следующим образом:

полнота содержания записей, предполагающая включение в нее всех необходимых сведений (элементов), таких, в частности, как порядковый номер записи, ее дата, номер, дата и наименование документа, на основании которого та или иная запись вносится в трудовую книжку, и т.д.;

соответствие формулировок записей положениям трудового законодательства и (или) приказа (распоряжения) - например, приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, его переводе на другую постоянную работу, об увольнении работника и т.п.;

соответствие записей фактическому положению дел, в том числе в случаях, когда по тем или иным обстоятельствам в ранее оформленные записи вносятся изменения (исправления).

Подчеркнем, что наличие документального основания для внесения записи соответствующего содержания в трудовую книжку является обязательным. На том, какие именно документы выполняют роль такого основания, мы остановимся чуть позже.

Подытоживая характеристику требований к оформлению записей в трудовой книжке, скажем несколько слов о требованиях, установленных в отношении оформления отдельных элементов соответствующих записей. Поясним, что эти требования регламентируют порядок оформления некоторых сведений в составе записей о работнике, а также дат, заверительных надписей и некоторых иных видов записей (в частности, записей о выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее), вносимых в трудовую книжку.

Так, фамилия, имя и отчество работника вносятся в трудовую книжку в именительном падеже, без сокращений и (или) замены имени (отчества) инициалами. Аналогичные правила распространяются и на порядок внесения в трудовую книжку сведений о дате рождения работника.

Что касается оформления дат, то в соответствии с п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек записи дат во всех разделах документа должны производиться арабскими цифрами. При этом число и месяц обозначаются двумя парами двузначных чисел, а год - четырехзначным числом, отделяемыми друг от друга точками.

Заверительная надпись, вносимая в трудовую книжку на титульном листе при оформлении документа, должна включать только разборчивую личную подпись работника, ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии. Подлинность подписи подлежит удостоверению оттиском печати.

Формулировки записей о выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее должны в точности соответствовать формулировкам, указанным в Правилах ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Уточним, что такие записи могут оформляться от руки либо посредством простановки штампа ("Дубликат", "Взамен выдан дубликат", "Выдан вкладыш" и т.п.) с указанием серии и номера выданного документа на оригинале трудовой книжки.

Титульный лист трудовой книжки (не приводится).

А так выглядит раздел "Сведения о работе" (не приводится).

Общий вид раздела "Сведения о награждении" выглядит так (не приводится).

Вкладыш в трудовую книжку должен выглядеть так (не приводится). 1.4.2.

<< | >>
Источник: Сутягин А.В., Ершов В.А., Толмачев И.А.. Справочник практикующего юриста по трудовому праву М.: ГроссМедиа. - 134 с.. 2008

Еще по теме Ведение трудовых книжек 1.4.1. Оформление трудовой книжки. Общие требования:

  1. 9. Трудовая книжка работника
  2. Статья 66. Трудовая книжка
  3. Статья 841. Общий порядок оформления прекращения трудового договора
  4. § 8. Виды дисциплинарной ответственности по нормам трудового права: общая и специальная. Дисциплинарные взыскания, применяемые работодателем к работникам
  5. Трудовая книжка
  6. Документы, предоставляемые при оформлении трудового договора
  7. 1.1. Трудовой договор. Общая характеристика
  8. Ведение трудовых книжек 1.4.1. Оформление трудовой книжки. Общие требования
  9. 20. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКЛЮЧЕНИЯ СУДЕБНО-ПСИХОЛОГИЧЕСКОЙ ЭКСПЕРТИЗЫ
  10. 15.3. Документы, предъявляемые при приеме на работу. Трудовая книжка.
  11. ЛЕКЦИЯ 18. ОСНОВЫ ТРУДОВОГО ПРАВА РОССИИ.
  12. 3. Заключение трудового договора. Форма, содержание и условия трудового договора. Срок и начало действия трудового договора. Трудовая книжка работника. Недействительность трудового договора.
  13. Трудовой договор. Общие правила приема на работу
  14. 7. Ведение трудовых книжек
  15. 3. Прийом на роботу.
  16. Трудовий договір, трудова книжка, випробування, переведення, переміщення.
  17. § 3. Прекращение трудового договора по требованию третьих лиц и другим обстоятельствам, не зависящим от воли сторон
  18. § 3. Оформление увольнения. Трудовая книжка
  19. Статья 66. Трудовая книжка
- Авторское право - Аграрное право - Адвокатура - Административное право - Административный процесс - Арбитражный процесс - Банковское право - Вещное право - Государство и право - Гражданский процесс - Гражданское право - Дипломатическое право - Договорное право - Жилищное право - Зарубежное право - Земельное право - Избирательное право - Инвестиционное право - Информационное право - Исполнительное производство - История - Конкурсное право - Конституционное право - Корпоративное право - Криминалистика - Криминология - Медицинское право - Международное право. Европейское право - Морское право - Муниципальное право - Налоговое право - Наследственное право - Нотариат - Обязательственное право - Оперативно-розыскная деятельность - Политология - Права человека - Право зарубежных стран - Право собственности - Право социального обеспечения - Правоведение - Правоохранительная деятельность - Предотвращение COVID-19 - Семейное право - Судебная психиатрия - Судопроизводство - Таможенное право - Теория и история права и государства - Трудовое право - Уголовно-исполнительное право - Уголовное право - Уголовный процесс - Философия - Финансовое право - Хозяйственное право - Хозяйственный процесс - Экологическое право - Ювенальное право - Юридическая техника - Юридические лица -