21.3. Информационные технологии для предпринимателя

Деньги сегодня имеют предприниматели, которые так или иначе организовали правовое обеспечение, сбыт и фирменную торговлю. Именно они наиболее активно приобретают новые информационные технологии и лучше других понимают необходимость постоянного развития своего бизнеса.

Сложно создать единую унифицированную структуру, пригодную для любой организации. Более того, трудно найти оптимальный вариант даже для конкретного малого предприятия (во всяком случае на долгосрочную перспективу). Структура управления должна быть гибкой и адаптивной, способной реагировать на изменения внешней ситуации. Тем не менее можно порекомендовать предприятию самостоятельно разработать и использовать типовые мероприятия для упорядочения системы управления и, таким образом, добиться повышения эффективности его работы в целом.

Например, два отдела обладают одинаковыми возможностями, но один дает 17 тыс. руб. прибыли за год, а другой — 100 тыс. руб. Скорее всего, первый отдел можно вообще сократить или продать, передав часть ресурсов второму. Вместе с тем, если первый работает на перспективном направлении, то в скором времени он будет выполнять основной план по прибыли. В подобных случаях требуется компьютерный анализ.

Рассмотрим действие автоматизированной системы управления малого предприятия (далее — АСУ). Развернутая АСУ должна в большей или меньшей степени моделировать деятельность всех служб малого предприятия по подготовке, принятию и выполнению соответствующих решений по схеме «деньги — товар (услуга) — деньги».

учет платежных документов; •

договоры на поставку продукции (услуг) и сбыт; •

нормативная база данных; •

аналитические системы и оперативное планирование производства; •

финансово-бухгалтерский комплекс; •

база данных по кадрам; •

меры по охране и защите производства.

Рассмотрим один из типичных способов создания базового АСУ малого предприятия.

Учет платежных документов — ведутся расходная и приходная части. Их обслуживают блоки обработки выписок банка, проведения взаимозачетов, а итогом можно считать сводку по дебиторской и кредиторской задолженности предприятия, рассчитываемую на текущий момент. Данные передаются в бухгалтерский комплекс, где решаются следующие задачи: основной счет, расчеты с поставщиками, реализация готовой продукции (услуг). Бухгалтеры на «копиях» документов делают соответствующие проводки, при необходимости исправляя ошибки и сообщая о них финансистам. Между этими комплексами целесообразно предусмотреть соответствующую информационную связь.

Договоры на поставку продукции и сбыт — этот раздел предназначен для ведения спецификаций заявок и договоров на поставку продукции (услуг); отслеживания выполнения договоров с выделением продукции (услуг), оплаченной, отгруженной; сданной на склад, но еще не отгруженной; запущенной в производство, но еще не готовой; расчета нормативной потребности в материалах на выполнение договоров или их частей; ведения склада готовой продукции (услуг) с приемкой ее по актам от цехов и отгрузкой с оформлением товарно-транспортных документов. Содержит список интересующих фирм, предприятий, организаций, работа в которых могла бы заинтересовать предпринимателя.

Нормативная база — создается и ведется вся нормативная информация и большинство справочников, используемых в других задачах.

Аналитические системы и оперативное планирование и учет — единицей планирования является «производственный заказ», характеризуемый привязкой к договору, сроком сдачи, перечнем сдаваемой продукции, (услуг). На основании заказов формируются сводные данные: помесячный план сдачи готовой продукции (услуг); детальный план межструктурных переходов на бли- жайшие два месяца с учетом заделов; потребность в материалах на производственную программу (с помесячной разбивкой); трудоемкость производственной программы по структурам и видам работ. Отчетные данные о ходе производства вводятся отделами-сдатчиками, подтверждаются отделами-получателями (или складами) и после этого попадают в сводные отчеты, формируемые по мере надобности. Раздел должен иметь возможность позаказного учета сдачи и отслеживания хода выполнения каждого заказа. Ведутся постоянная компьютерная инвентаризации и регулярный внутрифирменный финансовый учет и контроль с поштучной нумерацией продукции и материальных ценностей.

Финансово-бухгалтерский раздел — этот раздел должен иметь в своем составе «главную бухгалтерию» и большой набор тематических задач. Каждая из них обслуживает отдельный счет или группу связанных счетов, по возможности информационно взаимодействует с задачами других комплексов и «питает» своими проводками «главную бухгалтерию». Недостающие проводки вводятся в «главной» вручную для формирования баланса. Типовой состав тематических задач: основные средства, касса, подотчетные лица, реализация готовой продуюции (услуг), основной счет, расчеты с поставщиками и др. Групповые операции, наличие развитых расчетных бухгалтерских механизмов, включая расчет учетных цен прихода и отпуска, возможность «отката назад» на любую прошлую дату, «прозрачная» логика системы позволят обеспечить контроль за конкретными пользователями.

База данных по кадрам — создается, ведется и хранится в специальных информационно-поисковых базах вся информация на работников, партнеров, клиентов и конкурентов.

Меры по охране и защите производства — ведутся как охранные, так аналитико-защитные блоки. Гибкая технология автоматизированной защиты позволяет объединять в единой системе специализированный программный продукт, компьютерную сеть, кассовые аппараты, устройства считывания штрих-кодов, скрытые видеокамеры и другое оборудование. Комплекс не только обеспечивает общую защиту информационного пространства для всех подразделений, включая бухгалтерию и рабочее место руководителя, но и реализует различные варианты технологии работы предприятия. Эти части обслуживают электронные бло- ки контроля и защиты, проведения защитных мероприятий. Итогом можно считать анализ работы за неделю. Доступ к ведению данных распределяется между специалистом службы охраны и руководителем предприятия.

