ЯЗЫК И СТИЛЬ СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА

Вопросы

І.Особенности официально-делового языкового стиля.

2. Стиль юридической документации. Структура служеб­ного документа.

3. Редактирование и форматирование текста.

Организация работы с документами

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия уп­равленческих решений, существенно влияющей на опе­ративность и качество управления или расследования уголовных дел применительно к процессуальной форме юридических документов.

Процесс принятия управленческого решения состоит из:

■ получения информации;

■ ее переработки;

• анализа, подготовки и принятия решения.

Bce эти этапы самым тесным образом связаны с доку­ментационным обеспечением управления. Если в органи­зации отсутствует четкая организация работы с докумен­тами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки, что приводит к ухуд­шению качества управления и увеличению сроков при­нятия решений и числу неверных решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверно­сти, оперативности приема-передачи информации, пра­вильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Основными задачами документационного обеспечения управления являются:

1) сокращение информационных потоков до оптималь­ного минимума;

2) обеспечение упрощения и удешевление процесса сбо­ра, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Таким образом, для любой организации, учреждения

жизненно важно постоянное совершенствование докумен­тационного обеспечения управленческой деятельности, так как это напрямую влияет на качество принятого ре­шения.

C ростом масштабов организации или предприятия и численности их сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

■ руководство теряет целостную картину происходящего;

■ структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуще­ствлять свою деятельность. Неизбежно падает каче­ство обслуживания клиентов и способность организа­ции поддерживать внешние контакты;

■ это приводит к падению производительности и вызы­вает ощущение недостатка в ресурсах: людских, тех­нических, коммуникационных и т.д.;

■ приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, ком­муникации, обучение новых сотрудников;

■ для производственных предприятий увеличение шта­та может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

■ оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответствен­но возникает потребность в увеличении оборотного ка­питала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

B итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит часто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета.

Осознав важность совершенствования документаци­онного обеспечепия управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать. Та­ковой является проблема выбора методов автоматиза­ции. Наиболее распространенное решение состоит в ав­томатизации отдельных рабочих мест (АРМ), секрета- ря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основным недостатком при таком подходе является от­сутствие функциональной связи автоматизации приклад­ных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур-

Язык и стиль управленческих и юридических документов

Язык н стиль управленческих служебных и, в пер­вую очередь, юридических документов должен быть гра­мотным, деловым, точным, с учетом всех необходимых элементов и реквизитов, о которых мы говорили выше.

Текст организационно-распорядительных документов оформляется в виде анкет, таблиц, связного текста, а так­же в виде соединений этих форм.

При составлении текста в виде анкеты, наименова­ния признаков должны быть выражены именем суще­ствительным в именительном падеже или словосочета­ниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего времени.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, вы­раженные именем существительным в именительном паде­же. Если таблицу печатают более чем па одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следую­щей странице печатают только номера граф. Если сплош­ной текст содержит несколько решений, выводов и т. д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. B распорядитель­ных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, а также документах, адресованных руковод­ству, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа.

B распорядительных документах коллегиальных ор­ганов текст излагается от третьего лица единственного числа. B совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа. B до­кументах, устанавливающих права и обязанности (поло­жение, инструкция), а также содержащие описание или оценку фактов (акт, справка), используется форма изло­жения текста от третьего лица единственного или мно­жественного числа.

B письмах используются следующие формы изложения:

■ от первого лица единственного числа;

■ от первого множественного числа;

■ от третьего лица единственного числа.

Как отмечалось выше, текст документов на бланках формата A4 печатается через полтора межстрочных ин­тервала; на бланках формата A5 — через один межстроч­ный интервал. Реквизиты (кроме текста), состоящие из пескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составныечасти реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о паличии приложе­ния», «Грифсогласования* отделяютсядруготдруга 1,5- 2 межстрочными интервалами. Реквизиты документа от­деляются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Необходимо также учитывать и необходимые прави­ла составления и печати документов, но уже после ре­дактирования документа.

