21.1. Общие понятия

Для современного этапа развития общества характерно возрастание роли информационной сферы, которая является совокупностью информации, информационной структуры, субъектов, осуществляющих сбор, формирование, распространение и использование информации, а также системы регулирования возникающих при этом общественных отношений.

Информация — это совокупность сведений о состоянии управляемой системы и внешней среды. Деловая информация о состоянии предпринимательской деятельности и намерениях руководства по ее развитию, не подлежащая огласке, которой на доверительных условиях владеют сотрудники предприятия, называется конфиденциальной.

Разглашение ее может нанести предприятию серьезный материальный ущерб как в текущем периоде, так и в перспективе. Для того чтобы защитить себя от утечки информации, целесообразно разрабатывать специальные положения о составе конфиденциальной информации, степени ответственности и мерах наказания, применяемых к виновным за ее разглашение.

К организации информационного обеспечения предпринимательской деятельности предъявляется ряд требований: 1)

комплексность отражения всех сторон деятельности предприятия — технической, технологической, организационной, экономической и социальной — во взаимосвязи с внешними условиями; 2)

оперативность — быстрота попадания информации к администрации предприятия, предусматривающая получение входной информации одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или с моментом его завершения; повышение оперативности достигается с помощью применения новейших средств связи, обработки ее на ПЭВМ; 3)

систематичность и непрерывность поступления требуемой информации; 4)

достоверность экономической информации об исследуемых явлениях и процессах, что обеспечивается на основе достаточно точных измерений; 5)

аналитичность информации и ее объективность; 6)

соответствие информации потребностям управления независимо от источника ее поступления, т.е.

единство информации, поступающей из разных источников; 8)

сопоставимость информации по предмету и объектам исследования, по периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков; 9)

рациональность системы информации, т.е. потребность минимума затрат на сбор, хранение и использование данных; отсюда вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствования информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

Документ — материальный объект, содержащий в зафиксированном виде по установленным формам и правилам инфор- мацию, необходимую для реализации процесса управления и передачи ее во времени и в пространстве.

Перемещение документов по структурам предприятия с момента их создания или получения до завершения обработки или отправки называется документооборотом. Полный цикл обработки и движения документов осуществляется в процессе делопроизводства.

Его функциями являются: •

своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; •

регистрация, учет и хранение документов; •

печатание, копирование и размножение документов в случае такой необходимости; •

доведение документации до соответствующих работников для исполнения; •

контроль за исполнением документов; •

передача документации по вертикальным и горизонтальным связям; •

формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Различают несколько видов делопроизводства: •

централизованное — осуществление делопроизводства непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате); •

децентрализованное — рассредоточение делопроизводства по различным подразделениям предприятия; •

смешанное — сосредоточение в одном месте делопроизводства наиболее важных, общих для предприятия работ, а во всех подразделениях и службах — остальной части работ.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации.

ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; •

ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; •

ГОСТ 6.10.1-88 «Унифицированные системы документации. Основные положения». •

Постановление Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Документы составляются как в* традиционном исполнении, так и в виде машинно-ориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами вычислительной техники. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

Технология управления предпринимательством регламентируется специальными нормативно-методическими документами: нормами, нормативами, должностными инструкциями, положениями, стандартами предприятия и т.п.

Нормативно-методическая информация — это совокупность документов организационно-регламентирующего, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении управленческих задач и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством предприятия.

Нормативно-методическая информация обеспечивает условия для процесса подготовки, принятия и реализации управленческих решений.

На основе типовых документов все предприятия разрабатывают следующие документы для внутреннего использования. 1.

Организационно-распорядительные: •

устав предприятия; •

правила внутреннего трудового распорядка, в которых содержатся такие основные разделы, как порядок приема и увольнения рабочих и служащих; основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование; поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушения трудовой дисциплины; •

коллективный договор — это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией предприятия по урегулированию их взаимоотношений в процессе хозяйственной деятельности в течение календарного года; правовая основа — Трудовой кодекс РФ от 28 декабря 2001 г.

Организационно-методические и методические: •

учетная политика предприятия; •

положение о качестве выпускаемой продукции; •

положение о нормировании производственных запасов; •

положение по оплате и стимулированию труда; •

инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др. 3.

Организационно-регламентирующие: •

положение об организационной структуре предприятия; •

положение о подразделении — документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения; типовая структура положения включает такие основные разделы, как задачи, оргструктура, функции, права, ответственность подразделения и взаимоотношения его с другими звеньями предприятия; •

должностные инструкции. 4.

Нормативно-справочные: •

операционно-технологическая карта; •

технологическая карта управленческих процедур; •

оперограмма; •

программа выпуска продукции; •

сменно-суточные задания; •

инструкции по исчислению налогов. 5.

Документы технического, технико-экономического и экономического характера: •

временные санитарные нормы и правила для работников; •

планы; •

смета затрат на производство; •

статистическая отчетность; •

система стандартов по технике безопасности; •

типовые нормы времени на разработку конструкторской документации и др.

Правовая информатика — новая комплексная отрасль российского законодательства, представляющая собой совокупность правовых норм, регулирующих общественные отношения, возникающие в информационных процессах и процессах эксплуатации вычислительных машин и систем или их сети.

Правовая информатика объединяет: информационное право, компьютерное право, правовую кибернетику, правовую защиту информации и др. Объективная необходимость формирования данной отрасли законодательства вызвана тем, что в современном урбанизированном обществе, как никогда раньше, возросла роль производства и потребления информации и информационных услуг на основе широкого применения вычислительной техники.

Компьютерная информация стала важным экономическим ресурсом, обеспечивающим научные исследования и предпринимательскую деятельность и оказывающим воздействие на про- цессы управления.