Все части рассматриваемой системы должны образовывать единый программный комплекс и быть связаны информационно и функционально. Однако в некоторых случаях каждый из них мог бы сохранять автономную работоспособность. При таком построении системы внедрение может происходить в разных последовательности и сочетаниях.

По мере увеличения количества сотрудников, непосредственно занятых работой с системами автоматизации предпринимательства, возникает вопрос о распределении прав доступа к информации. Это позволяет не только закрыть некоторые данные от лишних глаз, но и организовать рабочее место каждого сотрудника в единой информационной среде и оптимизировать его работу. Правильное распределение прав доступа к информации является важной составляющей в комплексе мер по ее защите от несанкционированного вмешательства. Существуют три уровня доступа к информации.

Первый уровень — доступ к отдельным модулям. При этом в один и тот же модуль могут войти несколько пользователей, которые одновременно работают с одними и теми же базами данных.

Второй уровень позволяет разграничить доступ по различным функциям внутри отдельно взятого модуля.

Третий уровень — дополнительные ограничения на выполнение действий: просмотр, редактирование, удаление, добавление записей в базу данных. Например, менеджер по продаже может продавать тодько с одного или группы складов, работать только с одним прайс-листом из нескольких установленных на сегодняшний день, давать скидку не выше определенного процента, видеть только собственные выписанные счета и т.д.

При работе пользователей, имеющих различный уровень доступа, немаловажным является контроль их действий — авторизация. Система может определить пользователя лишь по его паролю. Все операции, производимые пользователями, фиксируются в специальных регистрационных журналах, поэтому нельзя давать одинаковые пароли разным пользователям.

Самостоятельной и весьма интересной проблемой является защита баз данных от непосредственного вмешательства с помощью специального инструментария, не предусмотренного ин- формационной системой. Можно выделить следующие основные направления решения данной проблемы: •

во-первых, программное кодирование информации, находящейся внутри баз данных; подобная защита может привести к существенному снижению быстродействия работы, так как при каждом обращении к базе данных происходят дешифрование данных для представления пользователю и шифрование при записи в базу; •

во-вторых, использование аппаратного кодирования с помощью специальных устройств при работе с секретной информацией.

Серьезная защита данных — дорогостоящая операция, и она необходима скорее всего очень крупным фирмам или банкам. Однако существуют более простые способы защиты информации.

Механический ключ — закрывает переднюю панель процессора дверцей или отключает питание компьютера. Вставляется в замок и обеспечивает функционирование компьютера (при отсутствии ключа компьютер не запускается). При длительной эксплуатации ключ и замок компьютера изнашиваются и выходят из строя.

Электронный ключ — небольшой прибор размером со спичечный коробок.

Счетчик инсталляций — применяется только для программ, поставляемых на дискетах. При каждой установке системы на компьютер программа-установщик изменяет на дискете значение счетчика выполненных установок. Когда число допустимых установок будет исчерпано, система больше не устанавливается.

Недостаток данного механизма защиты — необходимость дополнительного приобретения программы при сбое, а также когда пользователь меняет машину или заменяет жесткий диск.

Ключевая дискета — предшественник «электронного ключа». Эффективно используется в сочетании с другими формами защиты, дает возможность работать с системой только тогда, когда в дисководе находится специальная дискета. Минусом для нее является то, что при длительной эксплуатации дискеты иногда выходят из строя и требуется эталонный дубликат. Кодовое слово — защита типа «свой — чужой». Общий принцип следующий. Пользователь в момент установки обязан связаться с разработчиком или продавцом по телефону, подтвердить свои права на использование системы (назвать номер ли- цензии и т.п.). В ответ ему будет сообщен некий код или пароль, только после введения которого инсталляция будет успешно завершена. При установке системы необходимо иметь под рукой телефон. Даже если он есть, то дозвониться до разработчика бывает трудно, к тому же при междугородном звонке придется оплатить и стоимость переговоров.

Дефектный носитель — технология метки дискеты или лазерного диска при помощи луча лазера, в результате чего они становятся некопируемыми.

Одной из основных задач компьютерного комплекса предпринимателя является обеспечение устойчивой связи в едином экономическом пространстве. Эту задачу обеспечивают различные компьютерные сети, например Интернет (Internet) — глобальная международная сеть, позволяющая обмениваться услугами, информацией, будто они являются частью одной общей вычислительной машины.

Сейчас практически во всех видах предпринимательской деятельности можно извлечь какие-либо выгоды от применения глобальной коммуникационной сети. Число пользователей сети измеряется миллионами, быстро увеличивается количество разнонаправленной информации, которую можно здесь найти, а также возрастает число потенциальных партнеров.

Использование компьютера в предпринимательстве есть применение способностей, которыми обладают почти все, но используют их только единицы. Для предпринимателя становится тормозом стремление все делать самому, никому не перепоручая, привычка надеяться только на себя, что тормозит расширение бизнеса. Такой предприниматель часто подменяет собой руководителей среднего звена, перегружая себя деталями. Это так же неэффективно, как если бы военачальник, добиваясь победы в сражении, сам вместо солдат пытался атаковать противника. Компьютер позволяет владельцу держать под контролем работу предприятия, партнеров и конкурентов.

Ресурсы компьютера и программ не безграничны. Предпринимателям следует помнить, что каждая программа, каждый компьютер имеют срок жизни и должны периодически обновляться. Перейти на новую версию, поставляемую разработчиками, можно только тогда, когда сохранена некоторая база предыдущей программы. В случае полностью открытой и перенастраиваемой системы обновленная программа может просто «не узнать» формат старой, а компьютер — не подлежать усовершенствованию. Кроме того, не стоит забывать и о гарантиях работоспособности системы, которые тем меньше, чем более глубокие изменения в компьютере и программе делает сам пользователь.