Редактирование и форматирование текста

Из потребностей практики еще на рукописной стадии изготовления какого-либо документа возникла коррек­тура (от лат. correctico — исправление, улучшение, по­правка) — простейшая форма редактирования.

C течением времени сформировалось и само понятие редактирования, которое включает в себя анализ текста, проверку и уточнение представленных в нем сведений, оценку и улучшение стиля изложения.

Сам термин «текст* (от лат. textus) означает связь, буквально — «ткань*. Поэтому, говоря о тексте рукопи­си, мы имеем в виду его «языковую ткань», которую лег­ко повредить неосторожным прикосновением. Чтобы по­нять текст, недостаточно понять значение изолирован­ной фразы: каждая словесная конструкция включает в себя (должна, во всяком случае) значение предыдущей, т. e. главное в смысловом отношении слово предложения, заключающее в себе новое значение о предмете мысли, в следующем предложении повторяется. Таким образом, синтаксическая структура рассуждения отражает движе­ние, развитие, сцепление мыслей.

Типичные ошибки, встречающиеся в текстах научной и юридической литературы

Очень часто перегруженность текста происходит по причине употребления оборотов речи, содержащих одно­значные и потому лишние слова, например: в ноябре месяце, свободная вакансия, непосредственный очеви­дец, специфические особенности или часто употреб­ляемое— «семинарские занятия» ^хотя понятие «се­минар* и означает групповые практические занятия под руководством преподавателя).

Необходимо быть внимательным также и при выборе предлогов.

Например, предлоги «для» и «по* — не синонимич­ны. Предлог «по» не имеет целевого значения и в пред­ложении *что делается для предупреждения преступ­ления» употребление предлога «по» было бы неуместным.

Ho и среди синонимичных предлогов ввиду, в связи, в силу, по причине, из-за, выражающих причинные отно­шения, всегда можно выбрать тот, который в данном слу­чае предпочтительнее, учитывая смысловые оттенки, на­пример лучше сказать «ввиду предстоящей конференции», чем «вследствие» и наоборот, лучше — «вследствие бо­лезни», чем «ввиду».

Заметим, что написание предлога «ввиду» отличается от написания «иметь в виду», а слова «согласно», «воп­реки», «благодаря» требуютдательного, а не родительно­го падежа, поэтому — согласно приказу, ио не приказа.

При выборе предлога в сочетании «в целях — с це­лью» необходимо учитывать, что сочетание «с целью» употребляется только с глаголами (с целью осуще­ствить), а «в целях* — с отглагольным существитель­ным (в целях осуществления). Чтобы избежать повто­рения их в тексте можно использовать предлог «для» (для осуществления...).

Довольно часто неправильно употребляются одноко­ренные слова, близкие по значению, но различные по образованию: с разными приставками, суффиксами и т. д.

Так, глагол «наложить» в значении «подвергнуть чему-нибудь», «обязать*, «назначить, предписать что- нибудь*, употребляются в ограниченном круге устойчи­вых сочетаний, например: «наложить штраф», «нало­жить взыскание». Несовершенный вид этого глагола ♦ налагать*, а не «накладывать». Поэтому неправильным будет выражение «накладывать штраф», вместо «на­лагать штраф (взыскание)».

Необходимо быть внимательным при написании сле­дующих выражений:

Возбудить уголовное дело.

Ho не: Завести уголовное дело.

Отложить разбирательство дела.

Ho не: Отложить дело.

Изменение квалификации преступления.

Ho не: Завышение квалификации преступления.

Усилить или смягчить наказание.

Ho не: Сократить, удлинить наказание.

Записать собственноручно показания.

Ho не: Дать собственноручные показания.

Уголовные дела соединяют и выделяют.

Ho не: Объединяют и разделяют.

Меры наказания: основные и дополнительные (мо­жет быть условное осуждение).

Ho не: Условные и безусловные.

Наказание назначают.

Ho не: Определяют.

Ha имущество налагают арест.

Ho не: Арестовывают.

Приговор остается без изменений.

Ho не: B силе.

Смертная казнь — исключительная мера наказания.

Ho не: Высшая.

Суд рассматривает и исследует доказательства.

Ho не: Изучает.

B суде ходатайства заявляют.

Ho не: Возбуждают.

B кассационной инстанции дают объяснения.

Ho не: Показания.

Иск представляют.

Ho не: Выносят.

Похищают конкретное имущество (хищение направ­лено только против собственности).

Ho не: Собственность.

Осудить на 3 года или приговорить к полутора годам.

Ho не: Дать три года.

Приговорить к лишению свободы.

Ho не: Осудить к лишению свободы.

Ha практике также часто возникают вопросы, свя­занные с нормативным правописанием (орфографией, пунктуацией), например:

1. B каких случаях слово «однако» выделяется за­нятыми?

Если оно является вводным и стоит в середине ИЛИ B конце предложения.

B начале предложения оно имеет значение противи­тельного союза «но», поэтому запятая не ставится.

2. Сложносокращенные слова и аббревиатуры.

1) с прописной буквы пишутся сложносокращенные сло­ва, обозначающие названия учреждений и организаций,

если словосочетание в полном виде пишется с пропис­ной буквы: Госдума, Генштаб, Госсовет, Европарламент; но в словах, образованных из сочетаний частей слова и звуков, все буквы прописные: ГУЛАГ (Главное управ­ление дщерей).

2) аббревиатура, читаемая по названиям букв пишется всегда прописными буквами: ФТС, ГТРК, СНГ.

3) аббревиатура, читаемая по звукам, пишется:

а) прописными буквами, если образована от собствен­ного имени, например: OOH (Организация Объе­диненных Наций), ИТАР-ТАСС (Информационное телеграфное агентство России Телеграфное агент­ство суверенных стран);

б) одними строчными буквами, если образована от нарицательного наименования, например: вуз, дот, нэп, загс.

3. Будет ли считаться правильным написание «слу­шатель Иванова»?

Сразу однозначно на этот вопрос и не ответишь. B учеб­нике русского языка Д.Э. Розенталя читаем:

1) многие имена существительные муж. рода, обознача­ющие лицо по профессии, должности, занятию, уче­ному или почетному званию и т. д., сохраняют свою форму и в тех случаях, когда относятся к лицам женского пола, например: педагог, техник, судья, ад­вокат, доцент, лейтенант и т. д.

2) наряду с ними существуют парные образования (сту­дент-студентка, лаборант-лаборантка, преподаватель- преподавательница и т. д.).

Слово «слушатель* относится к парному образова­нию, в чем легко можно убедиться, обнаружив в сло­варе слово «слушательница*.

3) Однако в официально-деловом стиле предпочтитель­нее сохранять форму мужского рода.

Казалось бы, ответ найден. Ho здесь надо учитывать, еще один нюанс. B отношепии «Ивановой» — все ясно. Аесли фамилия оканчивается на «о*, «а*, «ых* и т.д., например, Сущенко, Олещенко, Кузьминых? B таком ва­рианте использование парного образования женского рода позволит нам устранить неясность и установить, идет ли речь о мужчине или о женщине.

Bce приведенные выше конкретные примеры из прак­тики (типичные ошибки и примеры) свидетельствуют 0 том, что требование точности и ясности изложения, предъявляемое к тексту любого стиля речи, может быть выполнено только при соблюдении определенных норм словообразования и правил грамматики. Это обстоятель­ство обязывает нас, в свою очередь, в затруднительных случаях обращаться к словарям, справочной литературе, а также к новейшим разработкам современных компью­терных технологий.

Исходя из вышеизложенного еще раз рассмотрим, что из себя представляет язык и стиль документа (напри­мер, его рукописного варианта).

1. Благодаря использованию специальных терминов достигается возможность в краткой и экономной форме давать развернутые определения и характеристики науч­ных фактов, понятий, процессов, явлений.

Научный термин — не просто слово, а выражение сущности данного явления. Следовательно, нужно с боль­шим вниманием выбирать научные термины и определе­ния. Нельзя произвольно смешивать в одном тексте раз­личную терминологию, помня, что каждая наука имеет свою, присущую только ей, терминологическую систему.

Нельзя также употреблять вместо принятых в данной науке (например, уголовном или граждапском процессе, криминалистике) терминов, профессионализмы.

Профессионализмы — это не обозначения научных понятий, а условные, в высшей степени дифференциро­ванные наименования реалий, используемые в среде уз­ких специалистов и понятные только им. Это своего рода их жаргон. B основе такого жаргона лежит бытовое пред­ставление о научном понятии.

2. При изложении научного материала часто возникает необходимость с нужной полнотой сделать разъяснения, привести дополнительные факты, побочные рассуждения, оговорки и уточнения, описать источники и их особеннос­ти. B этих случаях, чтобы не загромождать основной текст подобным материалом, используются примечания, которые или помещают внутри текста в круглых скобках (как ввод­ное предложение), или, если такие примечания содержат довольно значительный по объему материал, выносят в под­строчное примечание (т. e. оформляют как сноску), или располагают в конце глав (разделов, параграфов).

Примечания (сноски) связывают с основным текстом, к которому они относятся, с помощью знаков сноски, арабских цифр — порядковых номеров. Иногда примеча­ния нумеруют звездочками. Нумеруют примечания или постранично, если их мало и они разрознены, или на­сквозь (по всей главе).

Рекомендуемая для самостоятельного изучения литература, публикации и нормативные акты

Сухинина И. Жанр и язык постановлений Конститу­ционного суда РФ// Российская юстиция. 2001. № 10.

С. 26-28.

Чепурнова H. Решения Конституционного суда РФ как образец юридической гармонии // Российская юстиция, 2001. № 10. С. 28-30.

<< | >>
Источник: Рабчук В.Н.. Процессуальная документация : учеб.-метод. по­собие / В. H. Рабчук; под ред. Т. А. Сахневич. — Ростов н/Д,2008. — 379 c.. 2008

Еще по теме ЯЗЫК И СТИЛЬ СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА:

  1. Язык и стиль конституций
  2. § 10. Юридический стиль. Юридический язык
  3. БЛАНКИ И ФОРМУЛЯРЫ ДОКУМЕНТОВ. ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА. СОГЛАСОВАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. ДОКУМЕНТООБОРОТ
  4. Совершенный язык или язык ангелов?
  5. Стиль трудового договора
  6. Статья 357. Похищение, присвоение, вымогательство документов, штампов, печатей, завладение ими путем мошенничества либо злоупотребления служебным положением или их повреждение
  7. Понятие служебной тайны, право обладанияинформацией, относящейся к служебной тайне
  8. Глава 24. ГАРАНТИИ ПРИ НАПРАВЛЕНИИ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ, ДРУГИЕ СЛУЖЕБНЫЕ ПОЕЗДКИ И ПЕРЕЕЗДЕ НА РАБОТУ В ДРУГУЮ МЕСТНОСТЬ
  9. § 18. Язык уголовного судопроизводства
  10. 4. Язык (языки) третейского разбирательства
  11. Язык судопроизводства. Его гарантии.
  12. Язык, выражающий принципы
  13. Язык, выражающий политику
- Авторское право - Аграрное право - Адвокатура - Административное право - Административный процесс - Арбитражный процесс - Государство и право - Гражданский процесс - Гражданское право - Жилищное право - Зарубежное право - Земельное право - Избирательное право - Инвестиционное право - Исполнительное производство - Конституционное право - Корпоративное право - Криминалистика - Криминология - Медицинское право - Международное право. Европейское право - Политология - Право зарубежных стран - Право собственности - Право социального обеспечения - Правоведение - Правоохранительная деятельность - Семейное право - Судебная психиатрия - Судопроизводство - Теория и история права и государства - Трудовое право - Уголовное право - Уголовный процесс - Философия - Финансовое право - Хозяйственное право - Хозяйственный процесс - Экологическое право - Ювенальное право - Юридическая техника -